房产中介门店秘书职责手册.doc

秘书职责手册 目录 一、秘书工作职责 二、秘书工作安排 三、与总部各部门的配合工作 第一章 秘书工作职责 店务秘书为总部统一招聘、统一培训、统一管理的行政类管理人员，隶属于总部运营中心，总部赋予秘书以管理者与执行者并存的职能；既要管理单店行政事务，也要配合及监督、上报单店的业务工作，同时作为单店与总部沟通的桥梁，配合总部各个 部门做好相应工作。 一、电脑管理与使用 1、各网站房源的每天上传、更新；协助经纪人在其个人使用网站上注册账号； 2、电脑基础维护工作； ■ 确保公司电脑正常运行 ■ 监督经纪人使用网络的情况，制止登录不良网站、看小说及在店内打游戏，发现一次对当事人处以每次人民币50元的处罚；对下载游戏软件等不良软件给予删除，并对当事人处以每次人民币50元的处罚； ■ 每台电脑设置屏幕保护程序，但不设置密码，秘书电脑需设置密码； ■ 对店内电脑出现的软件硬件等问题进行修复，如不能修复的，尽快联系网管，确保店内电脑的正常运行； 3、秘书重要工作文档的整理及备份，对涉及需要保密的重要文件设置密码； 4、对于总部传达的文件及通知，及时做好归档、张贴、通知等工作； 5、店内系统管理 ■ 确保单店网络通畅； ■ 查阅公司网站及系统的通知（消息）并下载、传达； 二、房源资料管理 （一）客户资料管理 【总客户登记册】用于登记当天值班接待的上门客人和经纪人当天获取的除上门外的客人，秘书负责提醒督促经纪人将当天收集到的所有客人登记在总客户登记册上。及时更换收藏已登记满的总客户登记册，存档一年后作废销毁。 （二）【原始资料】 (1) 整理检查原始房源，无效房源错误房源及时纠正或删除。 (2) 当天新房源检查录入资料详细准确，当天下午17：00-18：00把检查结果发送给总部，资料不够详细明确的，提醒经纪人落实清楚，第二天发送给总部.，经纪人完不成带看或量化的不允许下班。 (3) 定期整理原始房源资料，提醒经纪人精耕房源。根据经纪人反馈的信息（已售、暂不售、价格异常等）及时更新房源信息，确保房源信准确有效 (4) 已售原始房源资料作好标识存档保管一年后作废销毁。 三、公司文件管理 文件须分门别类管理并及时检查与更新（所有文本需使用公司logo范本）。 第一类：电子档文件：定期做好存档备份工作 第二类：工作中所需各类文件表格（不需要盖公章或者合同章）：制成表格文件手册，做好目录便于经纪人自行取用，每周一检查，对于缺少的表格，及时补全； 第三类：盖章类文件； 1、关于制式文件的领用 ■ 公司的制式文件：出租∕出售委托书、房地产买卖合同居间协议、房地产租赁居间协议、租赁合同、独家委托书、限时独家委托、佣金确认单、看房单等由秘书统一在总部领取并妥善保管。对于以上文件必须严格管理，做好领用登记、回收、统计等工作，总部将每月经行检查各项表单的使用明细表。对于秘书在保管过程中丢失的，由秘书承担相应责任。 ■ 居间协议的领用：每次领用10份∕店。秘书领用新居间协议时需上交上次领用的居间协议，上交需附打印的领用登记单，未上交的居间协议原件，请经理在领用登记单上注明原因并签字，需在一个月内上交原件。另居间协议需三联齐全方换领，如遇不齐全的，需提交情况说明。因客户/业主遗失居住协议的，需提交客户/业主的身份证复印件和有客户/业主及销售经理签字确认的情况说明；因保管不当造成遗失的，同制式文件遗失处理。 ■ 收据的领用：秘书领用新收据本时需上交上次所领用的收据〔领用回收的收据必须是编号连号完整的，如收据开具的是意向金等非我司收益的款项，必须要收齐第三联〕方可再次领用。如收据本有5份以上空白未用的一律不得领用新收据本。 租贷合同的领用：每次领用10套/店。秘书领用新租贷合同时需上交齐上次所领用的租贷合同〔上次的租贷合同如已签约的，则必须带上租贷相关的客户资料及所需的复印件〕方可再次领用。 领换任何制式文件都必须提前一天通知相关人员，方可到总部领换。 2、关于制式文件的管理 ■ 一般委托书、看房单：每个经纪人每次最多领取5份，领用时登记领用编号签字确认，秘书及时回收。 ■ 居间协议、佣金确认书、独家委托书、限时独家委托书：每组经理每次领取2份，领用时登记领用编号签字确认，领用文件，秘书及时回收。签订有效则上交复印件、作废则上交原件； ■ 租赁合同：由秘书统一领取、保管、使用登记造册。领用文件，秘书及时回收，签订有效则上交房东及客户身份证复印件、产证复印件，作废则上交原件。 3、关于制式文件的责罚 如遇制式文件遗失，责任人承担相应责罚。 看房单、出租∕出售委托协议，责任人承担罚款50元∕份； ■ 除看房单、出租∕出售委托协议以外的其他制式文件遗失，责任人承担罚款100元∕份，如遇责任人无法明确，则秘书承担罚款