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* * * * * 公文系統導入經驗分享研討會 大同大學 Tatung University 2009.02.17 大同大學公文系統導入經驗分享 報告人：包蒼龍 公文系統導入經驗分享研討會 * 大綱 簡介 導入時程與教育訓練 整合電子公文與線上作業 電子公文順利導入之關鍵因素 未來展望 簡介 本校過去公文皆以紙本方式處理，不同單位間傳遞的流程耗時不一，影響公文處理時效。 為提升公文處理效益，配合本校教學卓越計畫E2子計畫：『行政標準化』的推動，本校於97年度開始導入電子公文系統。 要推展電子化，必須配合實施線上簽核。 電子化後可實現少紙化，達到節能減碳的效果。 無印出紙本處理必要的公文 為瞭解本校教師校外兼課情形，貴校如因教學需要，擬聘本校專任教師為兼任教師時，… 本校xx系舉辦「xxx學術研討會」，論文摘要截止時間至x月x日止，敬請轉知並鼓勵 貴校教師、學生踴躍投稿。 … 導入電子公文系統預期效益 無紙化的公文處理，達到節能減碳的效果。 所視即所得的線上創簽創稿，簡化創稿排版作業。 便捷快速的公文處理流程，加速公文處理速度與簡化稽催工作。 不限時空的線上簽核，隨時隨地皆可處理公文。 簡易便利的公文查詢，快速取得相關公文及先前處理方式。 本校導入電子公文的考量因素 由於本校無過去的包袱，因此在導入的過程中不會面臨與過去系統相容或需要將過去的資料匯入新系統的問題。 本校過去紙本作業的程序並非標準，如果要自行或委外開發系統，勢必無法開發出一個可長可久的系統。 經多方評估，決定導入具有實績的電子公文系統，初期以該系統規劃之流程運作，確實有問題時才要求廠商修改。 公文系統導入經驗分享研討會 * 大同大學電子公文系統導入時程 97年4月21日：簽訂合約 97年6月21日：系統安裝完成 97年6月23日~97年6月27日：資料轉檔、輔導上線 97年7月：進行上線測試 97年8月１日：開始正式上線，並同時以紙本與線上雙軌進行 97年10月：啟動線上簽核並結束雙軌運作 電子公文系統導入教育訓練 公文系統導入經驗分享研討會 * 場次 日期 對象 一 97年6月17日 公文承辦人員及登記桌人員 二 97年6月23日 公文總收發人員 三 97年6月24日 系統維護人員 四 97年6月26日 行政及系所主管人 公文系統導入經驗分享研討會 * 整合電子公文到校務資訊系統 單一簽入 將電子公文系統整合到現有單一簽入之校務資訊系統，使電子公文系統變成校務資訊系統的一個子功能，使用時不需重新登入。 整合的重要性 避免業務同仁要記多組密碼或需要多次登入不同的資訊系統。 避免比較少處理公文的教職員在需要用時忘記密碼(電算中心同仁的痛)，減少推動之阻力。 單一簽入與系統整合 點選公文系統， 直接開啟並切換 到公文管理系統 線上創簽創稿 以所視即所得的創簽創稿介面 公文系統導入經驗分享研討會 * 線上簽核及安全性 透過網路在電子公文上加註意見及簽章，打破處理公文時空限制。 如何確保安全性 提升全校資安等級：本校電算中心於97年6月通過ISMS資安認證。 於單一簽入平台藉由帳號密碼登入，紀錄登入及簽核時間及網址，減低安全性的疑慮。 未來考慮導入配合憑證之簽核系統，以確保線上簽核之安全性。 公文系統導入經驗分享研討會 * 線上簽核對主管的壓力 時間：一般性的公文，紙本簽核可能只需要10秒鐘或更短，電子公文需要超過30秒，如果電腦比較慢的話，需要的時間更久。 傳遞：紙本公文由幕僚人員協助分文及傳送，電子公文需要由主管自行操作傳送動作。 打字：一般資深主管打字速度都比較慢，意見多的主管比較會排斥線上簽核。 公文系統導入經驗分享研討會 * 線上簽核與簽辦流程 仿職名章樣式簽核。 紀錄簽核時間，可作為公文處理稽催之用。 簽辦流程紀錄可讓同仁掌握公文處理進度，並進行適度催辦。 遠距處理公文的作法 由於導入之電子公文系統需要安裝軟體，因此出差在外遠距使用可能會因不能安裝軟體而無法使用。解決方式： 自備安裝好軟體的筆記型電腦。 透過遠端桌面遙控辦公室的電腦，以辦公室的電腦上網處理公文。 公文系統導入經驗分享研討會 * 公文系統導入經驗分享研討會 * 電子公文順利導入的關鍵因素 處理業務同仁素質高且願意接受改變。 負責導入業務同仁耐心且有足夠權威。 電子計算機中心同仁的配合。 各級主管的支持與配合。 導入初期的策略 培養種子人員 單位登記桌是主要培訓對象，由他們往下擴散，配合主導公文系統導入同仁耐心追蹤並教導操作不熟悉的業務人員，可降低導入的阻力。 釐清責任問題 導入初期，勢必會有不少因操作不熟悉造成的公文處理疏失，此時需要有高階主管願意概括承受在導入初期處理疏失之責任，避免同仁因操作不熟悉而受罰，造成排斥心理。 公文系統導入經驗分享研討會 * 未來展望