学校声像档案管理实施方案分析报告.doc

福建幼儿师范高等专科学校声像档案管理实施方案 （试行） 为建立、健全、规范我校声像档案，更好地开发利用声像档案信息资源，发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《档案著录规则》（DA/T18-1999）等标准和《福建幼儿师范高等专科学校声像档案管理办法》，制定本实施方案。 一、声像档案管理的目的和意义 学校声像档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存利用价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等以不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。 学校声像档案是学校档案的重要组成部分，对学校有重大的保存价值，是一笔宝贵的财富，必须集中保管、妥善保管。 二、声像档案管理的职责 为了保证声像档案的完整与安全，丰富我校图书馆馆藏，凡有形成和产生声像档案的系（部门），均应指定专人担任兼职声像档案工作人员，按要求做好声像档案的形成、收集、整理、归档工作。 形成的声像档案经整理立卷后，应上载至图书馆的“艾思迈非书资源管理系统”，并按归档要求刻录成光盘材料向校图书馆移交，由图书馆实行集中统一管理。 三、声像档案管理人员的要求 1、声像档案管理人员要学习了解声像档案的收集、整理、保管、利用方面的知识，做到标准掌握一致。 2、声像档案管理人员要熟悉声像档案载体特性方面的知识，并根据其特征采取有效的防护措施。 3、声像档案管理人员应掌握一定的翻拍、复制、修复等技能，以便一旦发现声像档案有破损的情况便可以进行补救。 4、声像档案管理人员，应将自己形成的以及各单位归档的声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。 四、声像档案管理的内容 归档的声像材料必须是原版、原件，要求内容完整、图像清晰、声音清楚，并加以必要的事由、时间、地点、人物、拍摄者等文字说明，应能较好地反映客观事实、突出重点。 凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优良。归档的声像要求像素清晰，能反映事件主要内容和真实面貌；文字说明应做到字迹工整、表述准确、简练。 1、声像档案归档范围 声像档案的归档范围见附表1“声像档案基本归档范围及保管期限表”。 2、声像档案数字化要求 （1）图片档案数字化 采用高清晰图片扫描仪、专用胶片扫描仪，将静止图像、历史照片或底片的模拟影像转换成数字影像存储到计算机或光盘中，也可用数码相机直接拍摄照片。数码照相机拍摄形成的数码照片像素应在500万像素以上，应保证未经编辑，主题鲜明、影像清晰、画面完整。 （2）音频、视频档案数字化 视频文件需转换成AVI和WMV格式，清晰度不低于VGA标准，最好是高清720P标准格式；音频文件一般为WAV或MP3格式。 存储在感光和磁性材料上的声像材料，要经过数字化处理后再归档。 声像档案一级类目代号采用英文大写字母“S”标识，按媒体形式设置视频（01）、音频（02）、图像类（03）三个二级类目。 目录 光盘盘内目录的填写统一使用照片档案册（盘）内目录，按盘为单位进行整理，同一事由的档案要放在一起。 （1）数码相片、录音录像等声像档案，必须图像清晰、声音清楚，由摄录人员加以必要的文字说明。文字说明 （2）纸质文字说明附在外包装盒内，同一盘内涉及几个事由的，原则上按事由时间顺序排列，要填写每张盘文字说明一起附在盒内。文字说明的尺寸与盒大小一致。 光盘在刻录时，每一事件、每组照片的文件夹内要附有Word文档格式的文字说明（新闻照片可用新闻稿件代替），每张照片必须附有题名。 （1）声像档案产生后要及时对其内容以及质量进行审查、核实、整理。 （2）在声像档案储存时，要将声像档案与声像档案设备集中统一存放，统一管理，便于检查和察看。储存条件要标准，严格控制温湿度，避开电磁干扰，以免发生霉变及磁性记录消失，做到防尘、防磁、防光、防火、防蛀等。 （3）声像档案工作人员要定期检查声像档案，对破损的应及时修复和复制，保证声像档案完好无损。 五、声像档案的移交 1、声像档案的移交时间 立档部门应随时收集具有保存价值的声像资料并及时进行归档整理。 （1）重大活动（事件）形成的声像档案在活动结束后的30日内归档移交；其他可在每年5月1日前，将上年度声像档案移交至图书馆。 （2）关于历史遗留声像档案的移交：自2005年5月1日起产生的历史声像档案，要在2016年12月1日前整理归档并移交完毕。 2、声像档案的移交要求 （1）把好拟归档声像文件所记载内容的挑选关 并非所有音频视频资料都有长期保存的价值，管理人员应对声像文件在管理、财务、法律、证据或信息等方面的持久价值与档案价值进行鉴定，对声像文件内容重要性进行评估，并在此基础上对拟归档文件进