行政人员日常培训要点.pptVIP

沙县民间资本管理股份有限公司 行政人员日常工作 1.常规性接待工作 2.重要接待工作 3.印章、重要证照的管理 4.档案的管理 5.办公用品的管理 6. 6S管理 7.行政日常事务 8.突发情况处理 1.常规性接待工作 接待工作概述 接待，是对来访者的迎送、接洽和招待等各项工作的统称，是人们以及社会组织相互交往的一种方式，它是行政部门履行职能的重要体现。 接待工作可以分为多种类型： 按接待对象可分为外宾接待和内宾接待； 按相互关系可分为上级来访接待、下级来访接待和平行单位来访接待； 按接待内容可分为工作接待、生活接待和事务接待。 常规性接待工作--日常接待 1)引导、接待来访者或咨询者 访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好， 请问您找谁？”、“您好,请问您要咨询还 是办理业务?”, 请示后引入相关区域，并 请访客入坐，在一分钟内端上茶水。 （经过烧开的茶水，保证客户用水安全。） 2)电话接听，并登记来电与去电记录；适当处理来电信息 铃响三声内必须接听，“您好，‘XX公司‘。来电找领导或其他部门，判定是广告类，应婉拒；如确有其事，可把座机电话号码告知；如无法判断，则留下对方电话、姓名，记录事情大概，及时为对方传达信息。 ? 3) 接待频繁往来的相关人员： 包括花店?；送水公司；科力达公司；电信、移动等公司 2.重要接待工作 ? 1.?接待前准备工作 ? 会议前向相关负责人确认来客人数，必要时 电话或短信通知； 为布置会议室准备（电脑、相机、录音笔、 茶水、水果）； 引导来客进入会议室； ? 2.?会议中服务工作 ? 1）为开会人员添加茶水； ? 2）按照领导要求提供会议支持； ? 3.?会议后完善工作 ? 1）会议后清理工作，将剩余茶水及茶杯清理干净，保持会议室卫生清洁； ? 2）会议后器材的归库，将会议所用器材放回原处； 3.印章、重要证照的管理 印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，行政部负责管理公司所有印章（财务章除外）、证照的安全使用及管理。加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，才能保障公司的合法权益与经营活动的正常运行 。 印章、重要证照的管理-印章、证照分类 1.公司印章、证照的分类 A.公司印章包括公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门章、公司银行U盾等。 B.证照包括企业法人营业执照（正本、副本）、组织机构代码证（正本、副本）、特种行业许可证、银行开户许可证、税务登记证（国税、地税）、法人代表身份证（复印件）等。 印章、重要证照的管理-印章、证照的使用 1.所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章的手续均要OA填写申请表。 2.按申请表内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批盖章。 3.主要用印文件审批流程： 业务部合同： OA申请→部门负责人OA确认 → 公司执行董事OA审核 → 行政部OA 确认→盖章→返回主办部门。 对外合同及证明： OA申请→部门负责人OA确认 → 公司执行董事OA审核 → 行政部OA 确认→检查并盖章→返回主办部门→ 行政部留底归档。 4.营业执照、组织机构代码证年检 印章、重要证照的管理-印章、证照的使用要求 1.印章或证照管理人员对不符合用印手续、用印文件内容与审批件不符的，或不符合证照办理程序的，有权拒绝办理并及时告知部门负责人。 2.盖章确保规范、清晰，上不压正文，下骑年盖月。 对外使用证照，一般使用复印件，并注明只限于当次使用范围；如必须使用证照原件，需由证照保管部门授权相当人员陪同前往办理相关业务。 3.公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明。 印章、重要证照的管理-附则 1.严禁未经批准私自刻制公章或挪用证照，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。任何人员必须严格依照本制度和程序使用印章或办理证照借用。 2.未严格履行印章、证照的保管与使用规定，由于保管不慎而导致印章、证照丢失，将追究保管人员及相关负责人的责任。 3.若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并由公司对违纪者予以行政处分；造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。 4.档案的管理 公司档案，是指公司从事经营、管理、财务以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 档案的管理-归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通