课题3采购与供应管理流程重点.ppt

第二节：采购手册的制定 采购手册： 本质上是交流信息的媒介，用来阐明采购政策、步骤、指令、规定等内容 标准采购作业细则 采购手册的格式和内容 完整手册应包括： 组织架构、职务、权责、功能、公司政策、部门政策、程序、流程、指示、规范及有关司特殊事项的指导原则 采购手册的内容 组织机构 政策 步骤 组织机构 a:组织机构的结构图 b:采购部门每个职位的工作职责 c:员工应知道行政管理的规定 政策 采购的目标、责任和采购职能的权力 政策中说明的内容还可以扩充到有关价格、质量等总原则中去 采购条款和条件 与供应商的关系 供应商的选择方式 雇员直接采购的方式 向管理层汇报的制度 步骤 用文字结合图表来说明采购步骤 关于拒收和退货的步骤 关于废料、废弃或过剩产品的处理步骤 与采购及其辅助业务有关的所有文件单证的图解说明，并附有它们的用途和周详的文字说明 有关采购记录的查考和保存维护 采购业务流程重组（BPR）BPR：Business Process Reengineering 案例：福特北美汽车公司付款流程重组 福特北美公司预付款部门雇佣员工500余人，冗员严重，效率低下。他们最初制定的改革方案是:运用信息技术，减少信息传递，以达到裁员20%的目标。 但是参观了Mazda(马自达)之后，他们震惊了，Mazda是家小公司，其应付款部门仅有5人，就算按公司规模进行数据调整之后，福特公司也多雇佣了5倍的员工，于是他们推翻了第一种方案，决定彻底重建其流程。 案例：福特北美汽车公司付款流程重组 Ford公司付款的传统流程：1、采购部门向供货商发出订单，并将订单的复印件送往应付款部门; 2、供货商发货，福特的验收部门收检，并将验收报告送到应付款部门(验收部门自己无权处理验收信息); 3、同时，供货商将产品发票送至应付款部门， 当且仅当“订单”，“验收报告”以及“发票”三者一致时，应付款部门才能付款。而往往，该部门的大部分时间都花费在处理这三者的不吻合上，从而造成了人员，资金和时间的浪费。 采购部 供应商 应付帐款部门 验收部 采购订单副本 采购订单 货物 验收报告 发票 付款 福特北美汽车公司付款传统流程 案例：福特北美汽车公司付款流程重组 Ford公司付款重组新流程：1、采购部门发出订单，同时将订单内容输入联机数据库; 2、供货商发货，验收部门核查来货是否与数据库中的内容相吻合，如果吻合就收货，并在终端上按键通知数据库，计算机会自动按时付款。 采购部 供应商 应付帐款部门 验收部 发送采购订单电子数据 货物 收货确认 电子付款 采购订单 中央数据库 发票 启示： IT支持 业务集成 福特北美汽车公司付款重组后的新流程 福特公司的新流程采用的是“无发票”制度，大大地简化了工作环节，带来了如下结果: 1、以往应付款部门需在订单、验收报告和发票中核查14项内容，而如今只需3项——零件名称、数量和供货商代码; 2、实现裁员75%，而非原定的20%; 3、由于订单和验收单的自然吻合，使得付款也必然及时而准确，从而简化了物料管理工作，并使得财务信息更加准确。 Ford公司流程重建的成果 1、面向流程而不是单一部门。 倘若福特仅仅重建应付款一个部门，那将会发现是徒劳的，正确的重建应是将注意力集中于整个“物料获取流程”，包括采购、验收和付款部门，这才能获得显著改善。 Ford公司流程重建的启示 2、大胆挑战传统原则。 福特的旧原则：当收到发票时，我们付款。 福特的新原则：当收到货物时，我们付款。 旧原则长期支配着付款活动，并决定了整个流程的组织 和运行，从未有人试图推翻它，而BPR的实施就是要求 我们要大胆质疑，大胆地反思，而不能禁锢于传统。 Ford公司流程重建的启示 业务流程改善的几种方法 电子采购 信息技术的参与 JIT采购 电子采购模式 买方系统 卖方系统 第三方系统/门户（垂直与水平） * * * * * * * * * 采购与供应管理流程 采购定单 采购定单有时也被称为采购合同 * 采购作业流程 购买决策阶段 1 购买阶段 购后反思阶段 2 3 * 购买决策阶段 1 确定战略方 案选择标准 购买阶段 购后反思阶段 2 3 1、确定需求 2、选择采购途径 内外环境和可行性分析 3、编制采购计划 确定采购品种、规格、质量、 数量和购买时间 采购作业流程 * 购买阶段 2 确定战略方 案选择标准 购买决策阶段 购后反思阶段 1 3 1、物色供应商 2、精选供应商 3、确定供应商 4、签订合同（详细购买计划和需求信息） 5、履行合同（运输、入库验收