大学信息技术课程Access基础复习提纲.doc

Access复习提要 1、表： （1）字段类型（文本、日期、货币、是否、查阅） （2）字段属性（大小、标题、有效性规则、索引） （3）记录的添加 2、表之间的关系（关注查阅字段的设置）： （1）查阅向导字段的设置 （2）设置关系类型（一对多等） （3）删除错误的关系 3、查询：（关注特殊的准则的简单查询、汇总查询和交叉表查询、计算字段） （1）会用设计视图制作查询，会设置查询条件，或条件错行书写，与条件同行书写 （2）简单查询： = and = between… and… yes（true,on,1） no（false,off,0） null not null like 和* 日期和时间函数： 日期函数 Date() 返回系统当前日期 Year([日期型字段]) 返回日期中的年份 Month([日期型字段]) 返回日期中的月份 Day([日期型字段]) 返回日期中的日数 Now() 返回系统当前的日期和时间 （3）汇总查询： 会用Σ 按钮sum-求和，avg-平均，count-计数，min-最小值，max-最大值 （4）动作查询（更新查询） 会设计动作查询，只能选择更新字段和条件字段，多余字段不能选择 会执行动作查询，执行动作查询之间记住备份数据库，动作查询只能执行一次，不能执行多次 （5）计算字段 某个字段在表中不存在，是通过其它字段计算得到的 （6）交叉表查询 有两个分类字段，一个设置为行标题、一个设置为列标题；只有一个用于统计的字段，设置为值；如果有另外的统计字段，应设置为行标题。 行标题字段可以有多个；列标题、值字段只能有一个。 4、窗体：（关注主子窗体和自启动的主窗体） 会用窗体向导，会选择字段，会制作嵌入式或链接式主子窗体 窗体控件的使用：控件对齐，时间日期的插入，命令按钮（打开表，打开查询，打开窗体，打开报表，图片按钮和文字按钮），图片控件的显示格式，静态文字的添加 窗体属性的设置：标题，自动启动，分隔线，记录浏览器，记录选定器，关闭最小化按钮等取消和修改 自动启动主窗体：自启动的设置，（2）－（3）的灵活应用 5、报表：（关注分组报表和统计文本框） 会用报表向导，理解分组，对分组进行统计 在报表页脚中添加文本框进行统计，常用统计函数：sum-求和，avg-平均，count-计数，min-最小值，max-最大值 在报表页脚或者分组页脚或者实体中添加线，以得到不同显示。 排序，显示或者隐藏明细数据 Access注意 1表和关系 1.1查阅向导 1. 被查表要有主键（一般和查阅向导字段名称，类型，字段大小相似），没有的话要设置 2.查阅向导字段原来的类型和字段长度要预先设置好 3. 一定要选择被查表的主键和相关字段（该字段的值将来要显示在查阅向导字段中） 4.在查阅向导最后一步要隐藏主键 1.2字段类型和字段属性的设置 1.选择相应字段，在“字段属性”中设置 2.常见设置：字段大小，格式，标题，有效性规则（即表达式），默认值，索引 2.查询 2.1查询准则 参见课件ppt 2.2更新查询 1.更新查询定义时只能选择更新字段和条件字段，其它字段不能选择。 例：更新查询“给获得三好学生的同学奖学金增加500元”中，更新字段为奖学金，条件字段为备注。则只能选择这两个字段 2.更新查询执行后会修改数据表原始数据(为破坏性查询)，而且不能撤消，所以，执行前一定要确定查询设计正确与否, 最好在执行前做好数据库的备份。 3.更新查询在设置完字段和条件后，切换到“数据表视图”只是看到查询执行之前所选定的记录，一定要执行查询后才可看到结果。 4.点击工具栏中的“运行！”按钮执行动作查询，然后切换到“数据表视图”可看到查询的结果。 5.更新查询只能执行1次，不能多次执行，某种条件下可能造成循环更新或不正确的替代。 2.3汇总查询 1.汇总查询定义时只能选择用来进行分组的字段和用来进行统计的字段，其它字段不能选。一般可从汇总查询结果的列字段标题大致推断出要用到哪些字段。 2.别忘按下“Σ”按钮 3.分组字段的总计行设为groupby，可以有多个分组字段，条件字段用where 4.统计字段的总计行是各种统计函数，如果是统计人数，一般用count函数，字段一般是职工号，学号之类的可以区分个体的字段。 2.4计算字段 1.计算得到的字段是数据表中没有的字段，但是可以通过已有字段计算得到的。 2.选择与计算字段有关的已有字段，在QBE中为字段行（而非准则行）设置表达式，建立计算字段和已有字段的关系。 3.表达式构建：右键单击已有字段的字段行，选择生成器，构建表达式。 4.右键单击计算字段，选择“字段属性”，修改标题。 2.5 交叉表查询 1．一般有两个分类字段时需要用到交叉表查询。先将分类字段