企业行政秘书培训解析.ppt

行政秘书基础培训 制作人：李月珍 主要课程 一：专业定位——行政秘书的角色。 二：时间与会议管理——提高工作效率与质量。 三：高效能沟通技巧——沟通与协调。 四：形象塑造——优雅的形象表征。 五：商业礼仪——有礼走变天下。 行政秘书的工作内容是什么？ 请写出你目前主要的工作内容： 1：时间：五分钟。 2：用最快的速度写下，不用思考。 3：至少写下十个。 企业行政秘书的工作内容 企业行政秘书的工作内容 企业行政秘书的工作内容 企业行政秘书的工作内容 文秘的职业发展规划初级秘书：协助上司的工作主要工作有：接听电话、上传下达；使用办公室软件：打字、制表、做幻灯片。使用各种办公用具（传真、复印、电脑）；使用互联网；管理档案、文件等；接待；其他事务性的简单工作； 中级秘书：分担上司的工作 主要工作有： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理公司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求； 高级秘书：管理、参谋、支持上司工作 主要工作有： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系； 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言支持； 二、行政秘书的角色定位与必要素质 1：秘书的定义 A：广义的概念：“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包含公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数——领导集体。 B：狭义的概念：“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。” 2、秘书的角色定位 3：行政文秘的个人素质 正直——坚持既定政策和原则 事实求是 热情——对人、对事积极、乐观 敬业——以工作为荣，设定高的工作水准 守信——不失约、不违约、不食言、不泄密 忠诚——忠于上级 忠于事业 有序——利落，有条不紊 高效——最求效率和效益 可靠——按约定完成工作，保质、保量、及时 细心——尽可能的考虑事情周到、细心 悟性——领悟上级的真实想法 自信——不断学习 提高能力 承受压力 个人能力 办事能力： 1：操作能力。 2：写作能力。 3：阅读能力。 4：编辑校对能力。 5：统计分析能力。 个人能力 沟通能力 1：接待能力。 2：口头表达能力。 3：协调能力。 4：组织能力。 主要课程 一：专业定位——行政秘书的角色。 二：时间与会议管理——提高工作效率与质量。 三：高效能沟通技巧——沟通与协调。 四：形象塑造——优雅的形象表征。 五：商业礼仪——有礼走变天下。 二：时间与会议管理——提高工作效率与质量。 “不能管理时间，便什么都不能理。” ——彼得·德鲁克 一：常见的时间管理误区 事务性、重复性工作太多 打扰（电话或没有预约客人） 没有目标、次序和计划 缺乏自律 资料不完整或有所延误 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 工作没有效率 二：时间管理的目标 加强工作效果（抓住重要的） 提高工作效率 三：时间管理的三原则 第一原则： 目标管理原则 第二原则： 抓住重点原则“80、20”法则运用 第三原则： 工作优先级综合分析 第一原则：目标管理原则 目标确定： ——工作的目标是什么？ ——你自己的认识目标是什么？ ——根据目标确定工作计划 1953年耶鲁大学生对毕业生做过的一次调研。耶鲁大学及目标对认识的影响进行了一项长达25年的跟踪研究，研究对象在智力、学历等其他条件上都差不多。研究的结果如下： 第二原则：重点原则“80、20”法则 帕雷托定律：1897年，意大利的经济学家帕雷托在观察19实际英国社会财富和人的关系是，发现国家80%的财富是聚集在20%的人的手里。 80%的结果来自20%的原因 80%的利润来自20%的客户 80%的销售来自20%的销售人员 80%的时间用在了20%的日常事情上 80%的事情在20%的高效率的时间内被完成 80%的效率提升可以来自20%的环节改进 第三原则：工作优先级综合分析 请运用四象限方法排列你的工作 四：时间管理的策略 1：时间计划表。 结合工作目标做好时间计划表 注意： 60%有计划的工作 20%没有预期的行为 20%突发的行为 2：每日工作计划表 一日之计在于昨天； 明天必须要做的重要事情，写下来； 相关工作一定完成； 3：找出上级的最佳工作时间 了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿 安排重要的事情在最好的时间 保证1-2个小时的免打扰时间 4：养成良好的工作（生活）习惯 平