专业秘书及助理技能训练详解.pptVIP

專業秘書及助理發展技能 專業秘書及助理發展技能 專業秘書及助理發展技能 培訓師：万會桂 團隊公約 將手机調至振動狀態 空杯狀態 課堂上不要隨意走動 不遲到、早退 積極參與 課程大綱 秘書的職業素養 秘書的個人品質 如何成為“五星級”的秘書 成為上司的得力助手 文秘專業技能 時間管理 人際溝通技巧 秘書的職業素養 秘書的語言技能：包括高標準的速記、打字等。 組織技能：要能妥善組織活動，使辦公室工作無論何時都能取得最高的效率。 秘書的職業素養 效率：按時按質量完成工作，並不斷尋求更好的解決方法。 責任感：隨時準備擔負起責任並接受上司授權給你的任何工作，並嚴守商業機密。 謹慎性：對上司意圖準確把握，以防事情出差錯。 秘書的職業素養 機智和交際能力：在處理詢問、接電話和接待來訪者時，需要秘書冷靜，要保持機智；要有一定的交際手段，能与不同身份的人交往並能与他們合作。 忠于職守：這是建立与上司理想關係中最重要的品質。 對商業的興趣：要有讀書看報的興趣，並養成良好習慣，這樣才能獲得相關領域的最新動態，給上司提供更令他滿意的服務。 三分鍾測試 三分鍾之內完成 完成后請保持沉默 效率是“以正確的方式做事” 效能是“做正確的事” —管理大師彼得．德魯克《有效的主管》 秘書的個人品質 創造性：在日常的工作中能對習以為常的事務進行創造性的思考，並能提出自己的建議和想法。 守時性：要求必須有很強的時間觀念，這樣才能把上司和自己的工作安排好。 秘書的個人品質 對未來需求的預測能力：能對工作中不可能的發展變化做出預測，並對上司的工作安排和計劃作出適當的調整。 良好的適應性并樂于助人：無論何時，特別是在他人處于困難中要樂于助人這樣才有助于周圍的人員建立融洽的關係；當工作時間、性質等發生改變時要有很強的適應性。 秘書的個人品質 禮貌和禮儀：舉止要彬彬有禮，富有同情心；在接聽電話時說話要得體，平易近人；接待來訪者時要有禮貌，懂禮儀。 樂觀（尤其在工作壓力比較大的情況下）：要用樂觀的情緒去感染周圍的人，這樣的辦公室群體才是有戰斗力的。 良好的外表，整潔的服飾是給人的第一印象。 小故事 布魯諾從集市上回來向老板匯報說，今天集市上只有一個農民拉了一車土豆在賣。“有多少？”老板問。布魯諾趕快又跑到集市上，然後回來告訴老板共４０口袋土豆。 　　 “價格是多少？” 　　 布魯諾又第三次跑到集市上問來了價錢。“好吧，”老板對他說，“現在請您坐到這把椅子上一句話也不要說，看看別人怎麼說。” 如何成為“五星級”的秘書? 培養內部之服務意識：讓每一位“顧客”都滿意。 你要因為有你在，而讓部門有所變化。 如何成為“五星級”的秘書? 專業化 　—專業知識、技能 　　 有效率的檔案管理 　　　文字与語言之表達能力 　　　電腦軟體熟練的應用 　　　快速的打字能力 　　　電話應對技巧 　　　訪客接待禮儀 如何成為“五星級”的秘書? 有效率的檔案管理： 按一定的規律存放檔案 定期做一次檔案柜的徹底減肥 文字与語言之表達能力 　　Eric是生產部經理Paul的秘書，Paul是一個幽默、風趣的人，平時喜歡開玩笑，Eric也是一個開朗的人，他們常常談得很投機。一次客人訪厂，大家正談得很開心，對方客戶夸獎Paul很溫文爾雅，Eric開玩笑說：“他裝出來的，平時還不是那樣，你知道甚麼是土狗扎個狼架子！”Paul一臉的尷尬，Eric也意識到失言了，只能又補充說了一些贊美之詞，Paul的臉色越發難看了。 電話應對技巧 　1.另一部門經理打了幾次電話來都找不到人，我方無暇回電，對方又再次來電，並且非常生氣。 　2.有一批貨在生產的時候出了問題，現在延誤了貨期，PMC找到你們經理，經理過來把你罵了一通，但事實上你並不了解此事。 　3.你正在接一個外線電話，這時內線分机響了，當你挂斷外線接听時，對方已挂机，几分鐘后，電話再次響起，是另一部門經理，他說要投訴你不接電話。 如何成為「五星級」的秘書 ？ 訪客接待禮儀 如何成為「五星級」的秘書 ？ 如何成為「五星級」的秘書 ？ 如何成為「五星級」的秘書 ？ 如何成為「五星級」的秘書 ？ 秘書工作要點 每次收到任務務必問清需求、期望及目標； 復述任務要點； 不清楚的要問清楚才做； 如果任務較為復雜，在定好方法后，應先与對方商討； 做錯一次，馬上寫下正確的方法；下次做之前，先參考； 做錯事情，先与主管商量，找到“根本原因”，再尋求解決方法； 每做一件事情都要計劃好執行的步驟。 母親：孩子，這花瓶是你打破的嗎？ 儿子：不是，是架子倒了，花瓶才摔碎的。 母親：架子不會無緣無故倒下來的呀！ 儿子：架子是因為椅子碰撞才倒的。