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单位名称 宁波浙东塑料建材有限公司 文件编号 ZDQP/BG-04-02-01 文件名称 文件和资料管理程序 版 次 AOO 页 次 1 OF 5
1．目的：
1.1 为了确保质量管理体系和行政管理文件有效运行，使公司各部门均能及时取得最新有效版本的文件，以作为文件管理体系运作准则。
2．适用范围：
2.1 本程序适用于质量体系运行和行政管理的相关文件和资料的管理作业。
3．定义：
3.1 受控文件：指所发行的文件持续有效，受版/次变更控制，并保持最新版次的使用和贯彻的质量管理体系文件和行政管理文件。文件的制订、修改、发行、作废均需依此程序进行管理；
3.2 非受控文件：指所发行的文件暂时有效，不受版/次变更控制的文件。例如：通知，由有关部门自行分发、处理，分发当时即为最新版次，变更时无须再收回修改；
3.3 技术文件:指由技品部编绘制的产品图、工艺文件资料等；
3.4 外来文件：指有关产品质量的国家标准、国家有关法规、条例以及顾客提供的有关产品图纸、规范和资料等；
3.5 档案：指由公司相关部门整理的顾客、供方、设备、人事和为技术及管理所需要的，并以相关文件规定予以存档的文件和资料。
4．指导文件：
4.1 《质量手册》（ZDQM/GL-04-02）
5．职责：
5.1 公司企管部负责质量手册、质量程序制（修）订；
5.2 总经理指定有关部门编写行政管理文件；
5.3总经理或指定人员负责相关的作业标准、作业规范及表单的制订、修订；
5.4 各部门负责本部门内的管理文件的保管；
5.5办公室负责总经理签发指定相关部门起草文件的编号、打印、登记、发行、收回、作废，以及正本文件与资料的保存管理；
5.6办公室负责本公司文件的发行管理作业，具体职责参见5.5条规定执行；
5.7 技品部负责本部门新开发产品的技术文件的编制、打印、登记、发行或作废和正本文件的保管，并将已发行的有效版本文件交办公室一份予以保管，发行到各部门负责对所接收文件的保管；
5.8 各部门负责依《文件和资料密级鉴定和管理规定》（ZDWI/BG-04-02-01-01）对质量管理体系和行政管理文件予以有效管理。
6．工作程序：
6.1 作业流程图：（见2 OF 5）
6.2 流程说明：
6.2.1 文件制（修）订程序：
6.2.1.1各公司所属部门依《文件编写格式标准》（ZDQP/BG-04-02-02）制订文件，交权责人员审核后，各有关部门主管评审通过后，依《文件审批责任分配表》（见5OF5）,提交权责人员批准后方可发行；
单位名称 宁波浙东塑料建材有限公司 文件编号 ZDQP/BG-04-02-01 文件名称 文件和资料管理程序 版 次 AOO 页 次 2 OF 5
流 程 责任部门 指导文件/质量记录
文件制（修）订 相关部门
OK NG
评审/审核 相关部门
OK NG
核 准 权责人员
OK
文件编号、登记 办公室 受控文件发行范围控制单
OK
文件发行 存档 办公室
YES
文件需修订？ 受控文件修改申请单
NO
文件过时无效？
YES
N0 文件收回及销毁 相关责任部门负责人 受控文件销毁登记表
文件维护、保管
6.2.2 文件编码、登记：
6.2.2.1有关手册、程序、文件编制结束后，制（修）订人应将文件及《受控文件发行范围控制单》（附件1）提交管理者代表审核，并经总经理批准后，交办公室依《文件和资料编号标准》（ZDQP/BG-04-02-03）进行编码并登记制（修）订部门，并按发行范围作发行准备；
6.2.2.2支持性管理文件编制结束后，制（修）
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