文件与控制程序资料.docVIP

1.0目的 确保与质量管理体系有关的文件和资料不被误用，规范公司文件的制定与管理。 2.0适用范围 公司与质量管理体系相关的内部及外来文件。 3.0职责 本程序由行政部负责实施；相关部门及人员配合执行（工程部负责对技术文件进行管理）。 4.0定义 4.1质量手册：对公司经营组织及其机能的概括性、原则性的摘要说明。 4.2程序文件：对公司质量管理体系事务之处理方法、手段、顺序等方面的说明。 4.3作业指导书：为执行质量管理体系要求，对所规定采用的具体方法、手段及判定要 领等方面的描述。 4.4受控文件：凡与质量管理体系运行紧密相关且其分发、变更、回收等动作皆须受到 管制的文件。 4.5非受控文件：凡与质量管理体系运行相关性不大或作为资料发给某部门参考，其更 改或废止时不需通知该部门的文件。 4.6 技术文件：对产品、材料等规定其技术指标、检验方法、加工工艺、包装等技术方面信息的文件。 5.0内容 5.1文件的分类： 5.1.1从管制属性上分为：受控文件和非受控文件。 5.1.2从形式上分为：书面文件、媒体文件（如电子邮件）、实物文件（如样品）。 5.1.3从文件来源上分为：内部文件、外来文件。 5.1.4 从文件内容上分为：技术文件、非技术文件。 5.1.5从文件架构上分为四级： 一级文件：质量手册； 二级文件：程序文件； 三级文件：作业指导书及管理性文件； 四级文件：表单、记录、图纸、资料、样品等。 5.2文件与资料的编号或标识（识别）： 5.2.1所有内部书面文件的编号均以GS开头，GS代表珠海镇东有限公司。 5.2.2质量手册的编号为GSQM001，QM代表质量手册，001为质量手册的标志代号。 5.2.3程序文件的编号为GSQP+ISO9001：2000版质量管理体系-要求相应要素(1位)+ 文件序号(1位)，QP代表程序文件。 5.2.4作业指导书的编号为GSWI□□□□；管理性文件的编号为GSMF□□□□。WI代 表作业指导书；MF代表管理性文件；第一个和第二个□表示相应的管理或监督执行部门代码，其后的两个□代表两位文件流水号。部门代码： 1.总经办：GO 2.厂 办：FO 3.行政部：AD 4.生产部：PD 5.物控部：MD 6.业务部：SD 7.工程部：ED 8.品质部：QD 9.财务部：FD 10.采购部：BD 11.设备部:ID 5.2.5质量体系所引用的外来标准、法律、法规等，其编号以原有编号为准，如原无 编号，则编号为GSQE□□□□□□□□。QE代表外来文件，前面的六个□代表年月日， 后面的两个□代表外来文件的文件序号。 5.2.6公司内部使用的产品图纸等技术文件、资料的编号：依《CAD制图管理办法》 等文件的规定执行（国家或行业标准规定除外）。 5.2.7质量管理中所涉及的电子邮件、客户技术资料、客户样品等外来文件，由相关 部门根据实际情况对其编号或标识，保证其可识别性。 5.2.8表单编号：相应文件编号+两位流水序号+版本号（国家或行业标准规定除外）。 5.3文件版本说明： 5.3.1版本编号方法：□□，前一个□表示文件的版号（编号从A—Z），后一个□表 示修订次数，即修改码（编号从0—5）。 5.3.2版本说明：文件首次发行，初版为A0；文件若有少许修改时，则变动修订次数，例如：A0→A1；文件若有重大修改或文件体系发生变动时，则变动版本号，例如：A1→B0。 5.4文件的编写、审查、批准及分发层次： 各部门、单位拟定草案，经相关权责人审查（必要时经讨论、会签）、批准，并确认发放范围，由行政部（技术文件由工程部负责）进行发放。 文件名称 拟 制 审 查 核 准 分发单位 质量手册 管理者代表 管理者代表 总经理 各部门主管 程序文件 部门主管 管理者代表 总经理 相关单位 三级文件 负责人 部门主管 管理者代表 /总经理 相关单位 5.5文件的修订： 5.5.1非技术文件的修订：由原制定单位人员填写《文件变更通知单》说明原因及变 更内容并经相关权责人审查、批准后交行政部，(但不盖“受 控文件”印章)。 当公司外部有需求时，需经过拟制部门同意后，才能将非受控文件交至外部需求者（无需作登记）。 　　5.6.4非受控文件的回收 　　 a．公司内部的所有规章制度在新版发行时，同时回收旧版文件，领用单位负责人在文件发放表上签名确认。 　　 b．对于不需要回收的其它文件，由领用单位负责人自行处理。 5.7外来文件的管制： 5.7.1对于与质量管理体系有关的外来法律、法规、标准等，由相关部门向提供此类 文件的单位咨询并购买，经管