外購檢驗進度異常反應單.ppt

外購檢驗進度異常反應單OA作業上線前操作講解 主持人：XXX XX 講解人：應用四組 陳彥宇(400-7578) 92.00.00 講解大綱 一、作業目的 二、作業範圍 三、作業流程介紹 四、使用前注意事項 五、操作畫面介紹 六、操作流程簡介 七、錯誤訊息Ｑ＆Ａ 三、作業流程介紹 * * 一、作業目的 為使檢驗部門即時了解外購材料之檢驗進度，針對未於規定期限內完成檢驗之外購案件，由電腦產生「外購檢驗進度異常反應單」，並由NOTES傳送通知檢驗部門，以簡化每日列印本單及內部寄送作業，加速處理時效。 二、作業範圍 資材課輸入收料資料後，若檢驗部門未於規定期限內輸入檢驗完成日時，即產生「外購檢驗進度異常反應單」之訊息通知檢驗部門處理。 檢驗部門處理完成後，應以「外購檢驗進度異常反應單」表單螢幕輸入修訂後之預定完成日。 MIS外購檢驗進度異常文件檔 完成 有經辦人員? NOTES傳簽文件 交辦 呈核 表單有固 定經辦? 經辦人員 部門主管 其他主管核簽 否 否 是 是 四、注意事項 1.經辦人須將表單中每一檢驗項目之“擬展延預完日”輸入完畢後，才可將表單呈核主管；否則，系統將發出錯誤訊息，並禁止表單傳送。 2.經辦人輸入之“擬展延預完日”不可小於今日。（例如︰今日為2003/02/20，則輸入之日期最小為2003/02/20） 3.表單中每一檢驗項目皆有“處理說明”欄位，供經辦人 輸入異常原因及處理方式。 4.經辦人及核簽人員於收到本單三日內，須將表單處理完成並呈核上一層主管，否則系統將自動發出催辦訊息。若第一次催辦後仍未處理，則系統每隔兩日會發出催辦訊息；第三次催辦以後，系統將同時通知上一層主管協助催辦。 五、操作畫面介紹 1.個人待核簽查詢畫面 系統預設之資料庫啟始畫面，提醒使用這尚有哪些異常文件未處理！ 2.依經辦部門查詢畫面 可輸入公司+部門代號查詢部門內有幾份異常文件待處理。 3.依待核簽者查詢畫面 1.可輸入姓名查詢經辦人有哪些異常文件待處理。 2.若檢驗經辦姓名後出現*號則表示此文件找不到經辦人，交由部門主管交辦，*號前之姓名為交辦主管姓名；當文件由經辦人處理完後，顯示之姓名即更改為經辦人之姓名。 4.依檢驗單編號查詢畫面 可輸入檢驗單編號查詢文件目前之處理情形。 5.催辦三次未處理查詢畫面 催辦次數超過四次以上之文件會顯示在此畫面。 6.核簽完成文件查詢畫面 核簽完成之文件於核簽完半年內會出現於此畫面。 7.歷史文件查詢畫面 核簽完超過半年之核簽完成之文件可於此畫面查詢。 六、操作流程簡介 假設表單流程由001高專交辦案件開始 1 2 3 注意！！！ 選取之日期不可小於今日 點選 供經辦人輸入逾期原因及處理方式！ 表單中所有“擬展延預完日”輸入完畢後即可按【呈核】鈕呈核主管！ 第一位主管若須將文件呈核其他上級主管，則必須挑選核簽流程。