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会议文件资料的立卷归档 学习目标 掌握会议文件资料立卷归档的做法。 会议文件资料立卷归档的步骤 1．会议文件的收集整理工作 (1)确定会议文件的收集范围。 (2)选择收集会议文件的渠道。 (3)运用收集文件的不同方法。 2．会议文件的立卷归档：把会议过程中的一整套材料，进行分类立卷归档。 注意事项 1．会议文件责任要落实到人。 ⒉ 收集文件应严格履行文件登记手续，并认真检查文件是否缺件、缺页、缺损的情况。如果出现此类情况，应尽快及时采取补救措施。 ． 3．收集整理过程中要注意保密。 4．会议文件立卷归档工作要严格遵守档案制度。 会议经费结算工作 学习目标 ． 掌握会议经费结算的方法。 会议收款与付款的方法 1．收款的方法和时机 有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。 (1)应在会议通知或预订表格中，详细注明收费的标准和方法。 (2)应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。 (3)如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。 (4)开具发票的工作人员，事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。 ⒉在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款方法和时间。 注意事项 ⒈会议经费的名称要规范。 ⒉遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。 人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 ”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们巨大的精神力量， 鼓舞我们前进。 * 承担会议记录 学习目标 通过学习，承担会议记录工作。 会议记录的方法 作为一个秘书，在会议期间作好记录和笔记是秘书的主要职责，会议记录员应协助主持人进行会议的筹划和安排工作。 正式会议的记录是会议进程的原始记录，是具有法律效力的档案因此务必准确、完整和条理清楚。 为会议记录做好准备工作 ⑴准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。 ⑵准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录。 ⑶要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。 ⑷提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。 ⑸在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。 会议记录的内容 ⑴会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。 ⑵与会者姓名。主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。 ⑶会议过程：宣读上次会议记录、有会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务——决议应包括会议上的确切措词、其他事务——按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。 ⑷主席、记录员签名。 会议记录的方法 ⑴会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定，重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，而其他的内容可简要概括地记录。 ⑵漏记的内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。 ⑶与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。 会议记录的修改 ⑴在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿经他签字批准。 ⑵如果某一成员指出会议记录中的一个错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误。 ⑶会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。 会议记录的要求 ⒈真实：正式的会议记录具有法律效力，要确保内容的真实可信，准确无误，一旦会议主席签名，全体成员通过则不得再行改动。 ⒉完整:会议记录必须体现会议的实际进程,要将所有要点完整地记录下来,不能遗漏。 ⒊简洁：会议记录不同于一份详细报告，而是将会议进程以简明扼要的形式表达出来。 ⒋准确：会议记录应做到条理清楚，内容表达要准确无误，不能含糊，更不能有任何内容错误。 注意事项 ⒈要了解公司的业务情况，掌握专业领域的基本术语。 ⒉会议记录原稿应统一编号，便于装订和复制。 ⒊会议主持人需向记录员明确机密事项的范围及处理的要求。 ⒋会议记录原件要由专人负责保管。 确保会议期间的信息沟通 学习目标 掌握会议期间进行信息沟通的方法 会议期间信息沟通的方法 ⒈做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作 ⑴秘书人员要做到多听、多记、多想、多算、多跑，才能比较全面地收集信息。 ⑵要深入实际，掌握第一手资料。 (3)要注重信息的加工提炼，形成成果使上司、与会者、新闻媒体都能方便利用。 (4)要注重时效，反映敏捷，狠抓反馈信息的收