11第十一章会议管理要点分析.ppt

二、主持人的守则与责任 （一）营造和谐气氛 （二）按照议程进行 （三）正确总结讨论内容 （四）引导发言者解释令人困惑的发言 （五）帮助与会者理清不暇思索的想法 （六）尊重别人，避免会中已经一边倒的情况 （七）减少与议题无关的争辩和讨论 （八）保持中立态度 三、参会者的守则与责任 （一）参会者守则 1.认真准备 2.中全情投入贡献自己的创意与意见 3.以解决问题为己任 4.开发心态，摒除部门之见 5.尽可能多地获取信息 6.耐心聆听，尊重他人意见 7.勇于发言，不搞人身攻击 8.不隐恶扬善，言之有物 9.避免不当的肢体语言 10.会后总结 （二）参会者的责任。 四、面对冲突时人们的反应 （一）暴力型 （二）迁就型 （三）回避型 （四）协作型 （五）妥协型 【本节任务训练】 写一篇600字的短文，说明面对会议中的冲突作为主持人你是如何处理的。 【实践课堂】 一、任务模块 你受雇于一家大型制造公司――米尼公司，组织一个大型会议。 （一）会议目的 1．决策性会议；2．交流性会议。 （二）参会人员范围： 1.单位内部；2.单位外部 二、目的和要求 目的：培训和检验完成会议记录和撰写会议纪要的职业能力， 要求：掌握与以下职业能力相关的知识和操作要领： 1.根据会议要求充分准备进行会议记录的用品和必要的设备。 2.阅读会议议程和相关文件，力求对会议内容和有关术语有一定了解。 3.按照规范的会议记录格式和会议的要求记录齐全议程开始前的基本信息。 4.根据会议要求，真实记录会议所执行的各项议程和内容。 5.准确、清楚、完整地记录会议结论、决定、决议及其他重要问题。 6.在会议结束后认真查看记录和签字，并及时请会议主持人审阅签名。 7.按照会议要求在规定的时间内整理会议记录及其他会议文件，并归档备存。 8.按照会议要求和会议纪要格式在规定的时间内编制会议纪要。 9.对会议提出的要点和要求准确地表述在会议纪要中，以便于指导和推进会议决定的事项。 10.在会议记要经过会议领导审阅批准后，在规定的时间内印发给指定的范围。 11.按照会议要求或单位规定确保会议记录和会议纪要的安全和保密。 三、模拟现场设计 （一）所需场地 模拟标准会议室1间；模拟物品存放室1间 （二）所需设备、器材、物品 （三）模拟与会人员 （四）模拟现场的设置要求 （五）模拟会议记录和会议纪要步骤 四、完成任务后每个人需要提供的工作成果 （一）提交一份近期召开的有主持人签字的会议记录 （二）一份由上述记录整理出来的会议纪要。 三、完成任务后每个人需要提交的工作成果 （一）提交一份近期召开的有主持会议领导签字的会议记录（含视听记录） （二）一份由上述记录整理出的会议纪要 （一）会议地点的选择要素 1.会议地点应与会议目的相适合； 2.考虑会议费用预算； 3.选择适度舒服的环境； 5.交通要便于与会者抵达会场； 6.优良的视频、音频效果必不可少。 （二）会场考察 三、预算经费开支 会议经费包括 场地租赁、 设备租金、 资料、 食宿、 交通、 娱乐活动、 其他经费等项目开支。 四、布置会场 （一）会场布置类型 （二）会场布置中座位的编排 （三）环境控制 （一）会场布置类型 礼堂式（剧院式） 教室式（课堂式） 弦月式（研讨式） 方形中空式（口字形） 马蹄形或“U”形 宴会式 鸡尾酒式 T形 E形 多U形 （二）会场布置中座位的编排 环绕式 散座式 圆桌式 方桌式 主席台式 主持人、主人和主宾安排在一起就坐 主席台必须排座次、放座次牌 （三）环境控制 表11-5会议准备事项表 【本节任务训练】 设计新员工入职欢迎会的会前准备工作内容。 由小组合作完成 要求记录所有讨论的经过 第五节 会议记录和会议纪要 一、会议记录 二、会议纪要 三、会议记录和会议纪要的安全保密 一、会议记录 （一）记录人员 （二）会议记录的准备 （三）会议记录的基本要求 （四）会议记录的内容 （五）会议记录和会议文件的整理 （一）记录人员 反应快 写字快 知识面广（能清楚专业术语） 记忆力特别强 组织、倾听、总结能力强 （二）会议记录的准备 1.准备会议记录的用品和设备 2.了解会议的细节 3.了解会议的术语 4.阅读会议议程和相关文件 5.记录齐全议程开始前的基本信息 （三）会议记录的基本要求 1.规范 2.全面 3.整洁 （四）会议记录的内容 1.真实记录会议所执行的各项议程和内容 2.准确、清楚、完整地记录会议结论、决定、决议及其他重要问题 （五）会议记录和会议文件的整理 1.整理会议记录和会议文件的时间要求 2.会议记录整理的标准和要求 3.会议文件的整理 （五）会议记录和会议文件的整理 1.整理会议记录和会议文件的时间要求 （1）根据会议领导的要求确定时间。 （2）根据会