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秘书企业 课题：第八章 会议的筹备 目的： 应注意掌握拟订会议筹备方案的技巧和主要内容，要对会议筹备方案的10项内容有全面的了解，并会根据给定的情况具体设计筹备方案。 掌握会务机构分工的方法，了解会议的策划方案与筹备方案的区别，学会安排主席台的座次和检查会议的筹备情况，掌握远程会议筹备方案的内容。 首先先向同学们展示ppt 教学大纲： 会议（1）有组织有领导地商议事情的集会（2）一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织 （3）网络用语，指一种软件，能使许多用户参加进去，以半公开书面形式交谈，这种交谈可以是实时的（如在IRC频道中）也可以是非实时的(如在Usenet新闻组中）。会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 （1）按人数分类 按开会目的分类 团体会议 一对一会议（2）按开会方式分类 面对面会议 电话会议 视频会议（3）按开会目的分类 宣布人事安排、讲解政策的会议 当众表扬或批评别人的会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议 当众表扬或批评别人的会议临时处理突发事件的会议固定的团队会议会议方案的拟订 显示会议筹备方案的 会议议题一般是对某一件事或某一种活动开展一次有针对性的会议，围绕这件事进行讨论研究 二、会议的名称 会议的名称主要是由会议的主题和议题来确定，并用确切、规范的文字表达出来，便于会议通知等工作的继续。 三、会议的时间 在确定会议的时间时，主要要注意一下几个方面： （1）主要领导人、嘉宾是否能够出席 （2）由会议内容的轻重缓急程度来安排会议时间 （3）会议不能与国家的重要节日想冲 四、会议的地点： （一）会议地点选择的要求 1、交通便利。 2、会场的大小应与会议规模相符。 3、场地要有良好的设备配置。 4、场地应不受外界干扰。 5、选择会议地点应考虑有无停车场所。 6、?场地租借的成本必须合理。 （二）会议场地选择的工作程序 1、?会议的目的与形态 2、?实质上的需要、与会者的期望 3、?列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 4、?对会议地点进行确认 考试大编辑整理5、签订书面合同 注 会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。 只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。 要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。 ? （一）、会议议程的内容 会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。）会议议程的制定程序 1、明确目标和参加者 2安排各议程事项的时间 3确定每一项议程 4决定会议讨论形式 、会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。（）会议日程的编制方法 1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 2、?制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。 3、?宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。 4、?尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。 5、?保密性较强的议题，一般放在后面。 通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。 （一）会议信息的内容和类型 1、会议信息的内容 会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。 2、会议的类型 会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。 （二）发布会议信息的工作程序 1、传递会议通知信息 2、分发传递会议文件 3、沟通传递会议有关情况 （三）注意事项 1、发布会议信息前要进行报审 2、要对媒体进行选择 、会议餐饮的常识 确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。 秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。