文书与档案管理基础(三版)二单元教案分析.pptVIP

标题 标题指标明某一文件主要内容的概括性名称。 一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成。 发文机关名称、事由有时可以省略，文种在任何时候都不能省略。 公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。 公文标题于公文首页红色反线下空2行，2号小标宋体字，可分一行或多行居中分布。 主体 主送机关 公文的主要受理机关，即对公文承担办理或答复责任的机关。 主送机关应使用机关全称或规范化简称、统称。 主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标志，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后用全角冒号。 主体 正文 正文指公文的主体部分，用于阐述具体内容，表达发文意图，使受文者对文件所传递的信息获得具体、明确的认识。 正文的结构通常包括导语、主体、结束语三部分。 导语一般是用简洁的语言表明行文的目的、起因、依据等。常用“为了……”、“根据……”、“按照……”的句式开头引起下文。 主体要求内容完整，中心突出，数据翔实，语言表达简明扼要。 结束语一般是总结全文或提出希望。 主体 附件说明 公文附件的顺序号和名称。 附件说明用以注明附件的顺序和名称等，以便查阅和保护附件，防止附件零乱、丢失。 主体 发文机关署名 署发文机关全称或者规范化简称。 主体 成文日期 成文日期指形成文件的确切日期。 成文日期以发文机关负责人签发的日期为准。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。 经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准；法规、规章类文件以批准日期为准； 通知、通告、简报、函等的成文日期，以印发日期为准。 成文日期用汉字书写，年月日标全。 主体 印章 公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。 加盖印章应端正、居中，上距正文2～4 MM，下压成文时间。印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时期上。 主体 附注 附注是指需要说明的其他事项,一般是对有关文件的传达范围、使用方法的规定及对名词术语的解释等。 附注用3号仿宋字，居左空2格，加圆括号标志在成文日期下1行。 主体 附件 附件指公文正文的说明、补充或者参考资料。 可分为两类： 一种是与公文正件具有同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；另一种是在公文正件中已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者正确理解和执行公文正件提供参考数据。 主体 主题词 主题词指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组。 版记 抄送机关 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。 作用在于明确公文的抄送范围，使有关机关及时了解公文内容，以便必要时予以协助、配合。 应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 版记 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期又称版记，其作用是明确公文印制质量、时限的责任归属，为受文单位直接与承印、承发单位联系提供便利。 印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占1行位置；用3号仿宋字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。 印发日期以公文付印的日期为准。 版记 公文用纸纸采用国际A4型：长297MM，宽210MM。 公文排版一律采用从上到下、自左向右横排。（少数民族除外）。 字体字号：发文机关标志使用标准宋体，红色，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，一般各级行政机关标志的字号要小于“国务院文件”的字号。大标题2号宋体，小标题3号宋体，秘密等级、缓急时限、各标记字符或其他重点3号黑体，签发人姓名3号楷体。其余3号仿宋。 排版规格：正文3号仿宋，每字面 22行，每行28个字 制版要求：版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过1MM。 印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不超过2MM 公文的排版 公文的装订 公文一律左侧装订。 装订时四边留出页边，左右对称，上宽下窄。 装订后的公文，要求保持页面的整洁、美观。 公文的装订 整理归档 销毁 清退 暂存 整理归档 销毁 清退 暂存 概念: 对办理完毕的文件、不具有归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，予以销毁。 意义: 销毁办毕公文，其意义在于防止失密、避免过时无用信息的干扰、减少文书管理的工作量，提高工作效率。 整理归档 销毁 清退 暂存 销毁范围: 所有办理完毕、经过清理鉴定确认不具备留存价值或留存条件的公文材料。 ①重份公文、多余副本； ②临时性、事务性公文； ③外出参加会议带回的无留存价值的公文； ④一般公文的草稿、校样与其他使用过的会议讨论稿、征