新时期秘书接待工作的新特点(陈日新).docVIP

浅析秘书如何做好接待工作 人文学院汉语言文学（文秘方向）专业 2012届 陈日新 摘要：接待是秘书的一项重要工作，是沟通内部上下的“桥梁”，是联系外部的“窗口”，同时也是秘书人员树立良好组织形象，建立和增进与来访者的友好协作关系的纽带。在此过程中能够展示出接待人员的素质和能力，同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。只有把接待工作置于发展大局中重新定位，认真细致地做好接待前准备，才能有效促进本单位各项事务的正常和顺利开展。 关键词：接待 协调 特点 作用 Abstract：It is an important task of the Secretary, is the internal communication bridge, is the window external links, but also the secretary the personnel to establish good organization image, establish and improve with the visitor friendly cooperative relations. In this process can show the quality and capacity of reception staff, at the same time to promote the work of development also has a very important role. Only the reception work in the overall development of repositioning, carefully do before the reception, in order to effectively promote the units to the affairs of the normal and smooth development of. Key words:reception work coordination characteristic effect 正文： 接待是秘书的一项经常性的事务工作，是秘书人员树立良好组织形象，建立和增进与来访者的友好协作关系的“桥梁”，同时也能够展示出接待人员的素质和能力，同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。“随着社会经济高速发展，各企事业单位之间信息、技术、资金等内容的交流日益频繁，由此带来人员的大量流动，上级领导的视察、兄弟单位以及合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次也与日俱增，这就使得接待工作愈来愈重要”。 一、要做好接待工作，首先要正确认识和定位接待工作。接待工作是一个单位的门面，是透视一个单位作风的窗口，也是联系和增进感情的纽带。搞好接待还是为上级领导和来访者创造良好工作环境的前提。所以，作为一名绝不能把看作是一件小事，应以高度负责的态度认真做好。。接待工作纷繁复杂，可分为多种类型，各种类型有各自的特点和要求。秘书人员只有随机应变，才能圆满的完成接待任务，达到组织的目标和上级的要求。从某种意义上说，秘书的接待工作就是单位的门面、喉舌，是单位形象的缩影，有效协助领导工作的重要环节。 二、认真细致做好接待工作前的准备是保证做好接待工作质量的前提。 在具体接待工作中，要安排好迎接、座谈、食宿、参观、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。要周密考虑，制定方案，在了解掌握以上情况后要及时制定接待方案。具体环节中主要包括所需材料的准备、迎接引导、座谈汇报、食宿宴请、参观考察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结束送行、注意事项等。 接待方案的制定要根据接待来宾的身份区别对待，主要区别有内宾和外宾之分： （一）预定性的内宾接待一般按下列程序进行： ①接受任务→②了解来宾→③制订计划→④预订食宿→⑤迎接来宾→⑥商议日程→⑦安排会议→⑧陪同参观→⑨送别客人→⑩接待小结。 （二）外宾接待的一般按下列程序进行： ①接受任务→②了解来宾→③制订计划→④预订食宿→⑤欢迎食宿→⑥商议日程→⑦礼节性拜访→⑧宴请→⑨正式会谈→⑩签订协议书→陪同参观游览→互赠礼品→欢送来宾→接待小结。 接待的主要方式有一下几种： （一）迎送式。根据客人的重要程度和不同情况而有不同的形式。对于来访的客人，秘书应从座椅上起身迎接，招呼致意。客人离开时，秘书应离座相送。稍重要一些的应送至办公室门口或者电梯门口；对老人或带儿童者则应送至大门口。对随车接送的贵宾，秘书应坐在前排司机旁的助手席，而让客人坐在后排座位；秘书还应主动敏捷地开关车门。照顾贵宾上下车。对远道而来的客人，秘书应随车提前到车站、码头或机场迎送。上司愿意会见的客人