会议策划和评估详解.ppt

会展实务培训过程 成功的会议管理－从策划到评估 会议管理流程 STEP 1 确定主题 STEP 2 策划和立项 STEP 3 预算和目标 STEP 4 时间进度安排 STEP 5 会议场地预订 STEP 6 会议营销和公共关系 STEP 7 会务操作 STEP 8 现场管理 STEP 9 客户数据整理 STEP10 评估和总结 STEP 1 确定主题 策划的几点要素 － 主办单位、承办单位和协办单位 － 赢利点策划 － 确定与会者 － 确定会议形式 － 确定会议日期和地址 － 营销策略 主办单位、承办单位和协办单位 主办单位 （一般是政府部门或权威机构） 承办单位 （一般是行业协会或会展公司） 协办单位 （一般是媒体或赞助单位） 主办单位、承办单位和协办单位 赢利点策划 确定与会者 贵宾（VIP） 谁来决定哪些人是贵宾 是否应有专人负责联络贵宾 可能需要为单位贵宾采取哪些特殊的保密措施 在会议过程中贵宾是否有可能引荐骚乱或受到恐怖袭击 会场是否有保安人员或安全程序 是否有贵宾需要警卫局的保护 在为贵宾提供安全保护方面是否需要得到一些专家的建议 是否需要对相关的房间进行彻底搜寻 在贵宾会面或使用的房间是否要控制人员进入 演讲者和专业听众 案例分析 APEC MRT会议（赞助商） 中国：世界制造业中心的前景（赞助商） 营销大师中国行（赞助商和专业受众） 世界包装印刷在中国（赞助商和上中下供应链） 中国汽车：新材料的应用和发展（赞助商和上中下供应链） 会议形式 主题报告会 学术研讨 技术交流 现场访谈 会议选址 地点 历史 服务设施 住宿 会议地点的工作人员 公共区域及设施 费用 景点 安全 其他 地点 历史 服务设施 住宿 会议地点的工作人员 公共区域及设施 需要为有行为障碍的与会者考虑的问题 是否至少有一处入口是坡道或没有台阶的平地 所有的门是否至少有32英寸宽 所有的门是否能方便地打开 建筑和房间的门槛是否都低于半英寸 是否有楼梯的地方都设置了坡道 坡道是否都符合每12英寸长度升高距离小于1英寸的陡峭程度 是否有水平或者接近水平的道路通向各个建筑物 会场附近的人行道是否设有转弯坡道 每层建筑之间是否都有电梯相连 电梯中是否有操作员，所有的电梯按钮是否都可以被乘轮椅者轻易触及 是否所有电梯按钮上都有盲文或突起标志 公共厕所的门是否都至少有32英寸宽 公共厕所力的过道是否都至少有32英寸宽，并设置有扶杆 会场是否设置了可供乘轮椅者使用的较低的手动饮水机 是否每层都有乘轮椅者可以使用的公共厕所 会场是否为乘轮椅者可以使用的公共厕所 是否设置了带有扩音器的公用电话，以方便听障者使用 是否为听障者设置了TTY（一种特殊的电话接线） 会议和其他功能性场所是否适合乘轮椅者使用 行为障碍者是否能够方便地停车 公共交通设施是否为行为障碍者提供了特殊的方便 会议及相关场所是否允许导盲犬出入 是否需要对发言者进行一定的指导，以便顾及有行为障碍的与会者的需要 登记注册环节是否要为有行为障碍的与会者做一些相应的调整 费用 景点 安全 其他 会议营销 “换位思维”： 源自“禅学”：你即是我，我即是你 说服别人，首先要说服自己 有效营销的途径 受众 宣传材料 邮寄 邮寄名单 广告 其他 受 众 是否对主体受众有明确定义 希望从受众那里得到什么 目标受众的预期是怎样的 宣传材料 宣传材料应采用什么风格 宣传材料是应该整齐划一，还是应量身制作 宣传材料是否要现实会议的主题和标志 宣传材料是否明确地指出了会议的题目 宣传材料中应强调会议的哪些好处 宣传材料中应包括多少有关会议策划的信息 宣传材料是否要包括一个注册表格 宣传材料是否要包括旅行和到达会议城市后的相关信息 宣传材料应针对费用问题提供什么信息 宣传材料 是否可以用来预订酒店客房 制作宣传材料的过程是否要有专业人士参与 宣传材料中是否要包括照片 关于发言人的信息是否能激起人们的兴趣 得到宣传材料的人是否能够吸引人们作出反馈 宣传材料是否能够吸引人们作出反馈 得到宣传材料的人是否能从联系人那里得到更多信息 宣传材料中是否能包括一些推荐信息的 宣传材料－风格 长度 简洁 习语 语法 气氛 次序 邮寄 计划邮寄多少材料 什么时候进行邮寄 当前的邮局规定是什么 信封上加盖邮资印章和打印邮资已付是否会带来不同的影响 参展商需要邮寄哪些材料 你是否考虑了邮寄成本和反馈率 应该单独邮寄每一份材料，还是将几份材料一起打包邮寄 邮寄名单 主办者是否有与会者名单和