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文件资料标准化培训 培训人： 日 期： 目 录 公文基础知识 培训内容介绍 制度基础知识 文件归档 培训内容 公文基础知识 公文基础知识 公文是是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文 书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 公文定义 公文基础知识 目前推行应用的文件资料主要包括以下六个类别： （1）企业经营管理基本总则 （2）程序性文件资料 （3）技术性文件资料 （4）管理性制度文件资料 （5）流程文件资料 （6）记录表单文件资料 文件资料类别类别 集团办公室是集团公司文件资料总的归口单位， 质量管理系统是集团公司技术性文件资料的归口管理单位。 文件管理归口 公文基础知识 公文是有固定格式的文件，在公司内部日常流转的文件类型只有两种： 业务便签和红头文件 常 用 文 种 业务便签：通知、通报、函、请示 红头文件：会议纪要、报告、对外发文 经常用到的公文种类 行文方向 文种 下行文 决定、通知、通报、批复、会议纪要、意见 上行文 报告、请示 平行文 函 通行文 通告 1、公文分上行文和下行文，上行文指公司二、三级行政单位对一级行政单位的公文；下行文指公司一级行政单位对二、三级行政单位的公文。 2、公司行政性公文要严格按照行政等级行文，杜绝越级行文。 3、从集团的层面看二级行政单位指各一级行政单位下设的部门、事业部、中心、办公室等。 4、三级行政单位为二级行政单位下设的处、班、组等。 5、事业部的发文：一些常规事宜在事业部总经理权限范围内可以不通过本部直接发文，不属于越级发文： 如：常温北京事业部可以直接给低温北京事业部发文，不属于越级。 注意事项 在通知、接洽、报告、请示、等文种中应该注意的情况： 1、主送部门要明确 2、文头选择要正确 3、通知要注意时间的有效性和几个需要注意明确的几个重要点： 原因、时间、地点、安排 4、标清页数 5、红头文件首页不显示页码 * 报告： 向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级领导或单位的询问，用“报告”。一般用“特此报告”作结。 请示： 向上级领导或部门请求指示、批准，用“请示”。一般使用惯用语“妥否，请批示。” 作结。 报告是陈述性的上行公文，请示是请求性的上行公文。 具有隶属关系的上下级单位之间使用 注意事项 二、平行文（函） 函： 平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题，向主管部门请求批准和答复审批事项，用“函”。一般用特发此函，请复函或此函作结。 特点: 不相隶属机关间行文 在写法上要态度谦和，多用商量的口气，不能强加于人，更不能用指示性的口吻。 注意 事项 通报： 传达重要精神，表彰先进，批评错误，用“通报”。 特点: 情况通报 、表扬或批评通报、专题通报 ，一般以“特此通报”作结。 注意事项 通知： 发布行政措施，转发上级单位或部门、同级单位或部门和不相隶属单位或部门的公文，批转下级单位或部门的公文；传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用管理人员，用“通知”。一般使用惯用语“特此通知”作结。 特点: 批示性通知 、指示性通知 、告知性通知 ，一半以“特此通知”作结。 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄送抄报单位、印发单位和印发日期等部分组成。公文格式还包括公文用纸规格和装订要求。 日常公文的格式要求 * 业务便签 业务便签的要点： ①表头要选择正确，不要随意捏造表头，表头字体为黑体五号 ②注意书写的起草部门和主送部门要规范，不要随意书写，并且起草部门上下要一致 ③标题的结束语要与表头、结束语一致 ④如正文内容较少，可以正文上空一行，也可不空 ⑤正文的内容字体要求三号仿宋字体，特殊情况可以用小三号仿宋字体，最小不得小于四号 ⑥抄报和抄送部门要正确使用，抄报是上级部门或者人员，抄送是平级部门或人员，但是不允许是职位名称，如：总经理等 日常公文的格式 要求 一、发文单位标识应当使用全称或者规范简称，联合行文，主办单位应当排列在前。发文单位标识应使用一号宋体字，用红色标识。 二、红头文件的题头是宋体一号字。 三、抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其它单位， 应当使用全称或规范化简称、统称。 四、抄报单位指发文单位的上级单位或领导。 五、发文字号，包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。发文单位标识横线下空一行(宋体八号字），用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数标识；年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位，不加“第”字。