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商务沟通方法与技能知识点汇总 公司/组织名称 备忘录 发件人： 收件人： 主题:….. 发件时间: 内容：…….. 会议议程： 属于正式会议，同一位主席主持会议，一位秘书负责会议记录。 要素：公司名称、与会人员、会议时间、会议地点。 格式示范： XXX公司 XXX会议 会议时间：X年X月X日在XX举行 会议议程： 缺席致歉 对上次会议记录的确认 由上次会议记录提出的问题 ……. …….. 其他事项 下次会议的日期及时间 会议记录： 作用：用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。 要素：公司名称、参加会议的特定人群、会议举行的时间和地点、参加会议的人员。 注意：会议主席是关键人物，因为他将决定谁有发言权有及说多长时间。 XXX公司 XXX会议 会议时间：X年X月X日在XX举行 与会人员：XXX、XXX 会议议程 1、缺席致歉 2、对上次会议记录的确认（提出质疑） 3、由上次会议记录提出的问题 4、……. 5、…….. 6、…….. 7、其他事项 下次会议的日期及时间 报告 报告是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通形式，通常为内部使用。 报告是形式成决策的依据。报告的应用于： （1）以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况。 （2）提交某些调查研究的结果，并建议后续行动。 （3）评估政策变更的可能性。 要求：内容简洁、版面安排清晰并合乎逻辑。 要素：标题页（组织名称、作者姓名、职位、主题）、目录、执行摘要、授权范围、程序、研究结果、结论、建议、附录。 通告 用来告知某些事宜，不应用于批评或评论。 注意：通告必须与当前问题相关，具有时效性。 格式示范： 组织名称 标题：…… 企业内部刊物 是传播企业信息的一种方式 有效的企业内部刊物包括有以下列大部份的特点： 有一个老龄员工专栏 设置专注于员工事宜的板块 关注运动及社交活动 开辟杰出员工专栏 设置讨论专区 关注公司未来可能发生的变化 由组织支持的任何慈善事业详情 关注一两场比赛 书面商务文件――外部沟通文件 外部沟通文件：指组织内部的人员与其组织外部的利益相关者进行沟通时所采用的书面形式 要求：沟通活动必须被充分并准确地完成，以便实现组织的目标。具有公关职能，所以应尽可能展现组织最好的方面。 致意便条 一般只包括自己公司名称及上条礼节性短信 格式示范： 自己单位名称 谨向您致意 XXX（礼节性短信） 自己名字（可写可不写，手写体董事会报告和审计报告在内的年度报告 这些账目和报告必须发送给：公司的每一位成员，公司债券的每一位持有人，以及每一位有资格收到股东大会通知的人