简明企业窗口文书写作讲座详解.ppt

文 件 管 理  本讲座主要内容 ?? 公文法规与标准 企业公文特点 企业常用公文分类 企业公文文种使用及写作规范 企业公文格式 一、 现行公文规范与 国家标准简介 现代企业制度下的企业内部外部关系发生了重大变化,直接影响企业公文的设置。 在公文设置和行文规则上,行政管理色彩比较浓厚的公文需要改革。 加入世贸组织，对外合作增多，不可避免地要融入国际大市场，需要借鉴国际商务文件的一些规定 《公司法》等法律法规对于公司制企业的文书有比较详尽的规定。 法制社会需要依法行文.如合同法、税收征收管理法、反不正当竞争法、招投标法、破产法、广告法…… 建立公司文件制度.doc 二、企业公文特点 (一)法定的作者 依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的企业及其法定代表人。包括三种形式： 公司名义——对外行正式文件 “四川省××集团有限公司文件” 公司某组织单位名义——对外行正式文件/行业务往来性函件 ××集团公司所辖22个子公司、3个托管单位的名义行文 公司法定代表人名义——以公司董事长、总经理的名义签署行文 其他行文方式 正式与非正式行文 对内与对外行文 直接与间接行文 单独与联合行文 职权与授权行文 (二) 具有法定的权威和效用 1. 公文的现实执行效用、现行效用、时效 2. 空间（地域、职权）效力范围 超越职权范围行文的几种情况： 一是制发者超出职权范围行文: 工商局行公安局职权范围的文件；内设机构对外正式行文 二是公文内容超出职权范围:下级机关越权制定实施细则 3.时间效力范围 （1）公文生效时间 即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件） 【案例】“文到之日起执行”; “自发布之日起执行”。 定时生效（一般规范性文件） 【案例】行政法规按规定一个月以后生效。 （2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件） 内容已经执行（有效期届满，明示废止） 内容过时，新文件代替旧文件（默示废止） 被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能） 4. 公文的溯及力 一般公文可以规定溯及力 规范性文件比照 “法律不溯及既往” 原则 不应该规定溯及力。(我国税务系统的规范性文件明文规定不得规定溯及力) (三) 具备特定体式 体式 文体 ：文件的表达形式 格式 约定俗成的格式 法定的标准格式 纸质文件处理程序示意图 三、企业常用公文分类  ——从不同角度了解公文写作与处理 （一） 按形成、使用领域，分为通用公文(正式、内部)和专用公文。 1．正式通用公文 各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。 （1）《 办法》规定正式行政公文文种13种，如通知、请示、报告等； （2）《 条例》党的各级机关正式通用文种14种。 （3）有的正式通用文种在企业不能使用，如命令、公告等。 2．内部通用公文 企业内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括 （1）规章制度类文件（规范性文件）：办法、规定、章程、制度、规则、须知、规程、守则、准则、标准等 （2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程议程等 （3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报信息、简报、总结等 （4） ISO9000\2000国际质量管理体系产生的四个层次的文件(质量手册、程序文件、工作指导书、质量记录） （5）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。 3．专用公文 专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。 外交文件（国书、照会） 外事文件（外事函件、外事专用批文） 纪检监察文件 财务文件（发票、帐簿、报表） 保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）等… （二）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。 上行文——下级组织向上级组织报送的公文。 某局向上级领导机关报送的公文； 该局所属的企事业单位向局机关报送的公文； 局所属企事业单位按要求向地方政府等报送的公文。 平行文——平级组织或不相隶属组织之间的公文。 下行文——上级组织向下级组织下发的公文。 某局向所属的企事业单位行文； 局机关各部门