核算系统异常余额分析与对策.docVIP

核算系统异常余额分析与对策 前言：自从不再负责需求分析以来，已经很久没有编写过类似操作实务方面的推介文章了，回忆起来，也有一年有余了，希望借此机会重出江湖，再震雄风。 要想准确的解释上述问题，我们首先需要对异常余额的实质有个清楚的认识。 K/3存货核算系统提供三种核算方式：总仓核算、分仓核算、分仓库组核算，出库核算异常余额也自然是直接对应到上述三类核算类别上的，下文将直接基于总仓核算方式进行举例及模拟，不再赘述。 出库核算的过程即为出库单价的计算过程，该过程是系统根据物料计价方法进行的自动运算，在一般的情况下本不应该出现任何异常余额的，也就是说只要有出库单，金额余额就有承担的地方，自然也就不会出现期末有金额余额而无数量余额的情形了，那么什么情况才是不一般呢？ 一、期初无结存数量，本期有暂估补差、金额调整单却无出入库单据 企业某个物料本期期初结存的数量为0，以前期间外购“暂估入账”业务发票本期已到，且发票价与暂估价存在差异，同时本期该物料无任何出、入库业务，此时，核算人员操作外购入库核算，系统必然针对暂估与发票的差价自动产生“暂估补差单”，以保证财务与物料的平衡及存货成本的准确性。但是此时，矛盾就产生了，由于本期无任何出入库业务，也就是无任何出入库单据，在出库核算报告上就光秃秃的出现了一笔只有金额没有数量的金额补差单据，该金额由于没有出库单据进行承担，出库核算时只能直接下挂到了期末余额上，于是就产生“出库核算异常余额”了；同样的道理，如果在相同的场景下，客户手工制作了“成本调整单”，出库核算异常余额必然产生。 实例：物料A 时点 数量（PCS） 金额（元） 期初余额 0 0 当前期间入库 0 0 当前期间出库 0 0 当前期间暂估补差 0 100 期末余额 0 100 二、出库单据在核算之前已经生成凭证 根据财务理论及实务要求，凡是已经生成了凭证的单据，系统在核算过程中不得更改原有业务单据的信息，否则会造成“单证不符”，而为了保证客户所有业务的凭证结转准确、科学，一般而言，我们推荐客户在期末进行整体出库核算之后再集中处理业务生成凭证工作，但是由于实际应用中存在着较多用户由于各种原因需要提前或者即时生成凭证，从而就会出现下述实例中的极端情况。 实例：物料B 业务 凭证 数量 金额 期初余额 10 100 当期入库 10 110 当期出库 生成凭证：金额200 20 200（以凭证为准） 期末余额 0 10 通过上例可以清晰的看出，如果按照加权平均法计算规则，当期出库发出金额应当为210，但是由于该业务已经先期生成了凭证，故而系统只能保留出库业务的凭证金额，即为200，从而直接导致期末余额出现了异常。有人会认为这种情形只要生成凭证时的出库单单价准确就可以避免了，其实不然，因为在你生成该凭证之后，企业同样的物料可能会继续发生多次入库业务，自然先期确认的出库单价必然会受到影响，想要提前确定加权平均价谈何容易。 值得注意的是，本种情况下入库单据是否即时记账影响是不大的，因为只要有出库单据可承担差异，入库单据即时记账产生的调整单都会得到分摊，除非出现第一种极端情形。此外，采购入库单据即时生成凭证建议只针对已有发票勾稽的入库单开展，且生成凭证前要进行外购入库核算，从而避免出现由于当期暂估产生过多的暂估补差单，而过多的暂估补差单其实会带来一些其他方面的缺陷，比如在先进先出法下，就可能造成某一笔出库单价异常。 三、完成出库核算之后的人为操作 说出这一点估计很多人不会承认自己干过，但是实际上我们很多用户经常进行此类操作，原因千奇百怪，我们也不能说这种事后操作不合理，毕竟用户这么使用是有他们特定原因的，但是由于出库核算之后，系统已经完成了出库单价的计算并且平衡了出入库金额余额，如果此时操作人员再直接在核算系统中或者通过其他方式修改库存单据的单价信息，必然会造成异常余额产生。 实例：物料C 业务 数量 正常核算后金额 更改单价后金额 期初余额 10 100 100 当期1笔入库 10 110 110 当期1笔出库 20 210 200（单价改为10） 期末余额 0 0 10 通过上例可以看出，不管更改了入库单据还是出库单据，只有更改了单价之后未重新进行出库核算，系统必然会出现最后的异常余额。 四、完成出库核算之后开展遗留入库核算操作 这个也是实际应用中操作人员经常犯的错误，系统开展出库核算的过程就是在已经确定了所有入库业务单价与金额的情况下计算出库单价的过程，也就是说出库核算前，操作员应当已经完成了对应所有入库核算工作。如果用户做完了出库核算，再反过来进行遗漏的入库核算，结果自然与上述第三种情况完全一样，不同之处只是本情况下更改入库单价是由系统完成，而上一种情况是人为更改完成。 实例：物料D 业务