1文件控制程序160212.docVIP

浙 江 雅 博 电 器 有 限 公 司 Zhejiang Yabo Electric Appliance Co.,Ltd 文件名称 文件控制程序 文件编号：YB-SP-01 版本：A 编制部门 文控中心 编制日期：2016.2.2 页码：1/5 1．目的 为使本公司质量管理体系相关文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等相关过程得到规范与管理，特制定本程序。 2．适用范围 适用于本公司质量管理体系所需文件和外来文件的管理和控制，有关图纸技术资料不在此管控范围内。 3．定义 3．1质量手册：规定组织架构、职责与权限、界定范围和质量管理体系的总要求，向组织内部和外部提供质量管理体系的一致信息的文件； 3．2程序文件：规定过程的职责、使用资源、运作的方法和衡量指标的信息的文件。 3．3作业指导文件：规范具体作业活动的文件。如操作标准、检验标准、作业指导书等。 3．4记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。 3．5外来文件：与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，客户提供的标准等文件。 文件控制过程乌龟图 5.作业内容（下页） 浙 江 雅 博 电 器 有 限 公 司 Zhejiang Yabo Electric Appliance Co.,Ltd 文件名称 文件控制程序 文件编号：YB-SP-01 版本：A 编制部门 文控中心 编制日期：2016.2.2 页码：2/5 序号 文件控制作业流程 权责部 门/人 作业要求 参考文件/ 使用表单 5.1 申请部门 5．1．1文件制定提出： 公司质量管理体系建立时所需的文件由管理代表和推行小组统一策划制定，当体系运行后因产品或作业控制需要新增文件时由需求部门提出《文件制订/修订/废止申请单》。 5．1．2文件修订提出： 当出现下列情形时，文件可能需要提出修订： 在质量管理体系运行过程中，某个文 件不充分或不适宜而需要增删内容时； 外部要求变更时； 当现有作业流程或方式变更时； 纠正预防措施提出修订时； 专案改善或持续改进提出修订时。 由需求部门提出《文件制订/修订/废止申请单》。 5．1．3文件废止提出： 由于产品或过程的更改，文件若不再使用需废止时，由现有权责单位提出《文件制订/修订/废止申请单》，注明废止原因。 《文件制订/修订/废止申请单》 5.2 相关部门管理代表 5．2申请部门提出的《文件制订/修订/废止申请单》统一交给品管文控，由文控员交与文件运行相关的部门进行评审，评审通过则呈管理代表批准。评审不通过则退回给申请部门。 《文件制订/修订/废止申请单》 5.3 各相关部门 品管文控 经评审和批准通过后，按以下进行作业： 5．3．1文件制定作业：文件制定由申请部门负责，程序文件按公司标准格式编制，三阶作业指导类文件和表单可根据实际使用情况不拘格式。 5．3．2文件修订作业：文件修订作业由原文件制定部门负责，通常在原有文件上进行增修，必要时也可改变格式（程序文件除外）。 5．3．3文件废止作业：文件废止由品管文控将废止文件统一收回。文件废止后，原文件之编号不再重复使用。 浙 江 雅 博 电 器 有 限 公 司 Zhejiang Yabo Electric Appliance Co.,Ltd 文件名称 文件控制程序 文件编号：YB-SP-01 版本：A 编制部门 文控中心 编制日期：2016.2.2 页码：3/5 序号 文件控制作业流程 权责部 门/人 作业要求 参考文件/ 使用表单 5.4 品管 文控 5．4各部门将新制定或修订的文件电子档提交给品管文控，按附加说明“6．2文件编号和6．3文件版本”的规定对新增或修订文件进行编号和版本控制。 5.5 管理 代表 总经理 5．5品管文控将文件按附加说明“6．1文件制定、审查、核准权责表”执行审批，若审批发现不符合要求时返回责任部门重新制修订，直至通过。 5.6 品管 文控 5．6质量管理体系文件均需列管控制，包括质量手册、程序文件、作业指导类文件及表单；由品管文控登记于《文件清单》，原稿由文控保存，不需作任何标记。 《文件清单》 5.7 品管 文控 各相关 部门 5．7．1质量手册、程序文件和表单给各部门及总经理和管理代表各分发一份，三阶作业指导类文件根据运行实际需要发给相关部门，由文控员用原稿复印所需之份数，在文件上加盖“受控文件”章分发，并记录于《文件发行/回收管制表》。 5．7．2相关部门接到文件后，在《文件发行/回收管制表》上签名确认。 《文件发行/回收管制表》 5.8 品管文 控各相 关部门 5．8．1各部门如因文件破损、遗失，或因实际需要须增加使用