办公室接待工作.pptVIP

办公室接待工作 一、接待工作概说 秘书是公司对内、外联系的桥梁，是上下信息沟通的枢纽，任何来访的客人都不可能绕开前台而直接接触业务部门，因此秘书的一项重要职责就是接待各种来访者，尽量帮助他们达到来访目的。 公司业务活动中，每天都会有大量的来访，其来访目的多种多样。秘书应对每一位来访者都给予热情的接待，进而保证日常工作的顺利，高效运转。 接待工作分类 按个人的人数，规模分类 （1）个人来访 （2）团体来访 按照接待的准备程度分类 （1）有约来访 （2）无约来访 团体来访 是指以团，队等形式组成的多人来访。他们的目的一般是共同的。一般来说，这类来访发生的频率不会像个人来访那么高，但一旦发生就是一件很重要的事，将会涉及更多的人和事，因此事先需要精心的准备。 有约来访 是指事先约定好的个人或者团体来访。一般会依时到访，公司人员已经事先做好准备，不会与其他工作发生冲突。 无约来访 是指那些临时出现的来访。来访者处于各种原因，事先没有同公司进行联系及约定，临时到访。因此，公司人员没有事先做好准备，可能得不到及时接见，但秘书应进行妥善处理。这种情况在个人来访中比较常见。 二.接待中的准备工作 1、做好环境的准备工作 2、做好物质准备工作 3、做好心理准备工作 三.接待的礼仪原则 热情适度，耐心