行政文秘角色认知课件.ppt

辅助决策：但是不是帮他做决策，比如说Frank说，这次公司活动应该分给谁处理。 会务工作：安排会议时间、地点、 上司交办的其他事务，比如今天老板太太生日，请你帮忙订一束鲜花 NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE * 第一讲 你适合做助理吗 目录 行政文秘人员需要具备的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能 行政文秘人员的主要工作 什么样的人员适合做行政文秘人员 一、行政文秘人员主要工作 小组讨论： 请罗列您现在每天的工作内容 3分钟 行政文秘人员的主要工作（表一） 工 作 具 体 内 容 辅助决策 决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，秘书要发挥辅助作用。 信息工作 善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。 文书工作 文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是秘书的工作，包括收文的处理和发文的撰拟。 会务工作 通常由秘书部门承办会议。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中。 公关工作 处理公司与外部单位、个人的事务，如接待来访，外出洽公 工 作 具 体 内 容 档案工作 已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。 查办工作 协助主管调查部门事务，给予部门主管评判意见 行政事 务工作 包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。 上司交办的其他工作 这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。 行政文秘人员的主要工作（表二） 二、什么样的人适合做行政文秘人员 您的标题 个人条件 个性要求 品质要求 游戏：心目中的你 请评出每组中你认为最适合做行政文秘人员的同学 至少列出五条个人特质方面的原因 (3分钟) 1.个人条件 学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力 2.个性要求 守时 谨慎 热情 合群 服从 自信 机智 勤快 整洁 自制 兴趣 3.品质要求 忠诚 负责 正派 廉洁 诚实 谦逊 三、行政文秘人员需要具备的能力 办事能力 沟通能力 （一）办事能力 操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力 （二）沟通能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一） 序号 专业技能名称 具体解释 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5 ? 秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。 打字 用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。 速记 是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。 写作 在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。 编辑 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。 归档 四、行政文秘人员的专业技能 行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二） 序号 专业技能名称 具体解释 6 ? 7 ? 8 ? 9 ? ? 运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。 统计 处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。 复制 主要指使用电话、电传和传真设备。 使用电信设备 使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。 操作电脑 男人适合做行政 文秘工作吗？ 讨论： 讨论 形式：自由组合，两组辩论 时间：3-5分钟 步骤： 自愿组合成“正方”与“反方”，先请双方各派代表阐述论点，然后，双方自由辩论，每人发言时间限制在2-3分钟 To be continued NOTE NOTE * NOTE NOTE 辅助决策：但是不是帮他做决策，比如说Frank说，这次公司活动应该分给谁处理。 会务工作：安排会议时间、地点、 上司交办的其他事务，比如今天老板太太生日，请你帮忙订一束鲜花 NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE