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行政部作业指导书
编制日期：2014年4月
目 录
采购管理……………………………………………………………….4~8
1.1采购流程
1.2物资分类
1.3物资分类采购
1.3.1办公设备及办公家具采购：
1.3.2办公用品采购：
1.3.3计算机软件采购：
1.3.4图书资料采购
1.3.5机票、火车票购买、酒店预订
二. 行政部日常工作管理…………………………………………………….9~26
1火车票
2机票
3酒店预订
4办公用品管理
5.名片印刷
6.合同装订
7打印图纸
8.图书管理
9. 北京工程造价信息图书管理
10.工程合同管理
11.图章
12.印刷品
13.车辆管理
14.每月费用申请
15.接听电话
16.访客
17.预订会议室
18.水票登记
19.拨打长途电话
20.快递
21.贵重物资
22.物资报废
23.办公资产管理
24.叠图、送件 / 取件
25.办公区检查
26.茶水间物资管理
27.换水
(续上)三. 复印室的工作规程…………………………………………………27~33
1. 复印机帐户管理及个人读数管理
2. 复印机及相关操作流程
3. 复印机的工作状态及相关消耗品的维护
4.合同复印流程
5. 复印纸的使用及订购
6.装订设备的使用及保管
四.附件……………………………………………………………3~38
一. 采购管理
1.1 采购流程：?
1.1.1 物资需求部门提请购买物资，并提供购买依据及所需物资规格，并填写《物资申请单》(见附件1)交行政部；
1.1.2 行政部采购人员负责寻找供应商、寻价、比价并填写《费用申请单》(见附件2)交行政主任；
1.1.3 行政主任审核《费用申请单》确认物资规格、价格、品牌等信息，确认签字交总经理批准；
1.1.4 总经理在《费用申请单》签字批准，返回行政部进行物资的购买；
1.1.5 行政部负责对购买的物品品牌、规格、质量进行验收，无误后给供货商签收；
1.1.6 物资签收后将总经理已批准的《费用申请单》及物资发票一并交财务部申请付款；
1.1.7 财务付款完成，将物资交付需求部门使用。
1.1.8 采购流程图：
一. 采购管理(续上)
1.2 物资分类：
1.2.1 办公设备及办公家具：办公设备：复印机、传真机、计算机、打印机、投影仪、音响设备、通讯设备、照相机、摄像机等；办公家具：办公桌椅、文件柜、会议桌椅、沙发、物品柜等；
1.2.2 办公用品：耐用品和易耗类办公用品及合同装订、绿植租摆、印刷品、图章、快递服务等；
1.2.3 计算机软件：办公软件及应用程序、广联达加密锁、金润软件等；
1.2.4 图书资料：工具用书及相关资料图集等；
1.2.5 机票、火车票购买、酒店预订。
1.3 物资分类采购：
1.3.1 办公设备及办公家具采购：
1.3.1.1 办公设备分类：复印机、传真机、计算机、打印机、投影仪、音响设备、通讯设备、照相机、摄像机等；
1.3.1.2 办公家具分类：办公桌椅、文件柜、会议桌椅、沙发、物品柜等；
1.3.1.3 行政采购人员在进行办公设备采购时，按照统一型号统一配置标准，向最少两家或以上供应商进行综合询价；?
1.3.1.4 询价筛选出2家以上意向供应商；并要求意向供应商向我司传真或邮件报价单，?同一标准选价低者，?并通知供应商提供物品样本进行质量确认；
一. 采购管理(续上)
1.3 物资分类采购：(续上)
1.3.1 办公设备及办公家具采购：(续上)
1.3.1.5 确认样品质量后，根据报价单信息填写《费用申请单》(见附件1)，交行政主任审核；行政主任审核签字，报总经理审核签字；
1.3.1.6 总经理审核签字通过后，与供应商签订供货合同，同时将已签字《费用申请单》及合同原件交予财务部进行费用支付；
1.3.1.7 财务部支付费用完成，行政部通知供应商送货；
1.3.1.8 行政收到货物并验收无误后，向供应商提供验收单，同时将货物发票提供财务部。
1.3.2 办公用品采购：
1.3.2.1 主要分类：文件夹、计算器、订书机、剪刀、比例尺、直尺、签字笔(芯)、铅笔、圆珠笔、荧光笔、笔记本、胶带、胶水、回形针、橡皮擦、刻录光盘、燕尾夹、便签条、复印纸、硒鼓墨盒、合同装订、绿植租摆、印刷品、图章、快递服务等；
1.3.2.2 办公用品采购执行年度供应商制度，对涉及的办公用品，每年选择2家以上供应商进行综合比价；
1.3.2.3 综合比价结果低者在与现有供应商进行综合比价，如新供应商询价低于公司现有供应商，需要求现有供应商降价或更换现有办公用品供应商；
1.3.2.4 办公用品供应商确定后，供应商不得随意对价格调整，如供应商提出涨价要求需重新进行询价；
一. 采购管理(续上)
1.3 物资分类采购：(续上
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