事务管理6分析报告.ppt

多选题：文字记录的方法有（ ）。 （A）要点记录法 （B）详细记录法 （C）常用的速记法 （D）笔记与录音并用法 ABCD 多选题：属于笔记与录音并用法特点的（ ）。 （A）准、快、全 （B）灵活、便捷 （C）可以优势互补 （D）费时、费事，分散注意力 职业资格考试交流 BCD 单选题：对文字记录中的任何疑惑之处都应（ ）。 (A) 留待以后再说 (B) 自己猜测 (C) 与口授者或上司进行核对 (D) 询问他人 C 六、管理时间、提高工作效率 六 管理时间 提高工作效率 1.时间管理的内容 2.个人时间管理的技巧 3.工作时间表的内容与编写要求 4.工作日志的内容与编写要求 5.其他时间管理工具 ——时间管理的内容—— 什么是时间管理？ 秘书时间管理目的—— 上司 自我 （一）时间管理的内容 时间管理，是指对时间进行有效的计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。 秘书要协助上司管理时间，提高工作效率，首先要学会管理好自己的时间，为下一步协助上司管理时间掌握科学的方法，积累丰富的经验。 ——个人时间管理的技巧—— B D A C 紧迫 重要 先做A —— 重而急 次做B —— 重而不急 再做C —— 急而不重 暂时不做D —— 不重不急 * * （二）、个人时间管理的技巧 1. 利用ABCD法则 排出工作的优先等级，如图： A：应该在第一时间去做，并值得为它花费大量的时间。 B：计划好什么时候开始做，应该花费大量的时间。 C：马上就做，但应在尽可能短的时间内完成。 D：尽量控制做这类工作的时间，应在完成了所有重要的、紧急的工作之后，花一点时间去做，甚至根本不做。 A 很重要，也很紧急 D 既不重要，也不紧急 B 很重要，但不紧急 C 很紧急，但不重要 （重要程度） （紧急程度） 个人时间管理ABCD法则 * * 2.为了有效利用时间，秘书应做到如下几点 （考试重点） 1）、明确自己的工作任务和职责。 2）、要区分常规工作和非常规工作。 3）、分清工作的轻重缓急和先后次序。 4）、合理分配自己的精力和时间，以提高效率。 5）、使用办公辅助手段帮助时间管理。 6）、安排工作要适应整个流程的正常运转。 7）、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限完成工作。 8）、尽量坚持记工作日记，分析时间运用效率。 （三）.工作时间表的内容与编写要求（略） 时间表式将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，有效管理时间、保证完成任务的简单方法。 （四）.工作日志的内容与编写要求 内容至少包括： 日期、时间、具体工作内容、备注等。 注意事项： （1）企业的最高管理者必须下决心去推行 （2）建立激励和惩罚制度 （3）秘书不仅要记好自己的工作日志，还要记好上司的工作日志，记录要及时。 （五）.其他时间管理工具 效率手册、待办文件夹、计划版、商务通、值班表、布告板等 三、工作程序（考试重点） （如何编制工作时间表、工作日志） （一）编制工作时间表 （1）工作时间表的设计 1.年度时间表: 内容：企业例行会议、重要的经营活动、确定的商务出访安排； 要求：参考上一年的时间表、简明扼要、 2.月度时间表 由主管领导召开会议确定，秘书编制，领导审定下方实施 3.周时间表 月计划表基础上制定，周五下班前或周一上午，秘书部门编制，授权人过目，印发相关人员 时间跨度越小，信息尽可能详细、明晰准确（P159 考点） （2）工作时间表的编制填写 六个步骤P159 (二)编制、管理工作日志 1.编制自己的工作日志 1）手工日志：准备两本，自己的和上司的 提前了解上司工作和活动信息并填入日志，也标出自己当日应完成的工作。再逐项落实，协助或提醒上司执行日志计划 填制的方法(掌握P159-160) 2）电子日志：使用专用软件MS outlook，方便快捷 2.管理上司的工作日志(P160 重点 理解 掌握) (1) 上司的工作日志 上司在公司内部参加的会议活动情况 上司在公司内部接待的来访者 上司在公司外部参加的会议 上司个人的安排 上司私人的信息 (2)秘书工作日志 上司的工作日志内容；上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜；上司临时交办的工作；秘书自己的日常工作P160-161 (3）管理上司工作日志注意事项 ?①确保日志信息的保密 ? ②保持两本日志