环境文件管理程序.docVIP

制定部门 文控中心 制定日期 2004．8 生效日期 2004．9．1 总 页 数 6 受控状态 分 发 号 修 订 履 历 修订状态 修订日期 修订内容提要 修订页 修订单号 备注 B 2007.1 增加外来环境文件传递流程。 4、5 批 准 审 核 制 定 1. 目的 对与公司环境管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件为有效版本。 2. 范围 适用于公司所有与环境管理体系有关的文件和资料控制。 3. 职责 3.1文控中心负责文件的管理。 3.2公司最高领导者负责手册、程序文件的批准。 3.3管理者代表负责手册、程序文件的审核、三级文件的批准。 3.4各部门负责本部门三级文件的拟稿，部门负责人负责审核。 4. 定义 4.1管理类文件 环境手册、程序文件、管理规定和记录。 4.2外来文件 指企业收集的环境管理体系运行中得到应用的国际标准、国际行业标准、法律法规和客户提供标准、图纸等。 4.3技术文件 产品标准、检验文件、图纸等。 5. 操作程序 5.1 文件的拟稿和审批 5.1.1手册由管理者代表组织拟定，公司管理者代表审核，公司最高领导者批准发布。 5.1.2程序文件由相关部门拟定，各职能部门讨论修改，由管理者代表负责审核，公司最高领导者批准实施。 5.1.3其他文件（三级文件）由各部门负责拟稿，部门负责人审核，管理者代表批准。 5.2文件的编号、登记、标识 5.2.1编号 文控中心对文件进行编号，编号规定按“环境文件编号规定”执行。 5.2.2登记 文控中心编制本公司“环境文件发放申请表”确定发放范围，送管理者代表批准。 各部门的文件发放，由文控中心根据发放范围给予受控发放。 文件的发放需填写“环境文件发放/回收登记表”。 5.2.3标识 文件分为“受控”和“非受控”两类。 “受控”文件的标识 “受控”文件的标识方式如下： ——手册、程序文件、技术文件和其他三级文件由文控中心负责加盖红色“受控文件”章和“文件发行章”每份文件首页标注发放号码。 “非受控”文件的标识 “非受控”文件的标识只需加盖红色“文件发行章”予以标识。 5.3 文件的发放和签收 5.3.1 图纸发放由文控中心填写“图面发行清单”，收文部门进行签收；各种文件的发放范围由发放部门按5.2.2a确定。 5.3.2其他文件由文控中心填写“环境文件发放/回收登记表”，收文部门进行签收；各种文件的发放范围由发放部门按5.2.2a确定。 5.4 文件的回收和处理 5.4.1失效或作废文件由文控中心按原发放范围收回（注：文件换版须做文件回收记录），加盖“作废章”并从所有发放和使用场所及时撤出失效作废文件，确保防止误用。原件加盖“作废章”予以保留以便追溯。 5.4.2持有受控文件的人员，因工作调动或其他原因离开原工作岗位，本部门应对受控文件作好交接工作。 5.5 文件的修改 5.5.1 修改权限 文件修改时，应填写“环境文件修订申请单”，由原审批部门审批后由文控中心进行修改，修改完成后由文控中心负责更换最新版本文件，同时收回作废文件并记录；当公司其他部门对文件修改时，原文件审批部门应向修改部门提供有关的背景材料。 5.5.2修改方式 一、二阶文件由文控中心以换页、换版的形式进行修改，并负责更换。 ——换页：当一页中出现更改内容时，应换页。 ——换版：文件经过原则性、大幅度修改或环境管理体系结构、经营方针及策略发生变化后或文件经多次修改（修改超过9次），应换版。 三阶文件修改，表单格式变更，应进行换版。 环境管理体系文件不准手改或涂改。 5.6文件的使用和保护 5.6.1当文件破损严重影响使用时，可到文控中心办理更换手续，交回破损文件，换取新文件。新文件仍沿用原发放号码，破损文件由文控中心销毁。 5.6.2当文件使用人所持文件丢失时，须填写“环境文件领用申请单”申请补发，补发文件给予新的发放号，同时注明丢失文件的发放号码作废。必要时将作废的发放号码通知各有关部门。 5.6.3补发文件须填写“环境文件发放申请表”，经管理者代表审核批准后方可进行发放，并填写于“环境文件发放/回收登记表”作好发放记录。 5.7文件的借阅 5.7.1文件借阅需经管理者代表批准，方可借阅。 5.8外来环境文件的管理 当收文单位接收到外来环境文件后，收文者应将外来环境文件正本（含电子档）交GP管理小组进行分类保存并进行审核，GP管理小组将已经确定需要受控或发行的外来环境文件的正本（含电子档）移交至文控，由文控进行复印并在复印件上加盖“外