公司文书管理制度范本.docVIP

公司文书管理制度 （一）总则 第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。 第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。 第三条 全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 第四条 必须严格保守文书的机密。 第五条 文书按下列要点处置或办理： 1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。 2．即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。 第六条 文书的管理原则规定如下： 1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。 2．分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。 （二）文书的收发 第七条 到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置： 1．一般文书予以启封，分送各部门。 2．私人文书不必开启，直接送收信人。 3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。 （三）文书的处理 第八条 文书按机密程度可分为以下几类： 1．绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。 2．秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。 表23-7 表格登记单 图 表 名 称 联 数 填制单位 移 送 单 位 功 能 内 容 性 质 印制日期 数 量 表格编号 每月用量 1．产品 2 经理室 自存、生管部 产品说明 产品说明、 规格订定 各产品 2．工程分析表 2 工程分析 工程标准 3．品检标准 2 品检组 品检标准 领退料名称、 数量 4．领退料单 3 领料人 自存、会计、生管 领料凭证 领退料名称、 数量 凭证 5．原物料库存卡 1 仓库 —— 物料管理 原物料耗用状况 账卡 6．耗用月报表 3 自存、会计、生管 对账、 控制 原物料耗用状况 月报 7．库存月报表 3 原物料库存记录 8．制造通知单 7 生管 自存、业务、生产部 派工用 制造说明、原物料说明 发工用 9．生产进度表 7 生产进度 10．生产状况表 1 自存 程序控制用 细步进度、 产量控制 工作表 11．完工报告单 2 自存、经理室 计算成本 原物料工时品质记录 每批报告 12．品检日报表 2 品管 自存、生管 品检状况 各批品检状况 日报 13．品检记录表 1 自存 工作表 3．机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 4．普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 5．传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。 第九条 普通文书的处理原则如下： 1．由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。 2．如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。 3．各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。 第十条 机密文书的处理原则如下： 1．机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。 2．指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发 文者姓名，并由发文者封缄。 3．到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。 第十一条 文书的阅览原则如下 1．某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。 2．有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记 簿“规定栏目填写，并最终交还文书主管。 第十二条 与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。 （四）请示审批 第十三条 请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。 第十四条 须请示审批事项如下： 1．职务及重要人事安排； 2．各种制度性规定的变更； 3．重要契约的缔结、解除与变更； 4．诉讼行为； 5．与政府机构有关的各种重要的请示回执、申请等等； 6．土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让； 7．大额馈赠、谢礼、以及宣传广告费用的开支； 8．分支机构的增减与升降； 9．预算与决算事宜； 10．借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更； 11．重要或高额物品的采购