永乐文档一体化管理软件及应用软件使用说明摘要.ppt

（3）选择多条记录：按住“CTRL”键，鼠标点击需要选择的行的记录列，右击菜单项中删除。 注意：所选记录呈蓝色显示，在删除记录后，只有按了“保存”按钮，被删除的数据才会在数据库中消失。 3、数据的保存：按“保存”按钮即可。 注意：在做过数据修改、删除（包括查找与替换）操作后，只有进行“保存”操作后，数据才能生效。 3、数据的检索：用户可通过工具栏上的“检索”按钮来打开检索条件设置窗口，检索的步骤如下： 1）、用鼠标点击“检索项目”栏，从下拉列表中选择一个著录项目，如“档号，题名，文号”等等，确定要通过哪一个项目进行检索； 2）、用鼠标点击“运算符号”栏，从下拉列表中选择一个运算符（如大于，小于，等于，等等），告诉计算机检索项目和具体内容之间是什么关系； 3）、用鼠标点击“给定的值”栏，在该栏中输入你要检索的具体内容；如果有多个检索条件，即单击“逻辑关系”栏，从下拦列表中选择“与”（同时满足）或“或”（只需满足其中任何一个条件）。 例1（以档号为检索项目检索）：检索301全宗2001年度目录号为1案卷号为4的所有文件，其条件为： 检索项目　运算符号　　给定值　 逻辑关系 档号　　　大于等于 030120010010004 与 档号　　　小于　　 030120010010005 END 例2（以成文日期为检索项目检索）：检索1999年所有的数据，其条件为： 检索项目　　　运算符号　　给定值　　　　逻辑关系 成文日期　　　大于等于　　1999　　　 与 成文日期　　　小于　　　　2000　　　　　END 或： 检索项目　　　运算符号　　给定的值　　　逻辑关系 成文日期　　　　含有　　　1999　　　　　END 例3（以文件标题为检索项目检索）：检索文件标题中有“档案”或者有“文档”的数据，其条件为： 检索项目　运算符号　给定的值　　逻辑关系 题名　　　含有　　　　档案　　　　或 题名　　　含有　　　　文档　　　 END 例4（以文号为检索项目检索）：检索1999年度“苏政发”第5号文到第34号文的数据： 检索项目 运算符号　给定的值　　 逻辑关系 文号　　大于等于 苏政发［1999］0005号 与　 文号　　小于等于 苏政发［1999］0034号END 注意： ①最后一个条件不带逻辑关系或逻辑关系里选择“END”。 ②由于“等于”、“大于”、“大于等于”、等关系运算可以发挥DBMS（数据库）索引的优势，其检索速度快，因此，建议具有大量数据的用户除了象在题名中检索关键词那样非得用“含有”外，应尽量少用“含有”运算进行检索。 五、数据的导出与导入 数据的导出：可以通过工具栏的“导出”按钮，将数据窗口中的数据，转换成其它文件格式，保存到指定的位置，为了便于数据交换，根据江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》的规定，只能采用DBF或TXT格式。 注意：在导出数据前，必须要先将需要导出的数据检索出来才能导出，一般，我们建议使用以“DBASEⅡ或Ⅲ（.DBF）”格式进行保存。 数据的导入：可以通过工具栏“导入”按钮，将已导出的以TXT或DBF格式的文件保存的数据，导入到当前数据窗口中。 注意：①被导入的数据，应与当前数据窗口的结构完全一致。 ②数据源是以何种格式保存的，导入时，也同样使用该格式。 ③导入数据后别忘了保存，只有经过“保存”操作，导入的数据才能存入数据库中。 六、数据的输出 此系统为“报表输出”提供了标准的16K规格的表格：“卷内文件目录”、“案卷目录”、“全引目录”；A4规格的表格：“归档文件目录”、“专题目录”、“案卷封皮”；图形报表：“保管期限表”、“年度图”、“年度期限表”等。 报表输出的操作步骤： 1、选择报表类型：可以通过窗口下面的三组命令按钮进行，例如，若要选择、打印“卷内文件目录”，则可以用鼠标点击“卷内目录”按钮即可。 2、数据检索：选择报表之后，在打印报表之前，应该通过检索操作，将自己所需要打印的数据从数据库中检索出来，检索方法和上述的相同，检索出来的数据，会自动填充到空白的报表里面。 3、打印报表：当数据检索出来之后，报表会自动呈打印预览状态，当按下“打印”按钮之后，系统会打开一个叫做“打印设置”的小窗口，在“打印设置”的窗口中，可以调整报表的上、下、左、右的边距来确保报表居于适应的位置。设置完成之后，按“开始”按钮，就可以打印了。 4、只要对“打印设置”中的数据进行过设定，系统会自动保存上、下、左、右的边界值，下次打印就不用再调整了。 使用永乐文档一体化软件时打印有关报表时页面设置具体可按下面的设置： 归档文件目录（A4）： 左： 635 右：635 上：2635 下：1635 卷内目录（16K）： 左：