商务旅程管理课件解读.ppt

第八节 商务旅程管理 了解秘书在上司一般差旅中需要准备的工作内容； 掌握上司差旅日程表的拟定技能； 掌握上司差旅时预订房间和会议室的基本技能； 掌握上司出国旅行时秘书所要做的服务工作的技能； 掌握秘书随行事务的基本内容及操作技能。 中信集团的夏秘书第一次陪同年过半百的施副总经理去北方一个大城市出差，住在一所比较偏僻的招待所里。施副总吩咐他去邮寄一份快递。梁秘书在招待所门口向过路人打听到邮电所地址后，换乘了两路公共汽车，来回花了10元多钱，用了半天时间，才把快递寄出去。第二天早晨，他在陪领导散步时无意中发现离招待所不远处就有一家邮电所，十分后悔。此后，他便养成习惯，到外地出差，安顿好住处，待领导休息后，第一件事就是熟悉周围环境，特别是交通、邮电等情况，以便于在需要时，为上司提供快捷方便的服务。还有一次，他随一位年过七旬的退下来的老领导去开会，预订返程软卧车票时，由于交代不细致，结果买到的是一张上铺票，让老领导爬上爬下，虽然领导没说半句怨言，但他心里十分难受。这件事也让他明白：秘书的辅助和服务工作，必须时时处处观察细致，方方面面考虑周到，不得有半点失误。通过从实践中不断的磨炼和总结，他逐渐成熟起来。比如，他从实践中掌握了邮寄往他市的快慢规律：清晨投邮，平信和特快专递信同时到；在招待所投邮件比在邮局投邮件慢两天等等。客观情况是在不断变化的，对一些预想不到的情况，也应有思想准备，才不会造成手忙脚乱，这样才能从被动中争取主动，做好随从工作。 本节要点 一、上司商务旅行的准备工作 二、出国商务旅行的服务工作 三、上司差旅期间秘书的工作 四、上司差旅回来后秘书的工作 五、秘书随同施行的事务工作 六、差旅时的安全防范 1 2 4 3 5 案例导入 一、上司商务旅行的准备工作 （一）差旅准备工作。 中信集团上司差旅活动准备工作内容 护照 签证 身份证 信用卡 替换衣物 洗漱用品 急救药品 旅行箱 车票、船票、机票 笔记本计算机 光盘或磁盘 微型录音机及磁带 照相机／摄像机 介绍信、名片 文具用品（文件夹、笔、笔记本） 公司信封及信纸 手机及充电器 现金，支票 通讯录（地址、电话、传真） 差旅计划（含日程安排） 目的地情况 目的地交通图 旅行指南 票务及预订旅馆住宿 出入境事务及证件 对方的向导信函 接送事务 日历 世界各地时间表 谈判提纲 合同草案 协议书 演讲稿 有关讨论问题的信件 备忘录 日程表 科技、产品资料 公司简介 对方公司相关资料 个人用品 办公用品 差旅事务资料 商务活动文件资料 （二）制定差旅计划和日程安排 1．制定差旅计划 根据上司差旅的目的为上司拟订差旅计划。计划内容如下： （1）地点：上司本次出差的目的地（包括中转地），旅行过程开展工作、活动的地点、途经地点以及食宿地点。 （2）时间：本次出差总时间的长短，启程及到达目的地、工作、活动的具体时间，返回及接站时间等。 （3）交通工具：出发、目的地的接送及往返的交通工具（飞机、火车、汽车及火车、飞机的客舱种类）。 （4）住宿：包括住宿地点、规格等。 （5）差旅内容：差旅的活动内容，如访问、洽谈、会议、宴会、娱乐活动或参加某种仪式等。 （6）资料、物品：根据差旅内容必须携带的文件、合同、协议、科技或产品资料、演讲稿和与会国的资料等。 2．安排差旅日程 差旅内容较多，可把上司启程、抵达目的地（含中转）及返程要做的工作安排制成表格，形成差旅安排日程表。 公司派车接机 返回 北京-厦门 民航班机 xxxxxxx航班 17:20—19:50 会见xx公司经理 北京 分公司派车 15:00—16:00 XX公司的午餐会 （XX宾馆） 北京 分公司派车 12:00—13:00 出席xx公司新技术产品发布会并发言 北京 分公司派车 9:00—12:00 10月6日 （星期三） 酒店电话： xxxxxxxx 晚餐，下榻于xx酒店 （已预先订房） 北京 分公司派车 18:00-- 参观xx公司 北京 分公司派车 16:30—17:30 拜会xxxx公司领导 （已与对方约定） 北京 分公司派车 15:00—16:00 出席分公司业务报告会（需用1号材料） 北京 分公司派车 11:00—12:00 集团派车送机场 出发 厦门-北京 民航班机 xxxxxxx航班 8:00—10:30 10月5日 （星期二） 备注 事项 地点 交通工具 具体时间 日期