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Chapter 10  Business Memos LEARNING OBJECTIVES know the definition of memos; identify the types of memos; explain the communicative purposes of memos; choose the appropriate format to write business memos; understand the language features of memos. Memorandum, also called memo or internal memo, is a kind of simple and efficient internal communication within a business organization. 商务备忘录 (memos) 是商业机构内部和企业内部用来联系工作、交流信息和处理一般公务常采用的一种文体。 备忘录——“memos”是英文 “memorandum”的缩写形式。备忘录一词源自拉丁语“memoro”（提到，想起，涉及）和 “gerundive memorandum”（令人难忘）。 PRINCIPLES FOR LESSON PLANNING business memos 商务备忘录 memos of minutes synopsis 会议纪要式备忘录 memos of legal documents 法律公文式备忘录 PRINCIPLES FOR LESSON PLANNING formal memos 正式备忘录 simplified memos 简化备忘录 Classification of Business Memos hard-copy memos 打印备忘录 electronic memos 电子备忘录 Informative Memos 信息类备忘录通常用来传递或解释公司的政策方针和公告等。 作为决策性的文件(decision-making documents)，信息类备忘录的结构和语言必须清楚、简洁。 此外，还可以借助一些辅助手段，使所传递的信息更加准确、清晰。 Request Memos Persuasive Memos 交际目的 提供记录(offering records)。备忘录用来记录公司制定或修改的规定、决议和政策，便于日后查询参考； 传递信息(conveying information)。备忘录还用来将记录的内容传递给相关人员或通报项目进展情况等； 提出指示、请求和建议(giving direction, request and proposal)。公司的管理者常以备忘录形式传递指令，或就某一计划项目提出建议。 Linguistic Features 简洁性(conciseness)。备忘录的功能和目的之一是为了方便交流，应避免使用冗长、修饰性的文字，做到直截了当、意义明确，便于阅读； 准确性(correctness)。备忘录必须以准确的语言表达正确、完整的主题； 清晰性(clarity)。备忘录应做到主题突出，层次分明，可读性强。为了清晰地表达内容，有时需附有范例、说明、图示等； Linguistic Features 礼貌性(courtesy)。撰写备忘录应本着真诚体贴、有礼有节、不卑不亢的态度，以婉转、积极，得当等方法进行写作。 客观性(positive tone)。备忘录是一种公务文件，撰写时应注意遣词造句的客观性，避免使用带有个人感情色彩、个人见解的词语，尽量采用中立、客观的语气。 Title 标题部分 备忘录的标题仅为一个词 “MEMO”或 “MEMORANDUM”，或内部备忘录(Internal Memorandum)，办公室间备忘录(Interoffice Memorandum)，位于首页正中。 一般情况下，在印制好的备忘录专用纸张上，标题一般位于公司名称和徽标(logo)下方。 Heading 开头部分 备忘录的开头与标题之间空两行，包括收件人(To)、发件人(From)、日期(Date)和事由(Subject)四部分。 格式布局一般采用纵向垂直和横向水平两种。 MEMORANDUM TO: Frank Connors, Security Manager FROM: Jack Victors, Security Supervisor DATE: 15th M