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文秘工作交流 Shirley 2005.3.9 题纲 会议组织 日程安排 时间管理 在时间管理之外继续找效率 工作简报 人际沟通 会议组织（内部） 会议组织（外部） 会议前 明确会议起止时间、地点、参加人数、预算 明确召集人、主题、议程 获取会议资料 安排会议期间工作交接 会议预算、确认付款方式、预借现金、支票 会议准备（食、住、行） 通知与会人员。在会议前一天特别通知重要人员，以确保他们到会（可请相关人员的秘书协助） 会务人员分工 会前踩点 会场布置，会务任务进度跟踪（参考《会务执行表》） 会议组织（外部） 会议前（当日） 检查你的计划 确保早到，有足够时间处理现场 提供会议流程手册 实时跟踪程序 不轻易改变计划 随时可以取用必要的工具 了解设施在何处 有所有人员的通讯录 与后勤支持人员保持即时联络 会议组织（外部） 会议中 签到登记 强调会议纪律 明确会议议程 明确会务人员 会议记录 有效利用会议场所附带的资源 协助演示ppt 控制会议进度 警惕意外事件 会议后 满意度调查 清理会场，回收保密会议资料 会议费用结算 发布会议纪要 会务总结 跟踪决议的执行结果 组织外部会议常用表单 会议需求表 会议预算表 与会人员联络信息表 会务工作物品清单 住房登记表* 会议签到表 车辆调度表* 会务执行表 会议费用结算表（结合预算表） 组织会议必须掌握的知识 公司对于差旅、会议的相关财务规定 会议议程的拟定方法 会议设备的使用 获取内部、外部资源的渠道与流程 会议准备不充分的后果 会议资源的安全与保密措施 会议记录的技巧 食宿、交通的安排技巧 费用借支、结算的流程 会议文件归档的方法 避免失败的会务组织 会前头脑风暴，充分假想 会中察觉隐患，迅速行动 会后自我检讨，吸取经验 Say sorry! 练习 头脑风暴： 外部会议可能出现的意外有哪些? 日程安排技巧（1） 了解上司的作息习惯和身体状况，适应其工作节拍安排日程； 了解上司日常工作习惯、近期工作的重点和公司业务发展情况，观察他们的工作重心与兴奋点； 多与上司沟通交流，第一时间掌握他们的新安排，保证自己记录的日程表与上司的实际日程一致； 日程安排有张有弛，不应太紧，也不宜太松； 计划好的事情立即写入上司日程，更新日程表，以免安排冲突； 明确日程的优先级，在协调时根据轻重缓急酌情安排； 多与上司沟通，尤其是以前没有接触过的日程安排，了解需求，加强回访，对于处理事情的原则达成共识，以利工作开展； 日程安排技巧（2） 周一多为例会时间，通常不安排过多事务； 出差前后的工作日尽量不安排太多事务； 在两个约会间留出机动时间，防止约会延长引起日程冲突，给上司留出整理思路和调整状态的时间，也为处理日常事务预留一些时间； 如有公司同事邀请上司参加会议或活动，总裁办秘书可以主动帮助公司同事与上司确认是否参加； 如遇冲突的日程，应该基于上司对多个相冲突的日程的重要缓急程度的判断和当前日程情况给出差旅安排的建议，由上司确认后作出相应安排； 对于差旅和重要的会议安排，应提前一天对参加者给出提醒。对于普通的会议，应提前30-60分钟给予提醒； 控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响后面的日程； 记住近期需要回避的人物，妥善应对。 时间管理：老王的故事 老王是某公司的行销部经理，为人勤奋，经常加班，在别人眼里，他是好上司，好雇员，他在同一岗位上忙了15年，却觉得一事无成，经常感慨；“没有时间啊！”这是他的错吗？一天，总经理叫他作一份准备在董事局会议上报告的来年计划，老王兴奋，结果呢？ ——— 认为还有时间，须在绝对安静的环境下才能构思和准备，拖到了最后一天； ——— 打算作报告的当天上午下属生病，代出席会议；下午上司紧急命令，速查员工投诉问题；下午6点有一些打扰的电话；7点回家交通堵塞；8点看电视转播的球赛；11点放弃工作睡觉；第二天早上4点赖床，等到5点起床，发现没有带一些文件回家，所以匆忙只作了一部分；8点赶到办公室忙了一个多小时，老王终于完成了报告，这一份前后只花了3个小时——本想“一鸣惊人”的报告，结果是仓促完工。结果怎样，可想而知。 时间管理的主要概念 养成习惯比任何技巧都重要 主动而非被动 在别人管你前先自己动手 控制那些“可控因素” 用“脑”优于用“力” 能掌控才能减轻压力 时间管理方法 排定工作的优先顺序 订定每日工作计划 挑战效率最高点 学习授权与分配工作 今日事今日毕 避免分散注意力 将阻碍降到最低 学习说“不” 应付突发事件 随时检视 排定工作的优先顺序 依工作的轻重缓急来安排优先顺序。先做紧迫而重要的事，再做不紧迫而重要的事，其次才是紧迫而不重要的事，不紧迫而不重要的事摆在最后。 4D原则 管理时间的要领 建立目标 每天做时间计划 编排优先次序，定下期限 运用时间管理原则（找