基于信息化手段的邮件时限管理模式探索报告方案.doc

基于信息化手段的邮件时限管理模式探索 （安徽省巢湖市邮政局监督检查与安全保障部 胡伟 2011年4月） 摘 要：邮件传递时限是邮政生产的核心、也是邮政企业的生命线，做好邮件时限管理工作对邮政长远发展具有重要意义。但由于邮件时限管理是个涉及“营业、分拣封发、邮路运输、邮件投递”各环节的系统工程，以致于很难有效开展邮件时限管理工作。文章结合给据邮件查询系统的数据分析应用，探索了以信息化手段创新邮件时限管理模式的新路子。 关键词：信息化、邮件、时限、管理 邮政通信是社会发展和人们日常生活不可少的通信工具。随着改革开放深入、市场经济发展，社会对通信的需求越来越迫切，人们对邮件时限的要求也越来越高。在当今信息社会里，邮件时限提早一天或半天，乃至几小时、几分钟对社会生产、流通以及人们的生活都将产生很大影响。因此在邮政通信生产中严格邮件时限管理、加速邮件传递对提高邮政社会效益和经济效益具有重要意义。 1. 当前邮件时限管理模式现状分析 1.1 时限管理手段有待改进 邮件时限管理是个系统工程，涉及到“营业收寄、分拣封发、邮路运输、邮件投递”各环节时限管理。当前邮件时限管理主要依靠生产现场检查、人工报表和电话等手段来掌控邮件传递时限。为了解全程传递时限，还会采用“A角对B角”寄递邮件方式测试“A区到B区”全程时限。针对当前邮件传递时限管理模式，剖析难点如下： （1）为掌控“营、分、运、投”时限质量，各环节质检员需频繁到生产现场抽查各类纸质交接单据、邮件收寄或落地日戳。管理层按月汇总各环节时限质量报表才能粗略了解当月邮件全程时限质量。该管理模式存在两个问题，一是人工现场检查上报的时限质量报表数据往往真实性、准确度较低，从而导致全程时限质量的汇总情况与实际情况偏差较大；二是这种粗放型的人工管理模式不仅管理环节繁琐，而且时限质量管理数据只能反映某个时段，无法精确到某个时间点，不易实现精细化的时限质量管理。 （2）当前时限管理模式不仅消耗大量人力、时间，而且缺少统一规范的时限管理手段。这点导致质检员现场检查手段多样化，致使同一环节、同一时段的时限质量检查结果不同。此外，采用“A角对B角”寄递邮件虽可大体测算出“A区到B区”邮件全程传递时限，但却无法判定邮件延误时是由哪个环节导致的，各环节的时限责任无法区分。 1.2 无法适应信息化改革形势 在“信息化引领发展”战略方向指引下，邮政信息化改革日益深化。“营、分、运、投”四环节邮件处理信息化平台基本建设完备且实现了互通互联，快速高效、信息化的邮件处理方式逐渐形成。新型邮件处理作业方式相比以往纯人工作业方式发生了很大改变，同时也对邮件时限的信息化管理水平要求越来越高。另外随着邮政“流程优化工程”深入推进，干线邮路、中心局之间相继实现了总包交接无纸化、封发清单无纸化，在这之后还将组织实施“电子化支局间”、“中心局、市县局与投递局间”给据邮件封发清单无纸化改革，“营、分、运、投”各环节之间的纸质交接单据正在逐步取消。反观当前邮件时限管理模式：依赖查验纸质交接单据，信息化手段低下，这些都无法很好地适应邮件处理信息化改革形势。 2. 采用“给据邮件查询系统数据分析”方式创新邮件时限管理模式 2.1 给据邮件查询系统功能 给据邮件跟踪查询系统是营业系统与网运系统互联互通投递系统的?可通过邮政内部网、公众外网和邮政电子化支局系统等多种方式对用户交寄邮件的收寄、分拣、投递等多个状态进行查询全程跟踪查询 基于图1可视化的邮件全程跟踪数据，数据分析应用主要3个方面。 2.2.1 数据分析应用一：计算邮件传递过程的各环节时限、全程时限，划分时限责任 （1）计算各环节时限、邮件全程时限 ①营业局到出口中心局时限（腿1）=T1 T1= “2011-04-10 20:20:00” — “2011-04-10 15:03:11” ≈5.3小时 ②出口中心局内部处理时限（腿2）=T2 T2= “2011-04-10 23:46:00” — “2011-04-10 20:20:00” ≈3.4小时 ③中心局间干线运输时限（腿3）= T3 T3=“2011-04-13 10:00:00” — “2011-04-10 23:46:00” ≈58.2小时 ④进口中心局内部处理时限（腿4） =T4 T4=“2011-04-13 12:30:00” — “2011-04-13 10:00:00” ≈2.5小时 ⑤进口中心局到投递局时限（腿5）=T5 T5=“2011-04-13 13:41:08” — “2011-04-13 12:30:00” ≈1.2小时 ⑥投递局时限（腿6）= T6 T6=“2011-04-13 16:00:00” — “2011-04-13 13:41:08” ≈2.3小时 合计各生产环