档案管理—作者：郭志峰详解.pptVIP

 ——郭志峰 公司档案管理办法 档案的概念与特点 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 1.档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录 2.档案是由文件有条件地转化来的 3.档案来源广泛，内容丰富，形式多样 档案的历史回顾 1、“结绳”和“刻契”是远古时代档案的萌芽。 2、河南安阳小屯村出土的甲骨卜辞是我国迄今发现的最古老的以文字记录的档案。 3、历史上不同载体的档案：甲骨档案（刻在龟甲、兽骨）、金文档案（刻在青铜器）、石刻档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等等。 4、档案一词最早出现在“明末清初”《清太宗皇帝实录》 5、历史上著名的皇家档案库：汉代的石渠阁、兰台、东观、唐代的甲库、明代的后湖黄册库，清代的内阁大库都是著名的皇家档案库。 第 二 篇 文书档案管理 3、项目部全部文件材料按照项目部的工作性质和工作内容立卷。首先要准备若干个档案盒，在盒脊背上写主要内容，然后将盒子依次摆放在档案柜里，盒内首页要设有卷内目录以备随时组卷。档案盒脊背名称有：集团公司文件、公司文件、项目文件、项目会议纪要、监理文件、业主文件、业主会议纪要、业主会议通知、文件借阅登记表、考勤汇总、印章管理、项目人员变动文件及记录，项目奖罚明细、项目办公设备明细、合同协议等。 ——滨江项目物资部资料柜 4、项目部永久保管的文书档案主要包括以下内容： （1）本项目制定的法规政策性文件材料。 （2）本项目召开的重要会议、举办重大活动形成的重要文件材料。 （3）反映项目部管理、施工生产、技术水平的重要文件。 （4）本项目关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要报告、总结、综合性统计报表等。 （5）本项目机构演变、人事任免等文件材料。 （6）本项目房屋买卖、土地使用以及重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。 （7）上级机关制发的属于本项目主管业务的以及表彰、奖励、处罚等重要文件材料。 （8）上级机关领导检查、视察本项目工作形成的文件材料。 （9）造成重大经济损失和不良影响的重大安全质量事故的文件材料。 6、文书档案整理规范： （1）归档的文件材料必须齐全完整，本级文件必须是盖有项目部公章的正本，其定稿必须有项目部领导在发文稿纸（首页）上的签字。 （2）归档的文件材料应为原件，没有原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，文件材料归档后不得更改。归档的文件材料及各种表格，必须符合《公司公文管理办法》的规定和档案保管要求。 （3）具有保存价值的电子文件，必须有相应的纸质文件材料一并归档。归档的纸质文件材料中有文件发文稿纸和文件处理单的，与文件正本、定稿一并归档。 （4）项目部会议记录可采用订本式作为一份文件归档到一个档案盒内。 （5）文件材料一般只需归档一份，重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。 （6）归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。 7、每年年末，项目部文书人员将本年度形成的文书档案资料进行整理并归档。电子文件刻录成光盘保存。 8、必须做好文书档案与科技档案的区分工作。 凡是在工程项目部技术管理工作中产生的文件材料属文书档案；有关技术工作的指示、决定和审批文件，以及作为科技活动依据的文件材料，如果是一套技术文件材料中不可分割的组成部分，应归入技术档案。设备仪器购置、调配及管理形成的文件材料归入技术档案。 9、项目部文书档案借阅应严格执行档案借阅制度。 其他部室人员借阅须经办公室主任批准，并在借阅登记表上签字方可借阅，办完后立即交回，同时文书人员在借阅登记表上注明交回日期。外单位人员借阅本项目的文书档案须经办公室主任审核并报项目领导批准，无特殊需要文书档案不借出原件。 10、项目部文书档案的销毁鉴定工作。 项目终结后，由项目部办公室主任及文书档案形成的相关部室人员，组成鉴定小组对项目文书档案进行鉴定。经鉴定，确无保存价值的档案材料，应编制文书档案归档文件销毁清册，经办公室主任审批，由项目部办公室人员及监销人员签认并销毁，严禁按