有效会议管理要点分析.pptVIP

* * * * * * * * 奥美广告在脑力激荡会议时，也会运用一些小技巧激发创意。譬如，文字接龙，将每一个人随机说出的词语都记录在白板上，之后，大家再从白板上一连串没有相关意义的字符串中，激荡出一些另类思考的联想。 沃尔玛：「星期六晨间会议最棒的地方，就是在于它的不可预期。」Wal-Mart一位高级主管说。为了发挥会议的功效，必须安排一些类似表演的节目，让同仁猜不着，因而保持兴趣。比如，会安排柔软操、跳拉拉队舞，但不会预先排入议程。也会请外面的特别来宾，但是谁也料不准谁会应邀出席，也许是与我们生意有往来公司的高级主管，也许是名不见经传的乡下小企业主，也可能如杰克．威尔许鼎鼎有名的商业巨子，或者如喜剧演员、运动明星、乡村歌手…等。而整个会议的风格，因主持人而异，经常有令人意想不到的事情发生，也有时会让人大开眼界。 * ——德尔非法是在20世纪40年代由O．赫尔姆和N．达尔克首创，经过T．J．戈尔登和兰德公司进一步发展而成的。德尔菲这一名称起源于古希腊有关太阳神阿波罗的神话。传说中阿波罗具有预见未来的能力。因此，这种预测方法被命名为德尔菲法。1946年，兰德公司首次用这种方法用来进行预测，后来该方法被迅速广泛采用。 ——丰田人的七大习惯，正吻合会议应有的规则。分别为： 　一、仔细倾听他人发言。 　二、主动思考问题在哪里。 　三、为他人打气并提案。 　四、贡献如何「打胜仗」的智能。 　五、互相咨询讨论。 　六、根据事实。 　七、先做做看。 会中控制——会议常见问题的对策 ?人身攻击 ☆对双方进行安抚 ☆重申议事规则 ☆重提主体进行讨论 ?离题 ☆兜一圈切回主题 ☆给予肯定再切断话题 ☆将离题的议题留置最后再做讨论 ☆请他做归纳或替他做归纳 ☆事先请将规则讲清楚 ☆发言限定时间 ?争议 ☆暂停该项议题，容后再议 ☆参与第三者的意见 ☆将双方意见列表比较 ☆进行不记名投票 ☆重整双方意见提出新的方案 ☆重申共同利益 ?抱怨 ☆同情其不满的情绪 ☆归纳其不满的原因 ☆寻求解决的方法 ?独占发言 ☆主持人制止其行为。 ☆说明规则强制执行 ?唠唠叨叨 ☆清楚其具体的想法 ☆不要粗鲁打断 ☆对发言予以认可 ?争功诿过 ☆主持人应制止不当发言,并给予其适当肯定。 ☆引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定 ?时间不足 ☆选择重要的议题进行讨论。 ☆限制发言人数(可事先登记) ☆限制发言时间 ☆征求与会人意见，是否挪到下次会议 ?为反对而反对 ☆请他提出更好的对策。 ☆引导他思考是否有考虑周全 ☆不断施压 ?不参与发言 ☆设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。 ☆主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向肯定与鼓励。 ☆有效倾听与良好沟通。 会中控制——会议常见问题的对策 会中控制——会议常见问题的对策 与“cicada蝉”相遇 ——讲故事（和讨论的主题无关） ——讲了很长才进入主题 ——讲的太模糊，没有具体事例 ——拒绝倾听别人的主要观点 对于“cicada蝉”的解决 ——可用话语或非语言的暗示 ——事先提醒关于会议的程序和时间限制 ——用总结的方式结束 与“shark鲨鱼”相遇 ——有攻击别人的倾向 ——总是给予消极的、否定的意见 对付“shark鲨鱼”型发言者的办法 ——非语言性打断 ——重申会议规范 ——反问法 与“donkey驴”相遇 ——过于敏感 ——防卫性很强，心中有面墙 ——不能站在别人的立场看问题 对付“donkey驴”型发言者的办法 ——点名发言 ——重复问题 ——突出他的贡献 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇 ——开会的同时一并做别的工作 ——私自进入小团体讨论 ——时常接电话 ——瞌睡 ——其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处 对“crab螃蟹”型发言者的办法 ——强调时间压力 ——重申会议规范 ——带入别人 ——短暂沉默 会中控制——与会者的倾听责任 ?发言内容要有组织 ?适时发言 ?一次只讨论一个重点 ?口齿清晰，陈述有力 ?一针见血 ?音量适当 ?解释方式让人易懂 ?口吻要自信 ?在要点处可稍加大音量 倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。 会中控制——会议沟通 别人行动的 20% 别人听懂的40% 别人听到的60% 你嘴上说的 80% 你心里想的 100% 沟通的漏斗 自己 对方 设身处地 沟通的金三角 环 境 话题 5%~20%工作层面