浅谈家庭档案的整理.ppt

（三）编目 在归档目录中，对该类内按顺序排列的归档材料填写件号、责任者、题名、成文日期、页数、备注。 “件号”：填写该类内归档材料的排列顺序号。 “责任者”：填写归档材料形成或署名者的名称。 “题名”： 填写归档材料的标题或内容概括。 “成文日期”： 填写归档材料的落款日期或形成日期，用八位数字表示，如2008年1月18日，用表示，如无具体的月、日，则填写。 “页数”：填写每件家庭档案材料的总页数，以每件归档材料有文字的页面计算页数。 “备注”：填写每份家庭档案材料的补充说明。 归档目录一般编制二份，一份装订成册用于日常检索，一份放置在档案盒内便于日常家庭档案的管理。 一些特殊的家庭档案如书画、藏品等可根据实际需要确定归档目录的项目，使归档目录能完整、准确地反映这些家庭档案的信息。 (四）家庭档案的数字化 对有条件的家庭，建议对家庭档案实施数字化管理。 1．已数字化的归档材料应加强收集，确保归档材料的准确性、完整性。如在计算机上形成的文本、表格、多媒体等各类电子文件，数码相机、摄象机、录音笔等设备记录的照片、录象、音频，其他数字设备形成的电子文件等。 2．未数字化的归档材料应通过各种途径进行数字化。纸质档案一般通过扫描的形式进行数字化，扫描色彩为黑白位图，图像分辨率为300DPI，文件格式为“PDF”。如有特殊需要的可调整扫描色彩、分辨率、格式，如传统照片、一些重要的凭据等。奖状、奖牌、书画、玉器等一些实物档案一般采取数码相机拍摄的方法进行数字化，分辨率、储存格式等指标可根据实际需要自行设定。 3．对数字化后形成的电子文件进行命名，按归档材料题名对电子文件进行命名。如一份房屋装修合同，则数字化后的电子文件名称为“房屋装修合同”。 4．实施家庭档案数字化管理。利用电子表格或数据库软件建立家庭档案电子归档目录，将已命名的电子文件拷贝至专用的目录夹内与电子归档目录进行挂接，以提供日常的检索利用。另外，把电子归档目录和已命名的电子文件制作成光盘进行归档保存 （五）家庭档案的保管 1．整理好的家庭档案按类别顺序依次排列，同类别的按盒号顺序依次排列，放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、贵重的家庭档案可单独存放。 2．家庭应妥善保管家庭档案，注意防火、防潮、防虫、防光、防尘等。 （六）纸质照片和数码照片的归档整理 纸质照片按照《照片档案整理规范》（GB/T11821-2002）进行整理。要点如下： 1.每个活动或事项选取代表性照片10-20张，尽量选取数码冲印方式加工的纸质照片。 2.将照片放入照片档案册，四角塞入固定缝中。 3.对每张照片进行著录，填写照片号（底片号）、题名、时间、地点、摄影者、参见号、文字说明。 照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式: 格式一:全宗号一保管期限代码一册号一张号格式二:全宗号一保管期限代码一张号 题名应简明概括、准确反映照片的基本内容 ，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全 。 拍摄时间采用“YYYYMMDD”8位数字形式，如： 摄影者一般填写个人 ，必要时可加写单位。 文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息;或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。 4.编制照片档案基本目录和册内目录。 基本目录 册内目录 数码照片按照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）进行归档整理。 1.分类和排列 同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。 2.命名 整理过程中，应对数码照片文件进行重命名。数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名” 格式命名。 保管期限代码：分别用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30 年、10 年。 年度：为 4 位阿拉伯数字。 照片组号：为 4 位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。 张号：为 4 位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。 示例 ： 2009 年某单位拍摄的一组 XX 工作会议的数码照片为本年度第一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为 JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：YJ-2009-0001-0001.jpg。 3.存储结构 数码照片档案