06-物资采购管理规定教程解析.docVIP

物资采购管理规定 第一章 总 则 第一条 为加强公司物资采购管理，最大限度节约采购成本，切实维护公司权益，特制定本规定。 第二条 本规定所称物资包括： （一）使用年限在一年以上、在使用过程中保持原有形态且单位价值在3000元以上的固定资产，如房屋、汽车、其它运输工具，打印机、高档办公用品、器具和电器等； （二）单价虽然在3000元以下但同类批量采购总金额超过3000元的物资采购； （三）维修、装修、维保、改造工程项目的材料； （四）公司规定的其它物资。 对于需经常采购的物资公司经过前期竞价确定特约经销商的，如3个月内再次采购，无需再次竞价,但应对经销商进行再次询价，并采取“资质保障、价格优先”的原则，对经销商名单进行适当调整。 第三条 公司物资采购实行集中管理,公司设立询价组、竞价组、采购组和验收组，并设立竞价、验收人员库，由制度管理总部与人力资源总部负责。询价组由行政管理总部及相关部门组成，竞价组由合规管理总部牵头负责组成，采购组由行政管理总部负责组成，验收组由计划财务总部会同使用部门、制度管理总部和合规管理总部组成。询价组成员与采购组成员不得同为一人。 第四条 公司物资采购的总监督为公司分管制度的领导，总竞价为公司分管合规管理总部的领导，总采购为分管行政管理总部采购的领导。总监督负责对物资采购询价、竞价、验收和采购等全过程进行监督，检查采购是否经批准，各项程序是否到位，有无徇私舞弊，擅自购置等；总竞价负责全公司采购的组织、协调和落实，询、竞价时间的控制和检查；总采购负责对批准同意竞价结果的物资进行采购、登记和付款，当市场同质同类物资比竞价后的价格更低时，有责任向公司领导和总监督、总竞价提出复议。 第五条 采购各小组独立开展各阶段的工作，相互制约，保证采购活动在“公开、公平、公正”的原则下进行。各小组成员不能少于两人。 第六条 物资采购时，不得交纳定金或押金、支付预付款。特殊情况经批准后由采购组以向公司借支的形式支付，采购货物经验收合格入库后，凭发票按审批程序报销。 第二章 物资采购的计划、申请、审批及购置程序 第七条 物资采购的计划管理 （一）公司各部门、分支机构购置物资实行计划管理； （二）各部门、分支机构于11月30日之前制定本部门下一年度物资采购需求，经行政管理总部汇总、立项审核后编制购置计划，报公司管理决策会批准。采购计划经批准后，计划财务总部凭会议纪要安排用款计划； （三）采购计划应说明拟购物资名称、规格、数量、技术及质量要求、使用目的、需用日期、预计价格、供货厂家的入围条件等； （四）公司原则上每年按计划集中采购物资四次，时间为1月份、4月份、7月份和10月份。各部门、分支机构分别于每次采购前40天之前制定本部门物资购置计划，并送行政管理总部采购办汇总后填写书面的物资采购立项审批表，报公司管理决策会批准。采购计划经批准后，计划财务总部凭会议纪要安排用款计划； （五）因情况变化或业务发展需要增加计划外物资购置的部门和分支机构，须填写书面的物资采购立项审批表，详细说明购置原因，交行政管理总部审核后，呈董事长审批。重大采购事项须经公司管理决策会研究决定。 第八条 物资采购的申请、审批 公司各部门、分支机构在年度计划内购置物资，需填写物资购置的书面申请，即《公司物资采购立项审批表》（附表一），由部门主要负责人签署意见报分管领导审核签字后，交行政管理总部按管理权限审批。重大采购事项须经公司管理决策会研究决定。公司行政管理总部要对上报的购置申请进行审核，申请内容不明确的一律退回申请部门重写，计划财务总部要审核是否已列入了当年或当月的财务计划和费用预算中。 第九条 物资购置 （一）询价。按审批权限批准同意或经公司管理决策会决定同意并下发抄告单后，由公司行政管理总部交询价组，根据申请采购物资的清单和要求，征询申请单位意见后，到市场多方询价，并进行初步砍价，要求在2天内将不少于3家的供货商（投标单位）名称、地址、联系电话、相关资质证书和询价结果在《公司采购（处置）询价审批表》中填写（附表二），附上相关资料，并签署意见后报公司总监督、总竞价审批。获得批准后，将全部材料和批件交合规管理总部。 （二）竞价。合规管理部门接到批件后，牵头在竞价人员库中随机抽调人员组成竞价组。竞价组可根据询价组提供的投标单位名单进行竞价，也可寻找新的供货单位参与竞价，询价组有责任对询价中的有关问题进行解释。在竞价过程中，竞价组必须遵循本规定的采购竞价原则和要求进行竞价，特殊情况如采购日用品、食品、家用电器等可由竞价组会同询价、采购组和申请部门组成联合现场竞价组，进行现场竞价与采购，最后验收合格付款。总监督或制度管理总部必须对竞价全过程进行监督，如发现问题，可当场向竞价组提出异议，竞价组必须立即纠正，否则，总监督或制度管理总部有权调整