档案管理与信息管理1摘要.ppt

档案与信息管理 主讲人：向 阳 我是向阳 中国人民大学毕业，中南财经政法大学研究生 广东科学技术职业学院副教授 卓高顾问公司培训顾问 湖北对外服务有限公司培训顾问 曾为海尔、安利、东风本田、万科地产、中石油中南公司、湖北中烟集团、南京油运、株州时代等20多家企业进行培训 爱好体育，业余足球守门员 主讲课程：时间管理、商务礼仪、商务沟通、档案管理、公文写作、办公室管理等 培训要点 档案管理基础 档案和档案工作 档案的收集和鉴定 档案的整理和保管 档案的检索和利用 档案管理基础 第一篇 一、认识档案 档案是随着人类社会的产生和发展，逐渐产生的发展起来的。 远古时期的“结绳”、“刻契”等记事方式，可以看作是档案的前身。但它们还不是严格意义的档案。 一、认识档案 我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案。 之所以说它是严格意义的档案理由如下： 1、完整清楚地记载历史 2、集中保存 3、可供查找利用 一、认识档案 我国档案载体的演变 一、认识档案 什么是档案 二、档案工作 档案工作的具体内容 二、档案工作 我国档案工作机构 档案局： 二、档案工作 到目前为止，我国档案馆总数已达3300多个，位居世界第一。 我国档案馆网络已经建成，并在各项事业中发挥着重大作用。 三、档案收集和鉴定 保管期限 三、档案收集和鉴定 如何分析档案价值 四、档案整理和保管 含义 按照“来源、时间、内容、形式”对档案进行 常用分类法 年度、组织机构、问题 四、档案整理和保管 常用分类法的结合运用 年度——组织机构 年度——问题 组织机构——年度 问题——年度 四、档案整理和保管 要求 正确判断年度、组织机构 四、档案整理和保管 编目：案卷目录的编制 四、档案整理和保管 档号：档案整理、保管的代号 包括： 全宗号、案卷目录号、案卷号、件号（页号） 四、档案整理和保管 档案保管的内容： 库房管理 流动保护 技术处理 四、档案整理和保管 库房管理 了解编号 熟悉编号 调节温湿度 库房检查 流动保护 总结 信息管理 第二篇 一、相关知识 信息工作的基本要求： 八、信息的利用 信息利用的形式 ①信息检索服务 ②信息加工服务 ③定题、咨询服务 ④网络信息服务 总结 五、档案检索和利用 档案利用方式： 档案阅览服务 档案外借服务 档案复制服务 档案证明 档案咨询 档案展览 五、档案检索和利用 常用档案资料的编制 大事记 组织沿革 基础数字汇集 资料汇编 通过档案工作的一系列环节，最终使档案信息得到妥善保存，有效开发，服务于社会。 一、相关知识 秘书部门是一个机关单位的信息中心，其信息沟通涉及上下、左右、内外，具有全方位性，而为领导决策提供全面、及时、准确的信息，则是信息作用的主要方面。因此，从本质上讲，秘书人员工作的基本职能就在于接收信息、处理信息、利用信息和沟通信息。 一、相关知识 信 息 事 物 方式 运动 直接反映 间接反映 定义 准确、及时、全面、适用 收 集 整理 传 递 存 储 利 用 反馈 一、相关知识 信源 信道 信宿 反馈 一、相关知识 信息的种类 按性质：自然、社会 按形式：语言、文字、声像、机读、缩微 按领域：政治、经济、…… 按状态：静态、动态 按来源：横向、纵向 按作用：预测、动态、反馈 一、相关知识 特征 客观 时效 可塑 共享 依附 传递 开发 无限 大家一起来想一想， 信息收集的渠道有哪些？ 二、信息的收集 秘书收集 信息的范围 二、信息的收集 国际金融 国际市场 国内法律政策 国内市场 客户信息 社会动态 内部信息 国外 国内 企业 二、信息的收集 要求 价值性——无用的不要 时效性——过时的不要 层次性——零乱的不要 针对性——无关的不要 全面性——残缺的不要 二、信息的收集 明确范围——以本单位各项工作为目标 熟悉来源——分析不同来源的可信度 选择方法 查找信息 二、信息的收集 观察法 阅读法 询问法 问卷法 网络法 交换法 购置法 看读问写网换买 信息的收集方法 二、信息的分类 含义：同同异异 方法： 字母法、地区法、主题法、数字法、时间法 要求： （1）科学性、系统性、逻辑性、实用性 （2）确定体系，标准、层次 （3）准确归类，不交叉或包容 三、信息的分类 熟悉 辨类 选择 归类 信息分类方法有哪些？ 四、信息的校核 范围： 事实、观点——内容 数据、图表、符号——形式 时间、地点、人物——对象 政策、法规——依据 要求： 以原始数据为