三级秘书培训下编第一章会议管理要点.ppt

第一章 会议管理 ——云大旅院培训中心 第一节 会前筹备 先修内容： 1.会议的通用礼仪。 2.主持人的礼仪。 3.会议发言者的礼仪。 4.会议参加者礼仪。 5.会场整体布局的类型。 （1）较大型会场的座次安排。大小方形和半圆形。 （2）中小型会议的座次安排。方拱形、半月形、椭圆性、圆形、回字形、T字形、马蹄形和长方形。 6.场内座位的区划。 （1）会场座位区划的意义。 （2）场内座次区划的主要方法。 7.主席台的座次和场内座次安排 （1）安排主席台的座次。 （2）安排场内其他人员的座次 1）小型会场内座位的安排 2）中大型会场内座位的安排。 一、会议筹备方案的拟定 （一）引导案例 （二）工作技能 1.会议筹备方案的内容。 （1）确定会议的主题和议题。（选择题） 确定会议主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。 （2)确定会议的名称。 （选择题） （3）确定会议的议程。 （选择题） （4）确定会议的时间和地点。 （5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。 （6）确定会议文件的范围，并做好印制或复制工作。 （7）确定与会代表的组成。 （8）确定会议经费预算。 （9）确定会议住宿和餐饮安排。 （10）确定会议的筹备机构与人员分工。 2.会议筹备方案的作用 （1）确保会议的周密组织。 （2）确保会议服务质量和沟通协调到位。 （3）确保领导的意图得以贯彻执行。 3.会议筹备方案的制定程序（选择题） （1）组建会议筹备委员会。 （2）划分筹备机构小组。 （3）与领导沟通相关事项。 （4）方案拟定后交上司审核。 4.远程会议筹备方案的要求：电话会议和视频会议 （1）远程会议的优势和特点：节省时间和金钱，降低会议成本；在与相应的技术支持单位或服务机构事前商定后，使用录音或录像设备将会议内容做永久的记录，使会议信息能够得到完成的保存；会议信息的交流更加直接和简短等。 （2）制定远程会议筹备方案时，要注意了解技术支持。 （3）要明确会议程序和议程。 （4）要有专人负责检查会议设备。 5.组织电话会议的要求。 电话会议适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。 （1）电话会议的特点 ①方便灵活，准备时间短，回复迅速。 ②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。 ③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮 件）。 ④电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业。 （2）电话会议信息工作要的要求 ①准确发出开会信息 ②要特别说明是否需要设立分会场 ③要强调准时到会 ④认真分发会议书面信息材料 ⑤合理安排会场信息传输设备 ⑥按时接通电话 ⑦做好会议记录 6.组织视频会议的要求。 适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急的情况。 （1）视频会议的特点。 ①声音和图像同时传送。 ②不受空间的限制。 ③节省时间、费用。 ④交流效果较好。 ⑤视频会议的交流不够深入广泛。 （2）视频会议的工作要求 ①发出开会信息 ②分发文件信息资料 ③布置会场 ④设置与检查会场信息传输设备 ⑤做好会议准备 ⑥采用先集中后分散的形式 ⑦汇总情况信息 7.远程会议语言交流的注意事项 讲话内容要集中、准确地体现会议的主题，尽可能进行讲话演练并做好时间估算，以保证讲话能按照规定的时间结束；为保证与会人员能够清楚、准确地接受讲话人所讲述的内容，讲话内容要简明易懂，尽量不使用方言、拗口和容易产生歧义的字词及语句，以免与会人员理解有。误 （三）相关知识 1.会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系 会议策划方案一般包含会议筹备方案和会议预算方案。 会议策划是对会议做整体的计划。 会议预算是将策划方案数字化的过程。 会议筹备方案是在策划方案的基础上侧重于会议准备工作的组织和实施。 总体上来说，会议策划方案比较务虚，会议筹备方案比较务实。一般是先进行策划和制定预算，再设计具体的筹备方案。 2.会务机构分工的要求 （1）根据会议的规模和类型组织人员队伍。 （2）分工明确，责任到人。 （3）加强协调，定期沟通。 3.会前准备工作的基本要求： （1）充分 （2）周密 （3）安全 二、检查会务筹备情况 （一）引导案例 （二）工作技能 1.会务筹备情况检查的主要内容（选择题） （1）会议准备是否充分（会期、人员、规模） （2）能否排除各种干扰。 （3）环境条件与用品准备。 （4）文件材料的准备。 （5）会场布置情况。 （6）会议保卫工作。 （7）其它内容。  2.会务筹备情况检查结果的形式（选择题） （1）书面形式。这是一种正式的方式。这是必不可少的一种筹备情况检查结构的形式。 （2）口头形式。　 （3）协调会形式。 3.