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想一想 1.在这个案例中,值班秘书小刘在工作中存在哪些问题? 2.如果你是当值秘书,应该怎么做? 会议其他服务 会议值班工作 会议安全保卫工作 会议医疗卫生服务工作 会议车辆服务 会议游览和联谊服务工作 突发事件的处理 一、会议值班的主要内容和要求 会议值班的主要内容和要求 值班工作的主要内容包括以下几方面:电话、通知和传真的转达;来访接待;重要紧急事项的报告;突发性事务的处理;信息传递;安全保卫;领导临时交办的事项。 值班是一项原则性强的工作,其基本要求如下:坚守岗位,不得擅自离岗;要善于随机应变,不要手忙脚乱;要言行谨慎,不得有损形象;要请示汇报,不可越俎代庖;要规范高效,不得推托扯皮。 填写会议值班安排表及各种记录表 会议值班表是根据会议工作的需要,在不同的时间里由不同的人进行同样的工作,这就要编排一个值班表,注明值班人员和时间及联系方式等信息。会议值班还需要使用其他各种记录表,主要有值班日志、来访接待登记表、电话记录表、交接班记录表等。 二、会议安全保卫工作 会议安全保卫的基本要求 (1)会议安全保卫人员应熟悉地方和国家法律、法规。 (2)会议安保人员能够防范火灾,熟知会场的紧急疏散示意图,应了解如何在大规模恐慌中维持秩序,并及时向领导汇报事故情况。 (3)会议安保工作不仅要面向参会的人员,还要监督装卸会议用品。 (4)安全保卫人员要坚守岗位。 会议安保工作的工作要点 (1)配置安保人员与设备。 (2)会议保卫工作的检查。 (3)会议嘉宾的安全和保卫。 三、会议医疗卫生服务工作 根据会议需要设立医务室 检查饮食,保证安全 四、会议车辆服务 首先,要合理确定车辆类型和数量。根据会议规模和议程安排车辆的类型和数量。 其次,要根据会议需要征调车辆。 最后,要建立会议车辆管理制度。 五、会议游览和联谊服务工作 会议游览活动 会议联谊活动 六、突发事件的处理 会议突发事件的类型和预防应对措施 处置突发事件的基本原则 (1)及时报告。 (2)提前采取应急处置措施。 实训练习 一、某企业办公室王秘书负责会议期间的值班工作,下午5点接到一个紧急电话。电话内容是:本单位的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞,面包车的司机及车内五人重伤,车损严重,不能开动,特请求单位急速处理。 秘书做好了电话记录,想到了四种处理办法:一是等到第二天上班时,向领导汇报后,再按领导指示办;二是立即向主管领导汇报,请领导亲自到现场处理;三是自己立即到现场去做紧急处理;四是用电话方式联系有关部门,然后再向领导汇报。 这几种方法中哪一种是最优化的选择?具体应怎么做?应注意哪些方面? 实训练习 二、某企业正在召开由各部门经理参加的内部会议,营销部经理在谈到本部门上半年的销售业绩时因为过于激动,他用力一挥手,不料刚续上茶水的茶杯被打翻了,开水全泼到了旁边生产部门经理的手上。假如你是在场的秘书,面对这一情况应如何处理这种突发事件? 案例导入 某大学学生会邀请了一位著名作家举行了一场报告会。报告会现场座无虚席,就连通道和出入口都挤满了人。作家妙语连珠,现场的学生也听得津津有味。就在主持人宣布报告会结束后,大家依然热情不减,坐在前几排的同学一拥而上,将作家包围在了讲台中央,纷纷要求签名、合影。 活动组织者见状,派出了几名身材高大的保安人员冲进人群之中,连推带搡将学生挤到两侧去,把作家“解救”了出来。在混乱的拥挤中,讲台上摆放的白板被推倒了,钢铁支架正好砸到了一位女生的额头,一下子将她打晕了过去。有同学赶紧拨打了急救电话,将该名女生送到医院,幸好伤势不重,没有发生危险。 想一想 1.在本案例中,报告会结束环节,组织者为了“解救”作家而强行推搡围观的学生,这一做法是否妥当?为什么? 2.从组织者角度来看,造成女生受伤的主要原因是什么?应如何避免此类事故? 3.当具有明星身份的嘉宾参加会议时,在结束环节应注意哪些事项? 会议闭幕服务 会议退场工作 会场清理工作 一、会议退场工作 会议结束时,一般先安排在主席台就坐的人员退场,或者主要领导、嘉宾等人员退场后,其他参会者再退场。在这个过程中,会场服务人员应协助组织不同身份的人员有序退场。对于首先退场的人员,应给予引导,将其引导至休息区或会场之外的乘车地点。在引导退场的过程中,应注意必要的礼仪规范,和入场引导礼仪基本相同。 待主要领导或嘉宾退场后,其他参会者可以依次退场。退场时,应按座位顺序有序地向最近的出口缓行或顺着人流行进。工作人员应及时提醒参会人员携带自己的随身物品,禁止将文件、纸张随手丢弃。还应保持会场内桌椅等设施的整齐,不得大幅度搬动座椅,不得随意移动会场内的设施与设备。 二、会场清理工作 会场
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