安全消防文档管理重点.pptVIP

物业安全消防文档管理 社区环境管理部 一、文档管理的目的及意义 目的： 1、规范和加强文档的建设与管理工作 2、便于文档的存放、查找，检查、修订 意义： (1) 处理业务的参考 (2) 执行业务的依据 (3) 工作绩效之认定 (4) 了解公司历史的参考 二、文档管理的特性 规范性 一致性 完备性 及时性 保密性 三、文档的分类 掌握文档的分类标准，制定规范文档的分类路径，并定期维护； 及时、正确地按照分类路径存储文档，并保证文档的安全、完整、有效； 按要求定期对文档进行归档，并做好记录； 常用的分类方法 按文档的载体分为：电子文档和纸面文档； 按文档所对应的工作性质分为：技术文档、业务文档和行政文档； 按事件发展分类； 按文档的功能分类。 四、文档管理的相关流程 （一）建档 1、安全类文档的建档 （1）表格类文档的建档：针对日常使用表格，人员在填写时一定要规范、清楚、完整，同时建档时还需按时间的先后顺序，依序排列整齐； （2）非表格类文档的建档：该类文档基本要包括以下内容：各岗位职责、作业指导书、各管理制度、操作指导及流程、各类应急事件的处理程序、案件调查报告等，该类文档要求规格较高，必须认真地、系统地、完整地建立； 2、消防类文档的建档：消防文档包括的内容较多，按照广东省消防管理要求华为基地每个中心都是消防重点部位．必须按照要求建立《广东省消防安全重点单位文档》其消防档案内容包括以下内容： 第一卷：消防安全基本情况卷 (1）单位基本概况(附总平面图)：消防安全重点部位情况； (2）建筑物或者场所施工：使用或着开业前的消防设计审核、消防验收以及消防安全检查的文件资料； (3）消防管理组织机构：各级消防安全责任人； (4）消防安全制度 (5）消防设施情况：灭火器材的维护保养、维修检查情况记录 ； (6）专职消防队：义务消防队人员、消防装备配备情况； (7）消防安全重点工种人员情况 (8）新增消防产品；防火材料的合格证明材料 (9）灭火预案：应急疏散预案（消防疏散示意图） 消防文档 第二卷：消防安全管理卷 (1）公安消防机构填发的各种法律文件 (2）消防设施定期检查记录：自动消防设施全面测试的报告、实施维修保养的记录； (3）火灾隐患情况记录：火灾整改情况记录 (4）防火检查记录：防火巡查记录 (5）燃气设备检测记录资料 （二）存档 1、安全类文档的存档 (1）表格类文档的存档：不同的表格内容，须使用不同的夹子，并在夹子注明标签，方便查找，避免一个夹子存放多种表格； (2）非表格类文档的存档：对非表格类文档存档时最好是保留电子版和纸件，并且将岗位职责、管理制度等用文档目录加以区分，要确保文档的完整性； 消防文档 2、消防类文档的存档：该类文档严格按《广东省消防安全重点单位文档》中消防档案内容并结合ISO9000质量文件体系要求，进行建档，消防类文档还要根据日常工作的检查、记录，不断对文档加以充实； （三）文档管理 为了便于区分、管理，目前初步将文档按类别进行分类管理，将文档划分为安全类文档和消防类： 1、安全类文档的存档：安全类文档主要用于内部存放，将该类文档作为日常工作检查的依据，由部门内勤负责人监管； 2、消防类文档的存档：消防类文档在存档方面要求较高，不仅要用于内部管理，更要接受政府消防局检查，因此该类文档由部门消防负责人自己或指派专门人员负责管理； 五、文档管理责任 （一）文档的保存 1、所建文档必须分类存放在干燥通风，安全的地方； 2、安全类文档由部门专人管理，消防类文档由部门消防负责人自己或指派专门人员负责管理，片区监管及消防安全管理人员对所存文档的保管情况进行检查； 3、日常对所存文档进行上锁，钥匙由文档管理人员保管； （二）文档的作废 1、根据需要对所作废加盖＂作废＂印章，调开管理，在保存时效结束后定时定点统一销毁； 2、为某种原因需保留的任何已作废的文档，都应进行适当的标识。 （三）保存时效 对普通安全类文档保存时效一般为半年，对案件调查报告保存时效一般为两年，对于案件较为复杂的保存时效还可适当延长；对于消防类文档，目前尚无明显的保存时效要求，因此将消防文档一直保存。 （四）文档管理责任 对文档管理中因保管不