北京西山美庐业主现场收房流程和组织安排终稿教案.docVIP

西山美庐项目入住工作小组例会 关于业主现场收房工作组织方案的讨论 世联地产西山美庐项目组 2004-12-21 西山美庐项目入住工作小组要点回顾： 成立入住工作小组明确职责√ 确定时间节点 √ 开始初验工作 √ 拟定现场收房组织方案 准备现场收房工作需要的文件资料和道具 整理法律文件，核算面积补差、税费 人员培训 进行整改开始复验 通知业主 现场收房工作 西山美庐业主现场收房工作组织方案 世联地产西山美庐项目组 2004-12-20 目录 业主现场收房程序 收房程序子环节工作内容 收房现场氛围和布置 应急程序 所需入住要件制作 附录一：入住通知函范本 附录二：业主入住须知范本 西山美庐业主现场收房工作组织方案 业主现场收房程序 业主收房步骤主程序 ..到场确认身份 →..发展商办公区 →..验房..→..物业办公区.. 业主问题程序 业主无疑问→按照正常程序进行 业主有疑问→现场解释→业主仍有疑问→业主服务中心→经理办公室 →业主已无疑问→按照正常程序继续进行 报修和快速维修程序 工程设备问题→不能马上解决的问题：例如工程整改、设备需更换→填写报修 →可以马上解决的问题：例如设备局部修理→相关人员快速处理 4、现场收房程序和现场分布示意图 (下页)  图1：会所现场分布图  图2：园区内位置分布图 人员分布表 图中编号 工作区域 人数 单位 备注 1 咨询台 7 香山双新工程部 世联销售代表 2 资料审核处 2 世联 3 发展商办公区 6 发展商财务2人 法律顾问2人 侨乐保安员2人 4 验房中心 2 侨乐 陪验人员等候区 6 侨乐管家、工程人员 5 物业办公区 5 侨乐 6 办公室 2 香山双新、世联销售经理 业主休息区 1 侨乐 提供饮料、茶点 迎宾礼仪 2 礼仪小姐 B 总包、分包、工程设备 人员待命地 E 新售楼处 香山双新负责人 收房程序子环节工作内容 咨询台 人数7 本环节说明： 接待来访人员 指派引领人员 业主一般问题咨询 本环节使用的道具： 主题展板 入住流程介绍 本环节可能遇到的问题： 业主问题不能短时间满意答复 解决办法：请业主到洽谈区洽谈，以免影响其它工作。 引领人员不足 在人员调配时尽量安排相对应的销售代表担当业主引领员；遇到当事人不在现场的情况时，应安排其他销售人员负责引领工作；当现场销售人员都被派出时，可先行为业主进行资料审核，并请业主到休息区休息，如业主提出异议并建议自己开始验房程序时可由现场协调人员决定，由协调人员作为机动人员带领业主先办理交费程序。 资料审核处 人数2 本环节说明： 核实业主身份 业主签到（视为业主已经收房，所以要求业主签到很重要） 审核业主资料，帮助业主整理资料放到事先为收房流程设计的专用资料夹里，分门别类，帮助业主备齐复印件 本环节使用的道具 收房流程转单 审核确认章或贴标 本环节可能发生的问题： 业主资料不全 处理办法： 视业主缺失何种资料，进行不同处理 缺失身份认证文件的不能继续进行后续程序 缺失需要的复印件，帮助业主现场复印 缺失其他可通过现场确认证明业主以履行过相关义务的文件，由现场协调负责人视情况到其他部门协调，业主手写保证书保证补齐 缺失不重要资料，如办理车证需要车辆保险证明文件，可经现场协调员同意先办理可以办理的重要手续，到达缺失资料影响的环节时在由该环节负责人决定如何办理。 业主未备齐数量足够的复印件但持有原件 马上帮助业主复印，如果数量较大，可请业主到休息区休息。 当业主只持有复印件时，视资料其情况而定。 代理人收房确认 入住通知函应名示：业主指派代理人为其办理收房及入住手续的，必须先告知发展商，并由代理人持其他一切相关手续、资料（缺一不可）以及必须持经过公证机关公正的业主委托代理授权书，并在资料审核完毕后由现场负责人进行确认方可。且我方不鼓励并不积极抵制代理人收房的行为。 发展商办公区 人数6 本环节说明： 分项收取对业主和工作人员并不方便，应采取核算完毕最后一次性收取。（现场核算只是形式，因为业主早已受到缴费的清单，现场的程序实际上是予以确认） 业主查询相关的文件手续（如面积实测等） 开具相应的发票和收据 收回相应的发票和收据（例如：遇到退补差款的情况，需要收回原发票，开具新发票） 留存相应的票据、文书（例如：各种票据的复印件） 记录缴款情况 本环节使用道具： 财务用具：POS机、点验钞机、计算器、保险箱 本环节及所缴各项费用说明看板3个 财务确认章 各种文件 本环节可能发生的问题： 业主对实测面积发生异议 解决办法：给业主看测绘大队的实测结果 业主对收取契税发生异议 解决办法：解释有关政策→与业主协商→现场负责人处理 业主对收取手续费发生