办公辅助工具解析.pptVIP

第11课 办公辅助工具 本章要点 具体要求 本章导读 上机练习 本章要点 打印机的使用 传真机的使用 辅助软件的使用 具体要求 掌握打印机的安装与设置方法 掌握传真机的操作方法 熟悉几种办公辅助软件的使用方法 本章导读 各种办公辅助工具已成为现代化办公领域中不可或缺的重要部分，灵活地使用它们可以大幅度地提高工作效率，减轻办公人员的工作量，并能够更准确地完成各项具体的工作。 ? 打印机：打印各种办公文档、数据资料以及图片。 ? 传真机：实现公司之间、个人之间文字资料的快速传递。 ? 压缩软件WinRAR：对资料进行压缩保存或传递，解压缩网络下载的文件。 ? 看图软件ACDSee：以多种方式浏览图片，并能轻松对图片进行管理或属性修改。 ? 金山词霸：查询英文资料中不懂的单词，将中文字词翻译成英文单词。 11.1 打 印 机 打印机是计算机的重要外设之一，在计算机中制作的许多文件都需通过它打印到纸张上。 两款打印机外观 11.1 打 印 机 11.1.1 知识讲解 11.1.2 典型案例——管理打印队列 11.1.1 知识讲解 在办公领域中，打印机是必不可少的辅助工具。在选购打印机时，需要了解打印机的类型，并根据实际需要进行选择。使用打印机之前需要掌握打印机的安装和设置方法。另外，了解打印机的日常维护和维修方法，可帮助用户更好地使用打印机。 11.1.1 知识讲解 1．打印机的类型 2．打印机的安装 3．打印设置 4．打印机的日常维护和维修 1．打印机的类型 打印机的外观形状千差万别，但根据打印机的工作原理，可将打印机分为针式打印机、喷墨打印机、激光打印机与热转换固体彩色打印机4种类型。不同类型的打印机，其原理和打印技术各不相同，物理结构也有很大的区别，所以应用的领域也不相同。 1）针式打印机 针式打印机一般可分为9针和24针。9针打印机打印西文基本可以达到铅字印刷质量，而打印中文则无法达到铅字印刷质量，若打印图形则质量更差。24针打印机所打印的符号、图形、中文均可达到铅字印刷效果，但打印的图像效果较差。 该类打印机的机械结构与电路组织比其他打印设备简单，而且耗材费用低、性价比好、支持多联复写打印、纸张适应面广，但打印速度比较缓慢。 2）喷墨打印机 喷墨打印机可分为普通打印机和宽幅打印机两类，在办公应用中较为普遍。喷墨打印机有较好的打印效果，对打印速度要求不高时可选用。 该类打印机的优点是能打印彩色的图片，并且在色彩、图片细节方面优于其他打印机，可完全达到铅字印刷质量。但缺点是打印速度较慢、墨水较贵且消耗量较大，主要适用于打印量不大、打印速度要求不高的家庭和小型办公室等场合。 3）激光打印机 激光打印机具有很高的稳定性，打印速度快、噪音低、打印质量高，是最理想的办公打印机。它除了可打印普通的文本文件外，还可进行胶片打印、多页打印、邮件合并、手册打印、标签打印、海报打印、图像打印和信封打印等。 4）热转换固体彩色打印机 热转换固体彩色打印机具有特殊的色彩还原性能，可打印出亮丽的真彩“照片”效果，但其价格和耗材费用较高，且打印速度较慢，主要用于对图像质量要求很高的专业彩色输出领域，因而普及率不高。 2．打印机的安装 要使用打印机，首先必须安装打印机。打印机的安装包括硬件的连接及驱动程序的安装，只有正确连接硬件并安装了相应的打印机驱动程序之后，打印机才能正常工作。 1）打印机的硬件连接 实现打印机硬件连接的方法是：首先连接打印机的数据线到计算机，即将打印机常见的USB，LPT或COM端口插入到计算机机箱后面相应的插口中。然后连接电源线，将电源线的“D”型头插入打印机的电源插口中，另一端插入电源插座插口。 2）安装打印机驱动程序 通常情况下，连接好打印机后，打开打印机电源开关并启动计算机，操作系统会自动检测到新硬件，然后打开一个安装向导对话框，用户根据其中的提示便可进行驱动程序的安装。如果此时没有安装驱动程序，以后也可手动启动该向导，其具体操作如下： 1）选择【开始】→【打印机和传真】命令，打开【打印机和传真】窗口，单击窗口左侧任务窗格中 的 链接，打开【添加打印机向导】对话框。 【打印机和传真】窗口和【添加打印机向导】对话框 2）安装打印机驱动程序 2）单击 按钮，在打开的对话框 中 选择打印机的连接方式。默认为选中 单选按钮，若安装的是网络打印机，则可选中 单选按钮，这里保持默认设置不变。 3）单击 按钮打开【选择打印机的端口类型】对话框，在其中选择打印机的端口类型。 2）安装打印机驱