行政--秘书培训要点分析.pptVIP

目录 固定资产 房屋租赁 礼品的申请 固定资产的管理 固定资产的管理责任人 固定资产的申请及采购 固定资产的维修与管理 固定资产的盘点与清查 固定资产的转移与报废 固定资产的管理责任人 综合管理部为公司固定资产的主管部门 各办事处固定资产的第一责任人为办事处主任，商务秘书为第二责任人，负责对固定资产的使用、安装及维护，若所辖范围内有人员异动时，要及时做好固定资产的清点与交接工作，若发现有固定资产遗失及损坏，应及时反馈到主管部门，否则第一、二责任人分别承担50%的责任 。 固定资产的申请及采购 各办事处固定资产的添置需通过报告的形式填写物质采购申请单，由行政专干交行政总经理签字审批后，各办事处方可按照审批结果进行采购。 商务秘书对采购的固定资产进行验收及编码 。 固定资产的维修与管理（一） 固定资产维修，应当贯彻勤俭节约、修旧利废、自修为主、外修为辅的原则，充分发挥修理、使用和保管人员的作用，及时做好维修办公设备工作。固定资产的维修工作，统一归口综合管理部负责，未经综合管理部核准，各种固定资产维修费票据，财务处一律不给报销。 固定资产的维修与管理（二） 固定资产的维修程序 ：1．报修：由报修部门提交固定维修申请单（见附表），经综合管理部领导审批后，按审批结果进行维修。2．界定 ：(1) 正常损坏：A.非人为原因造成的故障 B．耗材更换 C．设备老化（指使用年限超过4年以上）D．其它正常损坏(2) 非正常损坏： A.因办事处电压不稳,导致故障的B.因办事处人员使用不当、保管不善而损坏的C.因天气原因（如打雷、闪电）未及时关闭办公设备造成损坏的D.电脑因使用过程中感染病毒造成损坏的3．维修：经公司综合管理部鉴定，属正常损坏的固定资产 ，按领导审批结果进行维修，属非正常损坏的固定资产由办事处自行维修，公司不承担任何维修费用。 4．维修责任：A．属非正常损坏，第一责任人与第二责任人各承担50%的管理责任；B．非正常损坏固定资产，实行谁损坏，谁负责。由第二责任人报告说明情况，实际损坏人承担维修费用；C．对不勇于承担责任者，经综合管理部落实情况，直接从工资中扣除维修费用；D．当责任不明或第一与第二责任人提供不出实际责任人的情况下，由第一与第二责任人各承担50%维修费用。 固定资产的盘点与清查 为了保证公司固定资产的安全与完整，各办事处必须对固定资产进行定期清查、盘点，以掌握固定资产的实有数量，查明有无丢失、 毁损或未列入帐的固定资产，保证账实相符。综合管理部将定期和不定期抽查各固定资产的完好率，并进行登记，在清查时发现固定资产毁损和盘盈、盘亏，要查明原因，由责任人写出书面情况，主管部门签署意见后，报知总经理，待批复后，作相应的帐务处理。 固定资产的转移与报废 1、公司的固定资产报废处理时，须使用部门提出申请，填写固定资产报废单交综合管理部进行审核后，办理报废相关手续。 2、凡符合下列条件可申请报废：　 ① 超过使用年限，主要结构陈旧，精度低劣生产率低，耗能高，而且不能改造利用的。　　② 不能动迁的设备，因工作需要或工艺布置改变必须拆除的　　③ 腐蚀严重无法修复或继续使用要发生危险的。　　④ 绝缘老化，磁路失效，性能低劣无修复价值的。 3、凡经批准报废的固定资产不能继续使用的，主管部门与使用部门要及时作价处理。处理后的固定资产由主管部门和使用部门一起办理固定资产的注销手续，对外处理报废固定资产时由主管部门提出处理意见，总经理批准，变价收入上交财务部。 房屋租赁 新租店面或住房流程 房租费用的借支及报帐 新租店面或住房流程 各办事处店面或住房不管是新租还是续租,均要填写《房屋租赁(续租或新租)选址审批表》,经公司行政专干送总经理、董事长审批后方能生效！ 领导同意新租店面或住房后由可由商务秘书或办事处主任借支第一期房租，并与房东签订租房合同，双方签字按手印后，将合同传真一份交公司备档，产生押金的办事处店面或住房，一律要求将押金条原件寄回公司。 房租费用的借支及报帐 房租到期，由办事处秘书填写《房屋租赁费用审批表》和《借支单》借支，行政部不再受理办事处其他人员上交的房租借支的相关报告。 所有的房租借支均挂商务秘书个人帐，由商务秘书报帐。 办公用品票、会务费发票、运输发票或装修（材料）票可作为房租报销的替代发票。 房租报销的发票不管是否由房东提供，都必须附上房东按过手印的原始收据，否则，财务将不予报销。 从2009年9月1日起以后所租房屋，或以前合同到期，需续租，要求一律由出租方提供发票，公司不再予以报销税金，请各办事处落实并与房东协调好。 礼品的申请 办事处由于业务需要，需申请礼品的，应先报告至市场科、营销部，经过上级领导批准后，由行政部下发。办事处责任人员在收到礼品的24小时内，秘书应监