2015岗培：归档文件整理详解.pptVIP

* （3）复制褪变文件。复制的对象是发生字迹模糊、字迹易扩散或褪变的重要归档文件。如热敏纸传真件上的文字，用铅笔、彩色笔书写或修改的文字。 （4）折叠超幅面纸张，折叠后应尽量将文件的首页标题露出，折痕应尽量在文字及图表之外，折叠后的纸张应容易打开，如采用手风琴式折叠方式。 * 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；文件处理单在前，正文在后I。 装订时文件排序： * 装订的要求 装订牢固、安全、简便，做到文件不倒页、不损页、不压字， 装订后文件平整，有利于文件的保护和管理。 尽量减少装订对文件本身的影响，原装订符合要求的，尽量不变。 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。 永久保存的归档文件，宜采用线装法装订，不使用不锈钢夹或封套。 编页 以件为单位编制页码 页码在页面下方的空白位置 特殊情况可以不编页码 * 归档文件的分类是对全宗内的归档文件进行分类。 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。设立全宗的主要资格是立档单位具有独立法人资格。当机构发生变化时，就应考虑重新划分全宗 全宗名称用机构全称或规范化的简称。 2、分类 * ①年度—机构—保管期限分类法。这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般单位可采用此方法。 ②年度—问题--保管期限分类法。适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。不适用机构分类法的单位，一般可采用此方法 分类方法： * ③年度—保管期限分类法。这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。 * 3、排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 * 事由可以是一件具体的事、一个具体的问题、一项具体的活动、一次会议、一项工程、一个事件、一个案件等。 事由原则的含义：同一事由的归档文件应当集中，即先将同一事由的归档文件集中，在同一事由内再按时间排列； * 档号：归档文件在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合 档号的结构： 全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号·子件号 例：z109—ws ·2012—y（D30, D10）—BGS—001 ·01 4、编制档号 * 档号章 16×45mm 全宗号 年度 （件号） 室编件号 ＊机构或问题 保管期限 (页数） ＊馆编件号 下图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置 首页右上端 Z109 2012 1 BGS (办公室) Y (D30，D10) 38 * 在编号时不应考虑分盒问题，即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连续的，如第一盒从1---20号，第2盒从21号开始编起。 5、编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。 归档文件目录设序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目 归档文件目录 序号 责任者 题 名 日期 密级 增加档号 增加密级 档号 文号 页数 备注 * 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。发文机关名称太长，可填写规范化的简称。当文件责任者为个人时，应填写与该文件相应的职务，并在其职务外加（）；多个责任联合发文时，应选填三个以内的重要责任者。重要责任者一般是本单位或本系统的责任者。 * 文号：文件的发文字号。无文号的不填。文件字号的发文代字、年度、顺序号的各部分都不能省略。会议文件、内部刊物、图纸等的编号，不能作为文号填写。 题名：文件标题。有的文件除正题名外，还有并列题名、副题名、说明题名的文字的，视正题名是否能反映文件内容，如可反映文件内容，只填写正题名即可，反之，应写全正副题名； * 归档文件目录封皮式样： 归 档 文 件 目 录 全宗名称: **市档案局 年 度：200