工作簿的管理.docVIP

工作簿的管理 在Excel中，一切工作表均由工作簿管理，工作簿是包含许多工作表的文件，工作簿的管理就是对工作簿建立、保存、打开、关闭等操作。 4.2.1 Excel工作簿文件名 Excel工作簿文件名的命名约定如下： ⑴ 文件名最多为255个字符。 ⑵ 文件名中不能使用下列字符：/（斜杠）、 \（反斜杠）、 （大于号）、（小于号）、 *（星号）、 ?（问号）、 “”（双引号）、 |（竖线）、 ：（冒号）、 ；（分号）。 ⑶ 文件名中可以包括空格、大写字母、汉字等。 ⑷ 工作簿文件的扩展名为.XLS。 4.2.2 建工作簿 启动Excel时，系统将打开一本新的工作簿book1,其中包含许多工作表。建立新文件的方法有两种：一种是使用菜单命令方法建工作簿，另一种是用鼠标单击常用工具栏中的【新建】按钮。 1．使用菜单方法建立工作簿 ① 选择菜单【文件】│【新建】命令，打开“新建”对话框； ② 选择“常用”选项卡（默认）； ③ 双击其中的【工作簿】图标，将出现一个空的工作簿窗口； 若在“新建”窗口选择“电子方案表格”选项卡，则出现“电子方案表格” 对话框如图4-9所示。 图4-9 “电子方案表格”选项卡 选择需要的工作簿类型的模板。单击【确定】按钮，则新建工作簿中工作表样式即为你所选样式。 2．使用工具栏 单击常用工具栏的【新建】按钮 创建一个空的工作簿窗口。 3．使用快捷键 按快捷键Ctrl+N，创建空的工作簿。 4.2.3 打开工作簿 打开工作簿就是调出已存在的工作簿文件并在窗口中显示。打开工作簿的方法有4种。 1．使用菜单命令 ① 选择菜单【文件】│【打开】命令，则打开如图4-10所示的“打开”对话框； ② 若在文件名列表中没有所要打开的文件，则在“查找范围”列表框中查找文件所在的盘符、文件夹； ③ 在“文件类型”下拉列表中选择文件的类型； ④ 在“文件名”列表框选择文件名； ⑤ 单击【打开】按钮，即可打开指定的工作簿文件。 2．使用工具栏 单击常用工具栏中的【打开】按钮,显示“打开”对话框，其它操作同第一种方法。 3．使用快捷键 使用快捷键Ctrl+O键，打开“打开”对话框其它操作同第一种方法。 4．使用文件菜单 打开【文件】菜单； 在列出最近使用的Excel文件，双击所要打开的文件名。 4.2.4 保存工作簿 执行一段操作后，要对数据进行保存，以免数据丢失。 1．保存工作簿文件 ⑴ 使用菜单命令 ① 选择菜单【文件】│【保存】命令，若为第一次保存，则会出现“另存为”对话框，如图4-11所示； ②在“文件名”框中输入工作簿名； ③ 在“保存位置”框中输入盘符和文件夹名，或在“保存位置”列表框中选择所需盘符和文件夹； ④ 单击【保存】按钮即可。 ⑵ 使用工具栏按钮或使用快捷键 单击常用工具栏中的【保存】按钮或按Ctrl+S键，若为第一次保存，则会出现“另存为”对话框，其它操作与使用菜单命令方法相同。否则将在原路径和原文件名下再次保存该文件。 2．换名保存文件 若对已存在的文件进行更名保存，可选择菜单【文件】│【另存为】命令，将文件以新的名字，新的盘符，文件夹重新保存。 3．自动保存文件 设置自动保存文件，将为用户提供更好的服务。方法如下： 选择菜单【工具】│【自动保存】命令，在打开的对话框中设置保存时间。 若【工具】菜单下没有此命令，可以加载，方法是： 选择菜单【工具】│【加载宏】命令，在“加载宏”对话框中选择“自动保存”。 4.2.5 关闭工作簿 关闭工作簿窗口而不关闭Excel程序 单击工作簿窗口的关闭按钮。 双击工作簿窗口的控制菜单按钮 。 关闭Excel应用程序窗口 方法如下： 双击Excel窗口的控制菜单按钮 。 选择菜单【文件】│【退出】命令。 图4-8 “新建”对话框 图4-10 “打开”对话框 图4-11 “另存为”对话框