国家秘书职业资格(会议管理)分析报告.ppt

秘书职业资格考试辅导 四级秘书 第一节 会前筹备 拟订会议议程、日程； 提供会议地点备选方案； 布置会场和安排座次； 发布会议信息； 安排会议食宿； 邀请嘉宾； 准备会议资料、会议用品； 安排会议礼仪服务； 检查会议常用视听设备。 一、拟定会议议程、日程 1、会议议程 会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。 会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。 大中型会议的议程一般安排如下： 开幕式； 领导和来宾致辞； 领导做报告； 分组讨论； 一、拟定会议议程、日程 2、会议日程 会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 3、会议议程和会议日程的作用 通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。 会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。 示例分析 一、拟定会议议程、日程 工作程序 1、会议议程的制定程序 （1）明确目标和参加者 （2）安排各议程事项的时间 （3）确定每一项议程 （4）决定会议讨论形式 （5）决定会议决策的方式 2、会议日程的编制方法 （1) 应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 （2）须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。 （3）宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。 （4）尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。 （5）保密性较强的议题，一般放在后面。 一、拟定会议议程、日程 注意事项 1、会议议程和日程的区别 A、会议的日程表一般采用简短文字或表格形式。 B、将会议时间按每天上午、下午、晚上三个单元将议题具体化。 （1）会议议程和会议日程的功能不同。 （2）会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。会议日程如遇到一些变化可相应调整。 （3）会议议程与日程必须吻合。 （4）会议议程和日程表制定后，须经主管领导审核方可实施。 2、正确处理会议临时动议 会议议题 模拟试题一 单选 一般会议议程的编制应在（）。 A.日程表编制之后 B.日程表编制之前 C.会议筹备方案调整之后 D.会议筹备方案编制之前 模拟试题一 多选 会议的日程表大多包括（） A.时间 B.序号 C.内容 D.地点 二、提供会议地点的备选方案 （一）会议地点选择的要求 1、交通便利。 2、会场的大小应与会议规模相符。 3、场地要有良好的设备配置。 4、场地应不受外界干扰。 5、选择会议地点应考虑有无停车场所。 6、场地租借的成本必须合理。 （二）会议酒店的类型划分 示例分析 二、提供会议地点的备选方案 会议场地选择的工作程序 1、 会议的目的与形态 2、 实质上的需要、与会者的期望 3、 列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 4、 对会议地点进行确认 5、签订书面合同 实地考察会议地点的注意事项 1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。 2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。 3、不要出于个人原因再次参观酒店。 4、不要带家属同行参观。 5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。 6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。 考试题型示例一 多选 1、要保证会议在安静的环境中顺利进行就需要考虑以下哪些因素？（） A.会议拥有隔音设备 B.谢绝访客参观 C.关闭场内的手机、呼机 D.调整会场扩音器的音量 模拟试题一 多选 选择恰当的会议地点要综合考虑以下因素（） A.交通便利 B.会场的大小应与会议规模相符 C.良好的设备配置 D.场地租借的成本合理 三、布置会场和安排座次 1、会场整体布局的要求 （1）庄重、美观、舒适 。 （2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。 （3）中大型会议要保证一个绝对的中心。 （4）小型会场要注意集中和方便。 三、布置会场和安排座次 2、会场整体布局安排 （1）确定会场形式。 （2）合理摆放桌椅。 （3）布置附属性设备。 （4）布置装饰。 三、布置会场和安排座次 3、主席台的座次和场内座次安排 P15 主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。 各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。 无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。 另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。 三、布置会场