钱主任：办公室工作交流20101028解析.ppt

办公室工作交流 校长办公室 钱德洲 2010.10.28 主要内容 一、会务接待 二、档案工作 三、统计工作 四、保密工作 五、几点感受 一、会务接待 ■确定会议地点、参会人员（领导嘉宾）和议程 ■发出会议通知 ■确认参会人员 ■领导（嘉宾）讲话和代表发言稿的起草和会稿 ■会务安排（会标，主席台、演讲台、会场桌椅布置，鲜花与植物，音响与话筒，多媒体调试，席卡，记录笔纸，茶水，毛巾，水果，会议材料的分发等) ■来宾联系、迎接与引导（礼品、讲课费的准备和落实等） ■会前、会间休息、合影等安排 ■会场秩序安排（签约、颁奖等） ■会后的新闻报道 ■会后对会议部署任务的督办和落实 一次会议安排的环节 一、会务接待 ■接到来访信息（电话、函件等） ■主动联系，准确掌握来访情况 人员情况、到达方式与时间、来访日程、访问的主要目的及有关想法和要求 ■在第一时间向领导汇报，听取领导指示 ■拟定接待方案 我方接待领导和人员的确定（对等原则）、客人的迎送、交通、住宿、用餐或宴请、 会议或座谈、参观或走访安排等 ■征求本单位领导和对方意见，确定接待方案 ■按照计划执行方案 一次来访接待安排的环节 高级别的正式访问，接待方案要细化到分钟：包括每个环节的具体时间、活动地点、行动路线、负责人、陪同领导、参加人员、汇报/解说人员、车辆交通、环境氛围安排等 一、会务接待 ■信息掌握和确认不深入、不准确 如参会人员或来宾变化 ■虑事不周全、不细致 如座谈会的名单、宴请的桌卡、菜单的安排等 ■应急应变能力不足 如临时的参观要求、索要特殊材料，以及准备礼品等 会务和接待工作中容易发生的问题 一、会务接待 大会主席台座次 （原则：贵者居中，以左为大） 究竟左大还是右大？ 尚右 民国—建国初期 尚左（与国际接轨） 当代 尚左 清 初尚右，后尚左 明 尊右 元 尊左 唐、宋 尊右 春秋、战国、秦、汉 魏、晋、南北朝、隋 尊左 夏、商、周 尊左/尊右 朝 代 一、会务接待 一、会务接待 会议室座次 正门 客 方 主 方 一、会务接待 特殊情况可以适当变通 宴请座次 （原则：主人居中，以右为大） 一、会务接待 乘车座次 基本原则 1、安全 2、便利 一、会务接待 特殊情况的变通 一、会务接待 乘车座次 二、档案工作 公文归档常识 1、归档习惯 公文办毕，应及时检查其完整与规范情况，并整理入卷宗，以防来年归档 时正文文稿、领导签字、盖章等要件缺失。 2、纸张要求 不可为了节约，用二次使用的纸张办文和归档。 3、字迹要求 公文拟、改、签，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色笔。 4、非原件公文的归档（传真件、网络传输件、复印件） 收文单位必须加盖红色印章（办文效力）。 二、档案工作 公文归档常识 5、附件材料的归档 附件原件随同公文一并归档，复印件须加盖红色印章。 6、电子文件的归档 ◆电子文件与纸质文件同步归档，归档范围与纸质相同； ◆工作中形成的电子文件待归档完成一年后方可删除； ◆电子文件归档方式：①直接上传档案数据库，②刻录光盘移交；涉秘文件只能采取后一种方式。 二、档案工作 启动学院档案规范管理工作 （一）归档范围（长期） 1、上级来文（与本单位有关的重要通知、规定）?? 2、本单位发文 3、本单位机构设置、人员编制、教职工名单及基本情况表 4、本单位总体发展规划、学科建设、科研开发规划 年度工作计划、总结、报告、规章制度 5、本单位送学校的重要请示、报告及批复 6、与外单位合作、协作签订的重要合同、协议及形成的材料等? 7、本单位会议记录、纪要、简报、信息等 8、本单位组织开展的各项交流（含国际交流）活动的文件材料 9、本单位统计年报及重要资料 二、档案工作 启动学院档案规范管理工作 （一）归档范围（永久） 1、本单位年鉴、大事记及机构沿革材料 2、本单位重要活动照片，历年毕业生合影 3、正式编辑出版的学术刊物（入出版类） 4、其他有保存价值的材料（长期或永久） （二）归档时间 以上归档文件在每年年底整理立卷，录入档案管理系统，经学校档案室检查合格后装订、移交（移交截止时间：次年4月底） （二）人员要求 明确分管的学院领导，