照片档案管理规范详解.pptVIP

照片档案管理规范 一、照片档案的定义： 照片档案：国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。 二、数码照片和数码照片档案的定义： 数码照片是指通过扫描仪、数码相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。 数码照片档案：指具有参考和利用价值并作为档案保存的数码照片。 三、芯页：用以固定照片、底片,并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。（有照片芯页、和底片芯页） 收集时间 一、对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年。 二、依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交(如重大活动档案)。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。 照片档案的整理 一、整理原则：照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管，有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。 二、保管期限的确定：保管期限按照片、底片的价值划定的存留年限，分永久、长期、短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。（对照片进行鉴定。剔除没有归档价值的或重复的照片，并根据照片内容划分保管期限） 三、照片的整理： （一）照片的分类：应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，可按保管期限—问题—年度进行分类。 （二）照片的编号：照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式： 格式：全宗号—保管期限代码—张号 如：J015—Y—1 如采用数码相机拍摄的照片，顺序号后加“S”。 J015—Y—1S 用格式二进行编号的，底片号和照片号可以采用合一编号法。前提是照片、底片齐全 如果整理的照片里，既有数码纸质照片又有传统照片，照片编号连在一起。底片编号和数码照片分别编号。底片分保管期限跨年度编流水号,电子版的数码照片在存储的时候编号与数码纸质照片的编号一致。数码纸质照片在整理时，顺序号后加“S”。 （三）单张照片说明的填写： 1、说明的格式：说明应采取横写格式，分段书写。其格式如下： 题名： 照片号： 底片号： 参见号： 时间： 摄影者： 文字说明： 购买成品档案册的，格式已固定，只要将内容填写进去即可。 2、说明的内容： 题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。 照片号： 底片号： 参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。如：文书档案J015-2005-Y-20，科技档案J015-K1.1-11 拍摄时间:应用8位阿拉伯数字表示.1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日. 如示拍摄时间为2007年2月25日。 摄影者：一般填写个人，必要时可加单位。 文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未提到的内容作出补充。 其他需要说明的事项亦可在此栏表述如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。 说明的位置：单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。用照片档案册的在照片档案册芯页标注的位置书写。 题名：舟山市著名书法家王亚于2005年在舟山市档案馆向市馆捐赠100多幅其本人作品。 照片号：J015-Y-5S 底片号： 参见号：光盘J015-Y-9 拍摄日期摄影者：朱红英 文字说明：左一为书法家王亚，左二为舟山市档案局副局长郭建明 （四）组合照片说明的填写： 1、一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。 2、组合照片说明应概括揭示该照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项 3、应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。 4、同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号依次采用“①”、“②”、“③”