企业行政管理标准流程资料.docxVIP

第八章 行政管理 8.1资料管理流程设计 8.1.1流程设计目的 资料管理是企业行政办公的主要工作内容之一，对企业经营活动的开展有着非常重要的影响，因此企业应该重视资料管理流程的设计工作，该项工作的具体目的如图8-1所示。 目的1 规范企业资料管理工作，有效地利用和保护资料，防止资料泄露或遗失 资料管理流程设计目的 目的2 系统整理企业各项经营管理轰动的历史记录，为今后决策提供依据 目的3 逐步实现企业资料管理的规范化、标准化和程序化，提高企业资料管理水平 图2-1 资料管理流程设计目的说明 8.1.2 流程结构设计 细聊管理流程的结构可按照不同字了得类型（如图书馆资料、报刊、技术资料、办公文件等） 来设计，同时针对资料管理的主要职能模块（如管理、借阅、销毁等）分别设计子流程，具体到每个流程，则分别设置“关键节点工作执行标准、流程执行工具、关键事项与考核指标”3部分内容。资料管理流程的结构设计范例如图8-2所示。 8.2文件资料管理流程与工作标准 8.2.1文件资料管理流程图 流程名称门 行政部 主办部门 文件资料管理流程 接收/收集整理文件资料 文件资料移交登记 定期清理文件总经理行政经理行政人员文件资料接收部门/单位权限外 审批 是 审批 审批 否 整理文件资料 2.接收文件资料 3.分类整理资料 接收/发送 5.文件资料发放登记 6.移交文件资料 8.提供借阅 7.文件资料记录归档 9.定期清理文件资料 结束 1.收集文件资料 分发？ 开始 借阅文件资料 接收文件资料 配合  签发日期 签发人 编修部门 8.2.2文件资料管理工作标准 阶段节点工作执行标准执行工具接收/收集整理文件资料1确定需要向外部发送的文件资料 在相关部门或单位的配合下手机有关的文件资料资料管理制度2接受外部或内部发送的文件资料3将接受的文件资料按来源（内部、外部）及内容等进行分类 分类整理出需分发给企业内部相关部门或人员的文件和无需分发的文件文件资料移交登记4行政经理审核行政人员提交的需分发给企业内部相关部门或人员的文件资料 行政经理将权限内审核无误的文件资料交由行政人员分发相关部门或人员，并将审核权限外的文件资料交由总经理审批资料管理制度 档案管理制度 文件资料登记记录表5行政人员确认相关文件资料已经主管领导审批 登记需发放文件资料的名称、编号、内容、内发或外发、接收人、审批人、发放日期等信息6将完成分类整理和审批的文件资料移交给相关人员、部门或单位7确认相关文件资料接收人或单位已接收文件 将文件资料及发放记录编号归档8文件资料借阅管理流程参照本书8.7“文件借阅管理流程与工作标准”定期清理文件9定期清理、更新过期的文件资料 文件资料销毁管理流程参照本书8.8“资料销毁管理流程与工作标准”资料管理制度 档案管理制度 8.2.3流程关键事项与考核说明 所属节点关键事项考核指标与目标值1文件资料收集文件资料收集全面性，手机的文件资料完整、全面 文件资料收集准确度，手机的文件资料准确、匹配度高3文件资料的分类整理文件资料内发或外发分类的正确率，目标值为100%5文件资料发放登记文件资料发放信息登记及时率，目标值为100% 文件资料发放信息登记准确率，目标值为100%6文件资料移交文件资料移交延误率，目标值0 文件资料移交出错次数，目标值为0次9文件资料定期清理文件资料为定期清理次数，目标值为0次 文件资料定期清理准确度，定期清理的文件资料为过期或无需再保存的文件资料，无误将有用文件当作无用文件进行清理的情况 8.3图书资料管理流程与工作标准 8.3.1图书馆资料管理流程图 图书资料管理流程 流程名称门 行政部 主办部门 图书资料需求审核 图书资料订购 图书资料入馆 图书资料借阅更新行政经理行政部图书资料入馆 4.图书资料编号 6.图书资料归还登机与入馆 5.办理图书资料借阅手续 验收采购的图书资料 3.采购图书资料 2.编制图书资料采购单 采购？ 1.审核图书资料使用需求 借阅图书资料 借阅图书资料 提供信息 审批 7.定期更新图书资料 员工财务部否 结束 是 提出图书资料使用需求 开始 接收文件资料 编修部门 签发日期 签发人 8.3.2图书资料管理工作标准 阶段节点工作执行标准执行工具图书资料需求审核1审核需求图书资料目录，需求提出者的借阅自合及节约原因等 汇总图书资料需求目录，查阅企业图书馆中相关收藏图书资料使用申请表 图书资料需求目录汇总表 图书馆收藏清单图书资料订购2确定需采购的图书资料目录 编制图书资